Home » » Odkazy nápověd » Importy » Import čerpání ARRIVA

Import čerpání ARRIVA

Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání ARRIVA

1. Úvod

Modul Čerpání ARRIVA slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot z palivových karet ARRIVA do systému. Import se provádí ze souboru ve formátu CSV, který obdržíte od společnosti ARRIVA (typicky jako export z jejich systému).

Po úspěšném importu systém automaticky vytvoří interní doklady (typ XX), které zachycují jednotlivá čerpání přiřazená k vozidlům, řidičům a produktům.

Co budete potřebovat

Před spuštěním importu si připravte:

  • CSV soubor s daty o čerpání od společnosti ARRIVA
  • Zkontrolujte, že vozidla uvedená v souboru jsou zavedena v číselníku vozidel (podle SPZ)
  • Zkontrolujte, že produkty (pohonné hmoty) jsou zavedeny v číselníku produktů ovladače
  • Zkontrolujte, že kódy řidičů jsou zavedeny v číselníku řidičů ovladače

2. Příprava vstupního CSV souboru

2.1 Požadovaný formát souboru

Vstupní soubor musí být textový soubor CSV (soubor s příponou .csv). Jako oddělovač sloupců můžete použít:

  • středník ; (nejběžnější)
  • čárku ,
  • tabulátor

Systém oddělovač rozpozná automaticky — nemusíte jej nikde nastavovat.

2.2 Hlavička souboru (první řádek)

Soubor musí na prvním řádku obsahovat hlavičku s přesně danými názvy sloupců. Názvy sloupců musí odpovídat následující tabulce včetně diakritiky:

Název sloupce Význam Příklad hodnoty
ico IČO firmy 24180165
Rz Registrační značka vozidla (SPZ) 2SA4981
Řidič Kód řidiče (číslo) 1
Datum Datum čerpání 02.11.2020
Čas Čas čerpání 21:29
Stojan Číslo stojanu (nevyužívá se) 11
lt Množství v litrech 7,67
celkem Celková cena bez DPH 45,25
Ph Název/kód pohonné hmoty Ad blue

⚠️ Důležité: Názvy sloupců Řidič a Čas obsahují háčky — soubor musí tyto znaky obsahovat přesně tak, jak jsou uvedeny.

2.3 Formáty hodnot

  • Datum — ve formátu dd.mm.rrrr (např. 02.11.2020)
  • Čas — ve formátu hh:mm (např. 21:29)
  • Čísla s desetinnou čárkou — jako desetinný oddělovač používejte čárku (např. 7,67 nebo 1150,50)
  • SPZ — maximálně 9 znaků (delší hodnoty budou automaticky zkráceny)
  • Kód produktu (Ph) — maximálně 20 znaků

2.4 Součtový řádek

Exporty ze systému ARRIVA často obsahují na konci souboru součtový řádek, který začíná třemi středníky (;;;). Tento řádek systém automaticky rozpozná a odstraní — nemusíte jej mazat ručně.

⚠️ Upozornění: Pokud součtový řádek má jiný formát (např. nezačíná ;;;), systém jej může chybně zpracovat jako datový záznam. V takovém případě je nutné jej ze souboru ručně odstranit.

2.5 Ukázka správného CSV souboru

ico;Rz;Řidič;Datum;Čas;Stojan;lt;celkem;Ph
24180165;2SA4981;1;02.11.2020;21:29;11;7,67;45,25;Ad blue
24180165;3SB1234;4;03.11.2020;08:15;5;42,30;1150,50;Nafta motorová

2.6 Kam soubor uložit

Doporučené umístění pro vstupní soubory je:

C:\IMPORTY\ARRIVA\

Systém při spuštění importu nabídne výběr souborů s příponou .csv právě z tohoto adresáře. Soubor můžete uložit i jinam — cestu lze při výběru změnit.

3. Nastavení ovladače (před prvním použitím)

Před prvním importem je potřeba zkontrolovat a případně nastavit konfiguraci ovladače. Nastavení se otevře přes funkci Nastavení (volba nastavení ovladače Čerpání ARRIVA).

3.1 Číselník produktů

Číselník produktů je klíčový pro správné zpracování importu. Každý produkt (pohonná hmota), který se vyskytuje v CSV souboru ve sloupci Ph, musí být zaveden v číselníku.

Jak postupovat:

  1. V nastavení ovladače otevřete záložku Číselník produktů.
  2. Zkontrolujte, zda jsou zavedeny všechny produkty, které se mohou vyskytnout v CSV souboru.
  3. Pokud produkt chybí, přidejte nový záznam:
    • Kód — musí přesně odpovídat hodnotě ve sloupci Ph v CSV souboru (např. Ad blue, Nafta motorová)
    • Název — popis produktu
    • Účetní osnova — přiřaďte příslušný účet (např. TA-N pro naftu, TA-O pro ostatní PHM)

💡 Tip: Kód produktu v číselníku musí být totožný s hodnotou v CSV souboru včetně velkých/malých písmen a mezer. Např. pokud je v CSV Ad blue, musí být v číselníku rovněž Ad blue.

3.2 Číselník řidičů

Číselník řidičů slouží k propojení kódů řidičů z CSV souboru (sloupec Řidič) s osobními čísly zaměstnanců v systému.

Jak postupovat:

  1. Zkontrolujte, zda jsou v číselníku zavedeny všechny kódy řidičů, které se vyskytují v CSV souboru.
  2. Pokud kód řidiče chybí, přidejte nový záznam:
    • Kód — číslo řidiče z CSV (např. 1, 4, 24)
    • Osobní číslo (OSC) — osobní číslo příslušného zaměstnance v systému

⚠️ Upozornění: Pokud pole osobní číslo (OSC) zůstane nevyplněné, řidič sice bude rozpoznán, ale nebude přiřazen ke konkrétnímu zaměstnanci.

3.3 Volby importu

V nastavení ovladače najdete následující volby:

Volba Popis Doporučení
Párovat se stázkami Pokud je zapnuto, systém se pokusí automaticky přiřadit čerpání k odpovídajícímu jízdnímu příkazu (stázce). Doporučujeme ponechat zapnuto
Importovat pouze spárované Pokud je zapnuto, importují se pouze záznamy, které se podařilo spárovat se stázkou. Nespárované záznamy budou přeskočeny. Pro úplný import ponechte vypnuto
Vymazat příznaky Vymaže příznaky u existujících záznamů před importem. Ponechte vypnuto, pokud nemáte speciální důvod
Nulový čas Ignoruje čas čerpání a nastaví nulový čas. Ponechte vypnuto pro zachování přesných časů

3.4 Typ dokladu

Typ dokladu je pevně nastaven na XX (interní doklad) a nelze jej změnit. Toto nastavení je dáno ovladačem a není třeba jej konfigurovat.

3.5 Smazání souboru po importu

V systémových parametrech je možné nastavit, zda se má CSV soubor po úspěšném importu automaticky smazat. Tato volba se řídí parametrem IMP_CARDS_ARRIVA_DEL:

  • T (True) — soubor bude po importu smazán
  • F (False) — soubor zůstane zachován

💡 Tip: Pokud chcete mít archiv importovaných souborů, ponechte tuto volbu vypnutou (F) a soubory archivujte ručně.

4. Spuštění importu – krok za krokem

Krok 1: Spusťte import

Spusťte funkci importu čerpání ARRIVA v systému.

Krok 2: Vyberte soubor

Zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru. Systém automaticky nabídne složku C:\IMPORTY\ARRIVA\ a filtruje soubory s příponou .csv.

  • Vyhledejte a vyberte požadovaný CSV soubor (nebo více souborů).
  • Potvrďte výběr.

Krok 3: Zpracování souboru

Systém automaticky:

  1. Načte vybraný CSV soubor
  2. Odstraní případný součtový řádek na konci
  3. Rozpozná oddělovač sloupců
  4. Zpracuje jednotlivé záznamy
  5. Ke každému záznamu vyhledá vozidlo (podle SPZ), řidiče (podle kódu) a produkt (podle názvu)
  6. Dopočítá jednotkovou cenu z celkové ceny a množství
  7. Zkontroluje duplicity (zda záznam nebyl již dříve importován)
  8. Pokud je zapnuto párování se stázkami, pokusí se přiřadit čerpání k jízdním příkazům

Krok 4: Zkontrolujte náhled

Po zpracování se zobrazí formulář náhledu se dvěma částmi:

  • Záznamy k importu — záznamy, které budou importovány
  • Záznamy vyřazené z importu — záznamy, které nelze importovat (např. duplicity)

Barevné značení záznamů

Záznamy v náhledu jsou barevně odlišeny pro snadnou orientaci:

Barva pozadí Význam
⬜ Bílá Záznam je v pořádku a připraven k importu
🟨 Žlutá Varování — např. nebylo nalezeno vozidlo podle SPZ nebo nebyl nalezen produkt v číselníku. Záznam bude importován, ale vyžaduje pozornost.
🟥 Červená Chyba — záznam nebude importován (např. duplicitní záznam, který již byl dříve naimportován)
🟩 Zelená Záznam byl úspěšně spárován s jízdním příkazem (stázkou)

Zobrazené sloupce

V náhledu uvidíte mimo jiné tyto údaje:

  • SPZ — registrační značka vozidla
  • Datum a Čas — datum a čas čerpání
  • Kód řidiče — číselný kód řidiče (jméno řidiče se nezobrazuje)
  • Produkt — název pohonné hmoty
  • Množství — v litrech
  • Cena — celková cena bez DPH
  • Jednotková cena — automaticky dopočítaná (cena / množství)
  • Sazba DPH — základní sazba DPH dle nastavení systému

Krok 5: Potvrďte import

  • Pokud jsou záznamy v pořádku, potvrďte import.
  • Systém vygeneruje interní doklady (XX) pro všechny schválené záznamy.
  • Každý doklad bude obsahovat přiřazení k vozidlu, řidiči, produktu a účetní osnově.

Krok 6: Kontrola výsledku

Po dokončení importu:

  • Zkontrolujte vytvořené interní doklady v systému
  • Případně si prohlédněte protokol (log soubor), jehož umístění je dáno parametrem systému

5. Jak systém zpracovává jednotlivé údaje

Pro lepší porozumění importu uvádíme přehled, jak systém pracuje s jednotlivými poli z CSV souboru:

Údaj z CSV Jak s ním systém pracuje
ico Nevyužívá se. Všechny záznamy jsou automaticky považovány za čerpání vlastní firmy.
Rz (SPZ) Podle SPZ se vyhledá vozidlo v číselníku vozidel. Pokud SPZ přesahuje 9 znaků, je zkrácena.
Řidič Číselný kód řidiče se vyhledá v číselníku řidičů ARRIVA.
Datum Datum čerpání se přenese na doklad. Musí být ve formátu dd.mm.rrrr.
Čas Čas čerpání se přenese na doklad. Musí být ve formátu hh:mm.
Stojan Nevyužívá se, údaj se přeskočí.
lt (litry) Množství čerpané pohonné hmoty v litrech.
celkem Celková cena bez DPH. DPH se dopočítá automaticky dle základní sazby.
Ph (produkt) Název produktu se vyhledá v číselníku produktů a přiřadí se odpovídající účet.

Ochrana proti duplicitám

Systém automaticky vytváří pro každý záznam unikátní identifikátor ve formátu:

ARRIVA_[SPZ]_[DatumČas]_[Produkt]

Například: ARRIVA_2SA4981_20201102212900_Ad blue

Pokud záznam s tímto identifikátorem již v systému existuje, nebude importován znovu. Tímto je zajištěno, že opakovaný import stejného souboru nevytvoří duplicitní doklady.

6. Řešení častých problémů

❌ Soubor se nepodařilo zpracovat

Možné příčiny a řešení:

  • Zkontrolujte, zda soubor obsahuje hlavičkový řádek s přesně danými názvy sloupců včetně diakritiky (Řidič, Čas).
  • Ověřte, že soubor používá jako oddělovač středník (;), čárku (,) nebo tabulátor.
  • Ujistěte se, že soubor není poškozen nebo prázdný.
  • Zkuste soubor otevřít v textovém editoru (např. Poznámkový blok) a ověřte jeho obsah.

🟨 Záznamy jsou žluté — nenalezeno vozidlo

Příčina: SPZ v CSV souboru neodpovídá žádnému vozidlu v číselníku vozidel.

Řešení:

  • Ověřte, že SPZ v CSV souboru (sloupec Rz) přesně odpovídá SPZ v číselníku vozidel.
  • Pozor na mezery, velká/malá písmena a formát zápisu SPZ.
  • Pamatujte, že SPZ se zkracuje na 9 znaků — pokud je v CSV delší, porovnává se pouze prvních 9 znaků.

🟨 Produkt není nalezen

Příčina: Hodnota ve sloupci Ph neodpovídá žádnému záznamu v číselníku produktů.

Řešení:

  • Otevřete nastavení ovladače a zkontrolujte číselník produktů.
  • Kód produktu musí přesně odpovídat hodnotě v CSV (včetně velkých/malých písmen, mezer a diakritiky).
  • Pokud se v CSV vyskytl nový produkt, přidejte jej do číselníku.

⚠️ Řidič není přiřazen k zaměstnanci

Příčina: V číselníku řidičů chybí záznam pro daný kód, nebo záznam nemá vyplněné osobní číslo (OSC).

Řešení:

  • Otevřete nastavení ovladače a zkontrolujte číselník řidičů.
  • Doplňte chybějící kódy řidičů a přiřaďte jim osobní čísla zaměstnanců.

🟥 Záznamy jsou červené — duplicity

Příčina: Tyto záznamy již byly dříve úspěšně importovány.

Řešení:

  • Jedná se o správné chování systému — záznamy nebudou importovány znovu.
  • Pokud si myslíte, že jde o chybu, zkontrolujte, zda jste stejný soubor neimportovali již dříve.

Součtový řádek je zpracován jako záznam

Příčina: Součtový řádek na konci CSV souboru nemá očekávaný formát (nezačíná ;;;).

Řešení:

  • Otevřete CSV soubor v textovém editoru.
  • Smažte poslední řádek, pokud obsahuje součty, a soubor uložte.
  • Spusťte import znovu.

Chybné datum nebo čas

Příčina: Datum nebo čas v CSV nejsou ve správném formátu.

Řešení:

  • Datum musí být ve formátu dd.mm.rrrr (např. 02.11.2020), nikoli ve formátu yyyy-mm-dd nebo jiném.
  • Čas musí být ve formátu hh:mm (např. 21:29).

7. Přehled nastavení a parametrů

Pro pokročilé uživatele a administrátory uvádíme přehled klíčových parametrů ovladače:

Parametr Výchozí hodnota Popis
Typ dokladu XX (interní doklad) Nelze změnit — pevně dáno
Párovat se stázkami Zapnuto Automatické přiřazování k jízdním příkazům
Importovat pouze spárované Vypnuto Importuje i záznamy bez stázky
Vymazat příznaky Vypnuto Vymazání příznaků před importem
Nulový čas Vypnuto Zachovává čas z CSV
Smazání souboru po importu Dle nastavení Parametr IMP_CARDS_ARRIVA_DEL
Výchozí cesta k souborům C:\IMPORTY\ARRIVA\*.csv Lze změnit při výběru souboru

8. Stručný postup (rychlý průvodce)

  1. 📂 Uložte CSV soubor od ARRIVA do složky C:\IMPORTY\ARRIVA\
  2. ▶️ Spusťte import čerpání ARRIVA
  3. 📄 Vyberte CSV soubor a potvrďte
  4. 👁️ Zkontrolujte náhled — bílé a zelené záznamy jsou v pořádku, žluté vyžadují pozornost
  5. ✅ Potvrďte import
  6. 📋 Zkontrolujte vytvořené interní doklady XX

Tento návod se vztahuje k modulu Čerpání ARRIVA (modul 392). V případě dotazů nebo problémů kontaktujte správce systému.