Home » » Odkazy nápověd » Importy » Import čerpání Čepro

Import čerpání Čepro

Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání Čepro

1. Úvod

Modul Čerpání Čepro slouží k automatickému importu záznamů o čerpání pohonných hmot z kartového systému Čepro do vašeho informačního systému. Díky tomuto modulu nemusíte zadávat jednotlivé tankování ručně — stačí exportovat výpis z Čepra ve formátu Excel (XLSX), nahrát jej do systému a modul automaticky vytvoří příslušné interní doklady (XX).

Co modul umí:

  • Načíst soubor XLSX exportovaný ze systému Čepro
  • Automaticky rozpoznat vozidla podle registrační značky (SPZ)
  • Přiřadit produkty (pohonné hmoty) k účetním položkám
  • Zkontrolovat duplicity (zamezí opakovanému importu stejných záznamů)
  • Volitelně spárovat tankování s jízdními příkazy
  • Vygenerovat interní doklady XX

Důležité omezení:

⚠️ Modul generuje výhradně interní doklady typu XX. Toto nastavení nelze změnit. Měna je vždy CZK (česká koruna).

2. Co budete potřebovat

Než začnete s importem, ujistěte se, že máte k dispozici:

  • ✅ Soubor XLSX exportovaný ze systému Čepro (podrobnosti viz kapitola 3)
  • ✅ Oprávnění k provádění importu v systému (oprávnění P_IMP_C01_INT_DOKLXX)
  • ✅ Platnou licenci modulu (modul č. 414)
  • ✅ Na počítači nainstalovaný Microsoft ACE OLE DB Provider nebo Microsoft JET (ovladač pro čtení souborů Excel)
  • ✅ Nakonfigurované číselníky (produkty, případně vozidla) — viz kapitola 5

3. Příprava vstupního souboru

3.1 Formát souboru

Vstupní soubor musí splňovat tyto požadavky:

Vlastnost Požadavek
Formát XLSX (Microsoft Excel) — ne starší formát XLS
Název listu List musí být pojmenován přesně Results (pozor na velká/malá písmena)
Hlavička První řádek listu musí obsahovat názvy sloupců (viz tabulka níže)
Data Datové řádky začínají od druhého řádku

3.2 Požadované sloupce

List Results musí obsahovat sloupce s přesně těmito názvy v hlavičce (první řádek):

Název sloupce Popis Příklad hodnoty
Číslo účtenky Unikátní číslo transakce/účtenky 1234567
RZ Registrační značka vozidla 1AB 2345
Datum a čas Datum a čas tankování (v jednom poli) 5.1.2019 14:30
Číslo karty Číslo palivové karty CZ0012345
Řidič Jméno řidiče Novák Jan
Název zboží Název tankovaného produktu Nafta motorová
Množství Množství v litrech 45,50
Cena bez DPH Celková cena bez DPH 1250,00
Cena jedn# Jednotková cena (za 1 litr) 27,47
Cena celkem Celková cena s DPH 1512,50

💡 Tip: Sloupec s jednotkovou cenou má neobvyklý název „Cena jedn#“ (s mřížkou na konci). Toto je standardní formát exportu ze systému Čepro — neupravujte jej.

3.3 Formát datumu a času

Datum a čas musí být v poli Datum a čas ve formátu:

d.m.yyyy hh:mm
  • Datum je bez vedoucích nul (tedy 5.1.2019, nikoli 05.01.2019)
  • Oddělovačem data je tečka (.)
  • Čas je ve 24hodinovém formátu

Příklady správného formátu:

  • 5.1.2019 14:30
  • 15.12.2023 8:05
  • 1.3.2024 0:00

3.4 Kam soubor uložit

Výchozí umístění pro vstupní soubory je:

C:\IMPORTY\ČEPRO\

Soubor s příponou .xlsx uložte do této složky. Při spuštění importu se vám zobrazí dialog pro výběr souboru, kde můžete tuto cestu změnit.

⚠️ Upozornění: Během importu nesmí být soubor otevřený v Excelu ani jiném programu — systém by k němu nemohl přistoupit.

4. Jak funguje zpracování dat

Než přistoupíte ke konfiguraci a samotnému importu, je užitečné vědět, jak modul pracuje s daty ze souboru:

4.1 Identifikace vozidla

Vozidlo je rozpoznáváno pouze podle registrační značky (SPZ) z pole RZ. Systém automaticky:

  1. Normalizuje formát SPZ (odstraní nadbytečné mezery apod.)
  2. Hledá vozidlo nejprve v číselníku vozidel importu, poté v hlavním číselníku vozidel

💡 Záznamy bez vyplněné SPZ jsou rovněž importovány (jedná se o transakce provedené kartou bez přiřazení ke konkrétnímu vozidlu). Tyto záznamy nebudou přiřazeny k žádnému vozidlu.

4.2 Identifikace produktu

Kód produktu se automaticky vytváří z prvních 20 znaků pole „Název zboží“. Tento kód se hledá v číselníku produktů — proto je nutné číselník správně nakonfigurovat (viz kapitola 5.1).

4.3 Identifikace řidiče

Z výpisu se načítají dvě informace:

  • Číslo karty (pole Číslo karty) — slouží jako identifikátor
  • Jméno řidiče (pole Řidič) — informativní údaj

ℹ️ Informace o řidiči jsou uloženy v záznamu, ale nezobrazují se v náhledu importu. To je zamýšlené chování.

4.4 Výpočet cen a DPH

Modul pracuje s cenami následujícím způsobem:

Údaj Zdroj
Celková cena s DPH Z pole Cena celkem v souboru
Celková cena bez DPH Z pole Cena bez DPH v souboru
Jednotková cena Z pole Cena jedn# v souboru
Sazba DPH Z globálního nastavení aplikace (základní sazba)

⚠️ Důležité upozornění k DPH: Modul nepoužívá sazbu DPH z výpisu Čepro, ale přebírá globální základní sazbu DPH nastavenou v aplikaci. Pokud výpis obsahuje položky se sníženou sazbou DPH, budou tyto položky zpracovány s nesprávnou sazbou. V takovém případě je nutné provést ruční opravu po importu.

4.5 Unikátní identifikátor záznamu

Každý importovaný záznam dostane unikátní kód ve formátu:

CEPRO-[SPZ]_[ČísloÚčtenky]_[DatumČas]

Příklad: CEPRO-1AB2345_1234567_202301051430

Tento kód slouží ke kontrole duplicit — stejný záznam nelze importovat dvakrát.

5. Nastavení ovladače (konfigurace před prvním importem)

Před prvním importem je nutné provést konfiguraci ovladače. Nastavení otevřete prostřednictvím funkce Možnosti ovladače (funkce imp_cepro_opt).

5.1 Číselník produktů ⭐ (nutné nastavit!)

Toto je nejdůležitější krok konfigurace. Ve výchozím stavu je číselník produktů prázdný — bez jeho naplnění nebudou produkty správně přiřazeny.

Jak číselník naplnit:

  1. Otevřete nastavení ovladače
  2. Přejděte na záložku Číselník produktů
  3. Pro každý typ produktu (pohonné hmoty), který se objevuje ve výpisech Čepro, přidejte nový záznam

Pravidlo pro vyplnění kódu produktu:

Jako kód zadejte přesně prvních 20 znaků názvu zboží, tak jak se objevuje ve výpisu Čepro.

Kód v číselníku Název Účetní položka (příklad)
Nafta motorová Nafta motorová TA-N (Pohonné hmoty – Nafta)
Natural 95 Natural 95 TA-B (Pohonné hmoty – Benzín)

⚠️ Kód musí přesně odpovídat názvu ve výpisu — včetně diakritiky, velkých/malých písmen a mezer. Pokud se kód neshoduje, produkt nebude nalezen a záznam bude v náhledu označen jako „nenalezený produkt“.

💡 Tip: Pokud si nejste jistí přesnými názvy, proveďte nejprve zkušební import bez nakonfigurovaného číselníku. V náhledu uvidíte, jaké názvy produktů výpis obsahuje, a podle nich doplníte číselník.

5.2 Číselník vozidel (volitelné)

Číselník vozidel je ve výchozím stavu prázdný. Potřebujete jej nastavit pouze v případě, kdy:

  • SPZ ve výpisu Čepro se liší od SPZ evidované v hlavním číselníku vozidel
  • Chcete vytvořit speciální mapování pro určitá vozidla

Pokud jsou SPZ ve výpisu Čepro shodné s SPZ ve vašem systému, číselník vozidel nastavovat nemusíte.

5.3 Další nastavení

V okně nastavení jsou k dispozici tyto volby:

Nastavení Popis Výchozí hodnota
Typ dokladu Vždy interní doklad XX (nelze změnit) XX
Párovat se stázkami Pokud zaškrtnete, systém se pokusí spárovat tankování s jízdními příkazy Vypnuto
Importovat pouze spárované Import jen záznamů spárovaných s jízdním příkazem Vypnuto (F)
Vymazat příznaky Povolit import do již zkontrolovaných jízdních příkazů Vypnuto (F)
Nulový čas Záznamy s časem 0:00 párovat bez ohledu na čas Nenastaveno

💡 Doporučení pro začátek: Ponechte výchozí nastavení a případně je upravte později podle potřeby.

6. Spuštění importu – krok za krokem

Krok 1: Příprava souboru

  1. Exportujte výpis čerpání ze systému Čepro ve formátu XLSX
  2. Ověřte, že soubor obsahuje list s názvem Results
  3. Uložte soubor do složky C:\IMPORTY\ČEPRO\ (nebo jiné vámi zvolené složky)
  4. Zavřete soubor v Excelu, pokud je otevřený

Krok 2: Spuštění funkce importu

  1. V aplikaci spusťte funkci importu Čerpání Čepro (imp_cepro)
  2. Zobrazí se dialog pro výběr souboru
  3. Přejděte do složky se souborem a vyberte příslušný soubor .xlsx
  4. Potvrďte výběr

Krok 3: Zpracování souboru

Systém automaticky:

  • Otevře vybraný XLSX soubor
  • Načte data z listu Results
  • Zpracuje jednotlivé záznamy (normalizace SPZ, přiřazení produktů, kontrola duplicit)
  • Připraví náhled importu

Krok 4: Kontrola náhledu

Po zpracování se zobrazí formulář náhledu se dvěma seznamy:

  • Záznamy k importu — záznamy, které budou importovány
  • Záznamy vyřazené z importu — záznamy, které nebudou importovány (např. duplicity)

Barevné značení záznamů

Záznamy jsou v náhledu barevně odlišeny pro snazší kontrolu:

Barva textu Co znamená
🖤 Černá Záznam je v pořádku — nový, s vazbou na jízdní příkaz nebo označený „Mimo JP“
🔴 Červená Nový záznam, ale není spárován s žádným jízdním příkazem
🟤 Hnědá Záznam byl již dříve importován a nemá vazbu na jízdní příkaz
🟢 Zelená Záznam byl již dříve importován a má vazbu na jízdní příkaz
⬜ Šedé pozadí Záznam je vyřazen z importu

💡 Tip: Pokud jsou všechny záznamy červené, zkontrolujte, zda máte zapnuté párování se stázkami a zda existují odpovídající jízdní příkazy. Červená barva nebrání importu — pouze upozorňuje na chybějící spárování.

Skryté sloupce v náhledu

Některé sloupce se v náhledu záměrně nezobrazují:

  • Vlastní firma (vždy „Ano“)
  • Kód firmy
  • Podnik
  • Řidič

Jedná se o zamýšlené chování — tyto údaje jsou v záznamech obsaženy, pouze se v tabulce nezobrazují.

Krok 5: Potvrzení importu

  1. Zkontrolujte záznamy v náhledu
  2. Případně vyřaďte záznamy, které nechcete importovat (šedé pozadí)
  3. Potvrďte import kliknutím na příslušné tlačítko
  4. Systém vygeneruje interní doklady XX pro potvrzené záznamy

Po úspěšném importu:

  • Každý záznam je zpracován jako interní doklad XX
  • Dokladům je přiřazeno středisko, účetní osnova a další údaje z číselníku produktů
  • Záznamy jsou označeny unikátním kódem, který zabraňuje opakovanému importu

7. Nastavení cesty k souborům a logování

Tyto parametry lze nastavit v konfiguraci systému:

Parametr Popis
IMP_CARDS_CEPRO_F1 Cesta ke složce se vstupními XLSX soubory
IMP_CARDS_CEPRO_F2 Cesta k souboru protokolu (log) importu
IMP_CARDS_CEPRO_DEL Zda smazat vstupní soubor po úspěšném importu (T = ano, F = ne)

⚠️ Pokud je parametr IMP_CARDS_CEPRO_DEL nastaven na T, vstupní soubor bude po úspěšném importu automaticky smazán. Pokud si chcete soubory uchovávat pro archivaci, nastavte hodnotu na F.

8. Řešení častých problémů

❌ Soubor se nepodařilo zpracovat

Možná příčina Řešení
Soubor je ve formátu XLS (starý Excel) Uložte soubor jako XLSX (Soubor → Uložit jako → Sešit aplikace Excel .xlsx)
List nemá název Results Přejmenujte list v Excelu přesně na Results (pozor na velká/malá písmena)
Soubor je otevřený v Excelu Zavřete soubor v Excelu před spuštěním importu
Chybí ovladač pro čtení Excelu Nainstalujte Microsoft Access Database Engine (ACE OLE DB Provider)

❌ Po importu se nezobrazily žádné záznamy

Možná příčina Řešení
List Results je prázdný Ověřte, že list obsahuje datové řádky (ne jen hlavičku)
Nesprávné názvy sloupců Zkontrolujte, že hlavička obsahuje přesné názvy: Číslo účtenky, RZ, Datum a čas, Číslo karty, Řidič, Název zboží, Množství, Cena bez DPH, Cena jedn#, Cena celkem

❌ Produkty nejsou přiřazeny (všechny označeny jako „nenalezené“)

Příčina: Číselník produktů je prázdný nebo neodpovídá názvům ve výpisu.

Řešení:

  1. Otevřete Možnosti ovladače → záložka Číselník produktů
  2. Přidejte záznam pro každý produkt
  3. Jako kód zadejte přesně prvních 20 znaků názvu zboží z výpisu (např. Nafta motorová, Natural 95)
  4. Přiřaďte odpovídající účetní položku

❌ Sazba DPH neodpovídá údajům na účtence

Příčina: Modul používá globální základní sazbu DPH z nastavení aplikace, nikoli sazbu z výpisu Čepro.

Řešení:

  • Ověřte, že globální sazba DPH v aplikaci je nastavena správně
  • Pokud výpis obsahuje položky s jinou sazbou DPH (např. snížená sazba), bude nutné tyto záznamy po importu ručně opravit

❌ Vozidlo nebylo rozpoznáno

Možná příčina Řešení
SPZ ve výpisu se liší od SPZ v systému Přidejte mapování do Číselníku vozidel v nastavení ovladače
Pole RZ je ve výpisu prázdné Záznam bude importován bez přiřazení k vozidlu (toto je očekávané chování)
SPZ má nestandardní formát Funkce normalizace by měla formát opravit; pokud ne, přidejte mapování do číselníku

❌ Řidič se nezobrazuje v náhledu

Toto není chyba. Sloupec s řidičem je záměrně skrytý v náhledu. Informace o řidiči je v záznamu uložena a bude součástí dokladu.

❌ Datum nebo čas se neparsuje správně

Příčina: Formát datumu ve výpisu neodpovídá očekávanému formátu d.m.yyyy hh:mm.

Řešení:

  • Ověřte formát v poli Datum a čas — datum musí být bez vedoucích nul, oddělené tečkami
  • Příklad správného formátu: 5.1.2019 14:30 (nikoli 05.01.2019 14:30)
  • Pokud se formát exportu ze systému Čepro změní, kontaktujte správce systému

9. Přehled celého procesu importu (shrnutí)

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  1. Exportujte výpis z Čepra (XLSX)         │
│     - list "Results" s požadovanými sloupci  │
└──────────────────┬──────────────────────────┘
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  2. Uložte soubor do C:\IMPORTY\ČEPRO\     │
│     a zavřete jej v Excelu                  │
└──────────────────┬──────────────────────────┘
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  3. Spusťte import v aplikaci               │
│     → Vyberte soubor                        │
└──────────────────┬──────────────────────────┘
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  4. Zkontrolujte náhled                     │
│     (barevné značení, přiřazení produktů)   │
└──────────────────┬──────────────────────────┘
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  5. Potvrďte import                         │
│     → Systém vygeneruje doklady XX          │
└─────────────────────────────────────────────┘

10. Kontrol­ní seznam před prvním importem

Před provedením prvního importu si projděte tento seznam:

  • Je nakonfigurován číselník produktů? (Nejdůležitější krok!)
  • Odpovídají SPZ ve výpisech Čepro SPZ v systému? (Pokud ne → nastavte číselník vozidel)
  • Je správně nastavena globální sazba DPH v aplikaci?
  • Je nainstalován ovladač pro čtení Excelu (Microsoft ACE OLE DB Provider)?
  • Existuje složka C:\IMPORTY\ČEPRO\?
  • Máte potřebná oprávnění pro import?
  • Je správně nastavena cesta k log souboru pro sledování průběhu importu?

Tento návod se vztahuje k modulu Čerpání Čepro (modul č. 414, ovladač ČEPRO). V případě potíží kontaktujte správce systému.