Obecný popis

Program Doprava 3K umožňuje elektronický import útrat řidičů, které se realizují během jízd. Vygenerované doklady jsou jednou z nákladových položek systému a započítávají se do výsledných kalkulací nákladovosti dopravy. Jedná se o tyto náklady:

• tankování pohonných hmot na platební karty
• tankování pohonných hmot z vlastních čerpacích stanic
• mýtné poplatky
• různé útraty řidičů během pracovní cesty

Vstupní údaje musí být v elektronické podobě (obvykle soubory CSV, XLS, TXT, DAT, …) a přebírají se od konkrétních společností, které nákupy zprostředkovávají. Např. Shell, AS24, OMV, EuroWag, Premid, Toll Collect, WinMiss, Bencalor a další. Konkrétní ovladač (driver) v programu zajišťuje vlastní import dat a vygenerování tzv. XX dokladů. Vygenerované doklady se v průběhu importu mohou párovat s jízdními příkazy, kompletní seznam dokladů je k dispozici v knize ostatních dokladů. Konkrétní vlastnosti (Parametry) ovladače jsou k dispozici ve funkci  „Možnosti driveru“.

Spustit import

Funkce spustí import aktivního ovladače, soubory k importu se ke zpracování nabízejí podle nastavení ve funkci „Nastavení importu“.
Pokud se během importu ve výpisu transakcí vyskytnou produkty, státy nebo řidiči, kteří nejsou v číselníku, zobrazí se dotaz:

Doporučujeme volbu Ano, tím se do číselníku ovladače doplní produkty viz „Možnosti driveru“.  Import po zobrazení formuláře „Kontrola záznamů k importu“ ukončete a proveďte doplnění vazebních údajů viz „Možnosti driveru“.

Ve formuláři „Kontrola záznamů k importu“ jsou importovaná data připravena ke kontrole a dalšímu zpracování.
Finální doklady ještě nejsou vygenerovány ! Import lze kdykoliv ukončit a zopakovat !
Upozornění:
a)  Před importem zkontrolujte záložku „Parametry“ v Možnosti driveru !!!
b) U většiny platebních karet se SPZ vozidla event. řidič doplňuje dle čísla platební karty. Pokud SPZ po importu není vyplněna (číslo karty je červeně), zkontrolujte resp. doplňte číselník platebních karet viz Doprava – Náklady – Platební karty.

Formulář „Kontrola záznamů k importu“ obsahuje záložky
„Vyřazené záznamy“
„Záznamy k importu“

Vyřazené záznamy
Zobrazuje seznam transakcí, které nebudou zařazeny do importu z těchto důvodů:

• v číselníku produktů nebyl nalezen řádek s odpovídajícím kódem produktu nebo s vyplněnou vazbou na řádek účetní osnovy
• v číselníku států nebyl nalezen řádek s odpovídajícím kódem státu nebo s vyplněnou vazbou na číselník států

Seznam vyřazených transakcí doporučujeme pečlivě prohlédnout a následně doplnit viz „Možnosti driveru“ a import zopakovat. Neznámý údaj je zobrazen červeně a je nutné jej doplnit do příslušného číselníku např. číslo karty do číselníku platebních karet, kód produktu do číselníku produktů viz Možnosti driveru.

Záznamy k importu
Zobrazuje seznam naimportovaných transakcí, ze kterých se budou generovat XX doklady. Stav jednotlivých transakcí, řádků je odlišen barevně a každá barva má svůj význam:

Černá – nový záznam s vazbou na jízdní příkaz nebo mimo jízdní příkaz
Jedná se o nový XX doklad, který je již připárován k jízdnímu příkazu (číslo jízdního příkazu je ve sloupci „Jízdní příkaz“) a nebo o nový XX doklad bez vazby na jízdní příkaz. XX doklad  bude uložen v knize ostatních dokladů.

Červená – nový záznam bez vazby na jízdní příkaz
Jedná se o nový XX doklad, který není připárován k jízdnímu příkazu. XX doklad bude uložen v knize ostatních dokladů bez vazby na jízdní příkaz (údaj „Jízdní příkaz“ je prázdný).

Zelená – již naimportovaný záznam s vazbou na jízdní příkaz nebo mimo jízdní příkaz
Jedná se o XX doklad, který již byl naimportován a je připárován k jízdnímu příkazu anebo o doklad, který již byl naimportován bez vazby na jízdní příkaz. V obou případech se údaje stávajícího dokladu přepíší údaji z transakce platební karty. XX doklad bude uložen v knize ostatních dokladů, v údaji „jízdní příkaz“ bude číslo jízdního příkazu.

Hnědá – již naimportovaný záznam bez vazby na jízdní příkaz
Jedná se o XX doklad, který již byl naimportován a nemá vazbu na jízdní příkaz. Údaje stávajícího dokladu se přepíší údaji z transakce platební karty. XX doklad bude uložen v knize ostatních dokladů, údaj „jízdní příkaz“ bude prázdný.

Význam funkcí:
Pokračovat: pokračovat v importu, zobrazí se statistika načítaných dat. zde je ještě možné import ukončit bez generování dokladů. Stiskem funkce „Pokračovat“ se spustí generování XX dokladů.
Storno: přerušení, ukončení importu
Výběr jízdního příkazu: umožňuje ručně připárovat jízdní příkaz, zobrazí se okno s jízdními příkazy, které vyhovují podmínce aktuálního záznamu transakce tj. SPZ a datum transakce, datum transakce musí být v rozmezí datum zahájení a ukončení jízdy na jízdním příkazu (obvykle je seznam prázdný). Parametr SPZ, Datum určuje s jakým kriteriem se mají jízdní příkazy hledat. Pokud odeberete datum, pak se zobrazí jízdní příkazy se stejnou SPZ, pokud „odebereme“ SPZ, zobrazí se všechny jízdní příkazy. Zelené řádky jízdních příkazů jsou zkontrolované jízdní příkazy, černé jsou nezkontrolované jízdní příkazy. Stiskem tlačítka OK zvolte jízdní příkaz, ke kterému bude aktuální doklad připárován viz obrázek:

Smazat jízdní příkaz: odebere vazbu na jízdní příkaz (smaže číslo jízdního příkazu) z aktuálního záznamu
Mimo jízdní příkaz: označí doklad, nebude připárován k jízdnímu příkazu, XX doklad se nebude nabízet k připárování. Náklady na dokladu budou započítávány k SPZ vozidla dle kontace dokladu.
Vyřadit z importu: označí doklad, který nemá být importován. Tyto doklady jsou při následném zpracování  ignorovány.
Zobrazit naimportované: zobrazí doklady, které jsou již naimportované. Pokud jsou skryty, pak se tyto doklady znovu neimportují. Pokud jsou zobrazeny, znovu se naimportují (přepíší původní).
Skrýt naimportované: nezobrazí, skryje naimportované doklady

 

Porovnat obraty

Funkce Porovnat obraty slouží k porovnávání dokladů tankování, které byly zapsány ručně s doklady, které se naimportují elektronicky. Tuto funkci je možné používat v případech, kdy do jízdních příkazů zapisujete doklady tankování ručně a pro kontrolu požadujete tyto ručně psané doklady kontrolovat/porovnávat proti elektronickému souboru výpisu tankování z platební karty. Výsledkem je porovnání stavu jízdní příkaz: litry, cena a stavu na kartě:  litry, cena.

 

Nastavení importu

V nastavení importu se definuje složka, ze které budete načítat vstupní soubory dat, do této složky přenášejte-kopírujte soubory od vašich poskytovatelů.
V parametru „Hodnota parametru“ lze použít „hvězdičkovou“  konvenci (*.txt, *.dat,*.*  a podobně), parametr „Smazat soubory po provedení importu“ umožňuje nastavit smazat/nesmazat vstupní soubor.  Koncovka souboru u konkrétního ovladače je nastavena podle typu poskytovaného souboru pro import.

Pokud ve složce bude více souborů, program vám nabídne seznam pro výběr.

 

Možnosti driveru

Možnosti driveru slouží k nastavení parametrů konkrétního ovladače. Pro budoucí úspěšné importy je nezbytné pečlivě nastavit všechny parametry a propojit číselníky v D3K s použitými číselníky ve vstupním souboru dat. Doporučujeme spustit funkci „Spustit import“, která mj. číselníky ze vstupního souboru předvyplní.

Číselník produktů

Číselník produktů obsahuje produkty/zboží, které platebními kartami nakupujete. Kód produktu a název produktu se automaticky doplňuje při importu viz funkce Spustit import. Pokud číselník produktů obsahuje nepřiřazené produkty (jsou označeny červeně) je nutné je spárovat s odpovídajícím řádkem účetní osnovy Doprava 3K. Nepřiřazené produkty se nenaimportují!

Údaj Sklad se vyplňuje pouze v případech, kdy požadujete generovat skladové výdejky, typicky při nákupu PHM na sklad – cisterna.

Rozlišovat zemi nákupu: parametr určuje, zda transakce mají být rozlišeny zemí nákupu. Pokud není navoleno, transakce se importují bez ohledu na stát, kde byl produkt uhrazen.

Poznámka: Pokud požadujete sledovat náklady na některý produkt zvlášť, pak doporučujeme v účetní osnově vytvořit samostatný analytický účet. Typickým příkladem může být sledování mýtných poplatků podle států.

Číselník řidičů

Číselník řidičů obsahuje kódy řidičů, kteří platebními kartami nakupují. Kód řidiče se automaticky doplňuje při importu viz funkce Spustit import. Pokud číselník řidičů obsahuje nepřiřazené řidiče (jsou označeny červeně) je nutné je spárovat s odpovídajícím řidičem číselníku řidičů Doprava 3K. Produkty s nepřiřazenými řidiči se nenaimportují!

Číselník států

Číselník států obsahuje kódy států, které se vyskytují v obratech platební karty. Kód státu se automaticky doplňuje při importu viz funkce Spustit import. Pokud číselník stůtů obsahuje nepřiřazené státy (jsou označeny červeně) je nutné je spárovat s odpovídajícím státem číselníku států Doprava 3K. Produkty s nepřiřazenými státy se nenaimportují!

Parametry

Popis záložky „Parametry“ naleznete u každého konkrétního ovladače.