Automatické generování upomínek faktur usnadňuje práci s upomínkami. Umožňuje automaticky generovat upomínky a automaticky odesílat emailová upozornění.
Základní charakteristika:
- automatické odesílání upomínek emailem
- automatické generování první, druhé a další upomínky
- automatické zohlednění úhrady v upomínce
- upozorňování na více nezaplacených faktur v jedné upomínce i v různých měnách
- obecné definice pro odesílání upomínek např.
– na zákazníka
– na skupinu zákazníků
– volitelný počet opakování upomínky (např. první, druhá, třetí, čtvrtá=pokus o smír)
– volitelný interval upomínání a další - uživatelské šablony zpráv umožňující vlastní definice obsahu emailu ke konkrétnímu pořadí upomínky
Nastavení automatického generování a odesílání upomínek
Pro korektní fungování automatických upomínek je nutné definovat resp. nastavit následující tři podmínky:
1. Nastavení emailového účtu ze kterého budou upomínky odesílány
Upomínky jsou odesílány přes SMTP účet. SMTP účet nadefinujete jako uživatel KSHADMIN v úloze Správa-Servis-Ovladače pro posílání zpráv, zde se nastavte na řádek „Email“ a klikněte na funkci „Možnosti driveru“:
| SMTP server | název vašeho SMTP serveru, pokud jej neznáte, získáte jej od vašeho poskytovatele internetu |
| SMTP port | hodnota smtp portu, standardně 25 |
| Uživatelské jméno | uživatelské jméno vašeho e-mailového účtu, obvykle to bývá název vaší e-mailové adresy |
| Heslo | přístupové heslo k vašemu e-mailovému účtu |
| Zabezpečení | zabezpečení účtu, pokud používáte účet na Google, použijte hodnotu SSL/TLS |
| Potvrzení o doručení | zpětná informace o doručení emailu |
| Potvrzení o přečtení | zpětná informace o přečtení emailu |
| Ladící režim | pouze pro servisní úkony |
2.Nastavení automatických úloh
Automatické úlohy slouží k naplánování rutinních, opakujících se činností tak, aby byly provedeny automaticky v naplánovaném čase.
Klikněte pro podrobnější nastavení Automatických úloh.
V případě automatických upomínek je nutné nastavit spouštění dvou úloh:
- Automatické generování zpráv
- Automatické posílání zpráv
3. Nastavení parametrů pro odesílání upomínek
Pro odesílání upomínek se využívá úloha Oznamování událostí, více o této agendě je zde.
V případě upomínek se jedná o dvě události:
| VYSTAVENI | vystavení upomínky faktury |
| RESEND | opakované odeslání seznamu neuhrazených upomínaných faktur |
Spusťte agendu Faktury-Upomínky faktur-záložka Kniha upomínek, klikněte na funkci „Autom. odeslání“. Nastavte se na řádek události VYSTAVENI. Funkce Přidat umožňuje přidat a zadat parametry události pro vystavení a odeslání upomínky. Pokud požadujete vícenásobné vystavení a odeslání upomínky, přidejte více řádků (1 řádek=1 upomínka).
| Kontakt | Emailový kontakt na který bude upomínka odesílána: <EMAIL_ODB> emailová adresa z Adresáře firem, údaj email fakturační adresy <EMAIL_KONT_OSOBA_ZAK> emailová adresa ze záložky Kontaktní osoba z fakturované zakázky na přepravu |
| Šablona | název šablony obsahující definici emailové zprávy, pokud požadujete vlastní definici, můžete vytvořit uživatelskou viz Šablony zpráv |
| Odesílat | parametr určující, zda upomínky odesílat (zaškrtnuto)/ neodesílat (nezaškrtnuto) |
| Pořadí | číselné pořadí automaticky generované upomínky |
| Generovat po splatnosti za | platí pokud je zaškrtnuto: interval za jaký počet dní po splatnosti má být upomínka generována a odeslána |
| Zákazník | pokud není vyplněn, upomínky se odesílají všem zákazníkům, pokud je vyplněn, upomínky se odesílají vybraným zákazníkům |
| Odesílatel | jméno odesílatele upomínek, vyberte ze seznamu |
Událost RESEND
Slouží jako rezerva pro případné odeslání souhrnu nezaplacených upomínaných faktur.
Tip:
V agendě Upomínky faktur, záložka „Vytavení upomínky“ můžete sledovat průběh upomínek např. historii upomínek (pořadí, datum vystavení, stav ev. chybové hlášení, datum generování příští upomínky), počet vystavených upomínek a další.
Doporučení:
Dříve než začnete automatické emailové upozorňování upomínek používat v rutinním provozu, doporučujeme nastavit upozorňování upomínek pouze na jednoho zákazníka. Ověřte funkčnost a pokud vše vyhovuje, nastavte pro ostatní/všechny zákazníky.