Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání COBALT

1. Úvod

Ovladač Čerpání COBALT slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot z palivových karet systému COBALT do vašeho informačního systému. Z importovaných dat se automaticky vytváří interní doklady (typ XX).

Import zpracovává soubory ve formátu CSV, které obdržíte od poskytovatele karet COBALT. Soubor obsahuje informace o tankování – které vozidlo tankovalo, kdy, kolik, za jakou cenu a jaký druh pohonných hmot.

Důležité: Ovladač vždy generuje pouze interní doklady typu XX. Tento typ dokladu nelze změnit.

2. Než začnete – co je potřeba mít připraveno

Před prvním spuštěním importu se ujistěte, že máte splněny následující předpoklady:

2.1 Licence a oprávnění

Musíte mít aktivní licenci pro modul 393.
Váš uživatelský účet musí mít oprávnění pro spouštění importu.

2.2 Číselník produktů

V nastavení ovladače musí být nadefinovány kódy produktů, které se vyskytují ve vašich CSV souborech. Standardně jsou přednastaveny:

Kód produktu	Název	Účetní zařazení
01	NAFTA	Pohonné hmoty – Nafta
04	NATURAL	Pohonné hmoty – Benzín

Pokud tankujete i jiné produkty (např. AdBlue), je nutné příslušný kód přidat do číselníku produktů (viz kapitola 4).

2.3 Číselník vozidel

Aby se záznamy o čerpání správně přiřadily k vozidlům, musí být v systému provedeno propojení:

Kód vozidla z karty COBALT (např. 2020110304) musí být zapsán v číselníku vozidel importu a zároveň musí být propojen s interním vozidlem v systému.
Případně musí SPZ (registrační značka) z CSV souboru odpovídat SPZ evidované v hlavním číselníku vozidel.

Upozornění: Pokud je vozidlo v číselníku importu evidováno, ale nemá přiřazené interní vozidlo, záznamy s tímto vozidlem nebudou importovány a zobrazí se v náhledu jako neimportovatelné.

2.4 CSV soubor

Musíte mít k dispozici soubor s daty o čerpání ve správném formátu (viz kapitola 3).

3. Příprava vstupního CSV souboru

3.1 Základní vlastnosti souboru

Vlastnost	Požadavek
Formát	CSV (textový soubor s hodnotami oddělenými středníkem)
Hlavička	Soubor nesmí obsahovat hlavičkový řádek – všechny řádky jsou datové
Oddělovač sloupců	Středník (`;`)
Desetinný oddělovač	Čárka (`,`) – např. `74,00`
Formát data	`dd.mm.rrrr` – např. `01.11.2020`
Formát času	`hh:mm:ss` – např. `12:47:19`
Počet sloupců	Přesně 38 na každém řádku
Kódování	Standardní (Windows)

3.2 Kam soubor uložit

Výchozí cesta, kde ovladač hledá soubory, je:

C:\IMPORTY\COBALT\*.csv

Soubor uložte do složky C:\IMPORTY\COBALT\. Pokud složka neexistuje, vytvořte ji. Při spuštění importu můžete cestu k souboru také změnit ručně.

Tip: Cestu k souborům lze trvale změnit v nastavení ovladače (parametr cesty k CSV souboru).

3.3 Struktura řádku CSV souboru

Každý řádek souboru představuje jeden záznam o tankování. Soubor má 38 sloupců, z nichž ovladač využívá tyto klíčové:

Pozice (sloupec)	Obsah	Příklad
4	Kód vozidla z karty COBALT	`2020110304`
7	Datum tankování	`01.11.2020`
8	Čas tankování	`12:47:19`
9	Číslo účtenky	`2014000001545`
10	SPZ (registrační značka)	`4SN 2312`
15	Množství v litrech	`74,00`
23	Jednotková cena s DPH	`26,30`
25	Sazba DPH v procentech	`21,00`
27	Celková cena s DPH	`1946,20`
38	Kód produktu	`01`
39	Název produktu	`NAFTA`

Ostatní sloupce jsou systémem ignorovány, ale musí být v souboru přítomny, aby byla zachována správná struktura.

3.4 Ukázka CSV souboru

01;001;00048;2020110304;B;010003;01.11.2020;12:47:19;2014000001545;4SN 2312;0;;;;74,00;05;1;P;3;2020110101;01;00000235;26,30;A;21,00;337,77;1946,20;;0;0,60;44,40;;;0;;0;;01;NAFTA;;011
01;001;00049;2020110305;B;010004;02.11.2020;08:15:00;2014000001546;3AB 1234;0;;;;60,00;05;1;P;3;2020110101;01;00000236;27,50;A;21,00;396,69;2027,50;;0;0,60;36,00;;;0;;0;;04;NATURAL;;012

⚠️ Pozor: Soubor nesmí na prvním řádku obsahovat názvy sloupců (hlavičku). Pokud byste do souboru přidali hlavičku, import by selhal, protože by se pokusil zpracovat hlavičku jako datový řádek.

4. Nastavení ovladače

Před prvním importem je vhodné zkontrolovat a případně upravit nastavení ovladače. Do nastavení se dostanete prostřednictvím funkce Nastavení importu čerpání COBALT (funkce imp_cobalt_opt).

4.1 Číselník produktů

Tato záložka slouží k mapování kódů produktů z CSV souboru na účetní položky ve vašem systému.

Co zde nastavit:

Ke každému kódu produktu, který se vyskytuje ve vašich CSV souborech (sloupec 38), přiřaďte odpovídající účetní položku.
Standardně jsou přednastaveny dva produkty:
- 01 → NAFTA → Pohonné hmoty – Nafta
- 04 → NATURAL → Pohonné hmoty – Benzín

Kdy je třeba zasáhnout:

Pokud se v CSV souborech objeví nový kód produktu, který v číselníku není, příslušné záznamy nebudou importovány. V takovém případě je nutné nový produkt přidat.

4.2 Volby importu

V nastavení najdete následující volby:

Volba	Popis	Doporučení
Párovat se stázkami	Pokud je zapnuto, systém se pokusí přiřadit každé tankování k odpovídajícímu jízdnímu příkazu (stázce) podle data, času a vozidla.	Doporučujeme ponechat zapnuto, pokud používáte jízdní příkazy.
Importovat pouze spárované	Pokud je zapnuto, importují se pouze záznamy, které se podařilo spárovat s jízdním příkazem. Nespárované záznamy se přeskočí.	Pro úplnost dat doporučujeme ponechat vypnuto (výchozí).
Vymazat příznaky	Vymaže příznaky u dříve importovaných záznamů.	Ponechte vypnuto, pokud k tomu nemáte zvláštní důvod.
Nulový čas	Pokud je zapnuto, čas tankování se ignoruje a nastaví na 00:00:00.	Ponechte vypnuto pro přesnější evidenci.

Poznámka: Typ dokladu je pevně nastaven na XX (interní doklad) a nelze jej v nastavení změnit.

4.3 Mazání souboru po importu

V parametrech ovladače lze nastavit, zda se má CSV soubor po úspěšném importu automaticky smazat. Tuto volbu najdete pod parametrem mazání importních souborů.

Zapnuto – soubor se po importu automaticky odstraní (vhodné pro rutinní provoz, aby se předešlo opakovanému importu stejného souboru).
Vypnuto – soubor zůstane na disku (vhodné v počáteční fázi používání, kdy si chcete soubory uchovat pro kontrolu).

5. Spuštění importu – krok za krokem

Krok 1: Spusťte import

Spusťte funkci importu čerpání COBALT (funkce imp_cobalt). Systém automaticky ověří vaši licenci a oprávnění.

Krok 2: Vyberte soubor

Zobrazí se dialog pro výběr CSV souboru. Výchozí umístění je C:\IMPORTY\COBALT\.

Vyberte jeden nebo více CSV souborů k importu.
Soubory musí mít správný formát popsaný v kapitole 3.

Krok 3: Zpracování souboru

Po výběru souboru systém automaticky:

Načte obsah CSV souboru.
Přiřadí data ke správným sloupcům.
Ke každému záznamu vyhledá odpovídající vozidlo v číselníku.
Ke každému záznamu vyhledá odpovídající produkt v číselníku.
Zkontroluje, zda záznam již nebyl dříve importován (kontrola duplicit).
Pokud je zapnuto párování se stázkami, pokusí se přiřadit jízdní příkaz.
Dopočítá cenu bez DPH z ceny s DPH a sazby DPH uvedené v souboru.

Krok 4: Zkontrolujte náhled importu

Po zpracování se zobrazí náhled importu – tabulka se všemi záznamy z CSV souboru. Záznamy jsou barevně rozlišeny:

Barva textu	Pozadí	Co to znamená	Co dělat
Černá	Bílé	✅ Záznam je v pořádku, připraven k importu. Má vazbu na jízdní příkaz nebo je označen „Mimo JP“.	Nic – záznam se naimportuje.
Červená	Bílé	⚠️ Nový záznam, ale bez vazby na jízdní příkaz.	Zkontrolujte, zda je to v pořádku. Záznam se naimportuje, ale bez přiřazení k jízdnímu příkazu.
Zelená	Bílé	ℹ️ Záznam s touto kombinací dat už byl dříve importován a má vazbu na JP.	Záznam se znovu neimportuje (ochrana proti duplicitám).
Hnědá	Bílé	ℹ️ Záznam s touto kombinací dat už byl dříve importován, bez vazby na JP.	Záznam se znovu neimportuje.
Libovolná	Šedé	❌ Záznam je vyřazen z importu (nenalezeno vozidlo, neznámý produkt apod.).	Viz kapitola 7 – Řešení problémů.

V náhledu vidíte tyto sloupce:

Vozidlo (kód a SPZ)
Datum a čas tankování
Produkt a množství
Jednotková cena (s DPH)
Celková cena
Sazba DPH
Číslo účtenky (externí číslo)
Stav spárování s jízdním příkazem

Poznámka: Sloupec „Řidič“ je v náhledu skrytý, protože ovladač COBALT údaje o řidičích neimportuje.

Krok 5: Potvrďte import

Po kontrole náhledu potvrďte import. Systém vytvoří interní doklady typu XX pro všechny záznamy označené k importu.

Každý doklad bude obsahovat:

Přiřazení k vozidlu
Druh pohonné hmoty a účetní zařazení dle číselníku produktů
Množství, cenu s DPH, cenu bez DPH (dopočítanou) a sazbu DPH
Číslo účtenky jako externí identifikátor

6. Co se importuje a co ne

Importované údaje

Údaj	Odkud se bere	Poznámka
Kód vozidla	Sloupec 4 CSV souboru	Slouží k vyhledání vozidla v číselníku
SPZ	Sloupec 10 CSV souboru	Záložní identifikace vozidla (max. 9 znaků)
Datum tankování	Sloupec 7 CSV souboru	Formát `dd.mm.rrrr`
Čas tankování	Sloupec 8 CSV souboru	Formát `hh:mm:ss`
Číslo účtenky	Sloupec 9 CSV souboru	Uloženo jako externí číslo dokladu
Množství	Sloupec 15 CSV souboru	V litrech
Jednotková cena s DPH	Sloupec 23 CSV souboru
Sazba DPH	Sloupec 25 CSV souboru	V procentech (např. 21,00)
Celková cena s DPH	Sloupec 27 CSV souboru
Cena bez DPH	Dopočítá systém	Automaticky z ceny s DPH a sazby DPH
Kód produktu	Sloupec 38 CSV souboru	Max. 20 znaků
Název produktu	Sloupec 39 CSV souboru
Vlastní firma	Automaticky	Vždy nastaveno na „Ano“
Měna	Automaticky	Tuzemská měna dle konfigurace systému

Neimportované údaje

Ovladač COBALT nezpracovává:

Údaje o řidičích (kód řidiče, jméno řidiče)
Stav tachografu
IČO a název dodavatelské firmy
Jednotkovou cenu bez DPH (používá se pouze cena s DPH)

7. Řešení problémů

❌ Soubor se nepodařilo zpracovat

Příznaky: Import skončí chybou nebo se nenačtou žádná data.

Možné příčiny a řešení:

Příčina	Řešení
Soubor obsahuje hlavičkový řádek (řádek s názvy sloupců)	Odstraňte první řádek souboru. CSV z COBALTu hlavičku nemá – ovladač si ji vytváří automaticky.
Špatný oddělovač sloupců	Zkontrolujte, že sloupce jsou odděleny středníkem (`;`).
Nesprávný počet sloupců	Každý řádek musí mít přesně 38 hodnot oddělených středníkem. Zkontrolujte, zda ve sloupcích nejsou přebývající nebo chybějící středníky.
Soubor je ve špatném formátu (např. XLSX)	Soubor musí být ve formátu CSV (prostý text).

❌ Vozidlo nebylo nalezeno (záznamy jsou vyřazené z importu)

Příznaky: Záznamy se v náhledu zobrazují na šedém pozadí, případně se zobrazí příznak „V“ (vozidlo nenalezeno).

Řešení:

Zjistěte kód vozidla ze sloupce 4 CSV souboru (např. 2020110304).
Ověřte, že tento kód existuje v číselníku vozidel v nastavení ovladače COBALT.
Klíčové: Záznam v číselníku vozidel musí být propojen s interním vozidlem v systému. Pokud propojení chybí, záznamy nebudou importovány.
Alternativně ověřte, že SPZ ze sloupce 10 (např. 4SN 2312) odpovídá SPZ některého vozidla v hlavním číselníku vozidel.

❌ Produkt nebyl nalezen (příznak „P“)

Příznaky: Záznamy se nezaimportují, zobrazí se příznak „P“.

Řešení:

Zjistěte kód produktu ze sloupce 38 CSV souboru.
Otevřete nastavení ovladače (číselník produktů).
Pokud kód v číselníku chybí, přidejte nový záznam s odpovídajícím kódem, názvem a účetním zařazením.
Aktuálně evidované kódy: 01 (NAFTA), 04 (NATURAL).

❌ Nesprávné ceny nebo DPH

Příznaky: Importované doklady mají chybné částky.

Řešení:

Ověřte, že sloupec 23 obsahuje jednotkovou cenu s DPH (ne bez DPH).
Ověřte, že sloupec 25 obsahuje platnou sazbu DPH (např. 21,00).
Celková cena ve sloupci 27 by měla odpovídat výpočtu: Množství × Jednotková cena s DPH.
Desetinný oddělovač musí být čárka (,), nikoli tečka.

❌ Záznamy se zobrazují jako „již importované“ (zelená nebo hnědá barva)

Příznaky: Záznamy v náhledu jsou zelené nebo hnědé a neimportují se.

Vysvětlení: Tyto záznamy byly již dříve úspěšně importovány. Systém je rozpoznal na základě unikátní kombinace: kód vozidla + číslo účtenky + datum a čas + kód produktu.

Řešení: Toto je ochranný mechanismus proti duplicitnímu importu. Pokud máte jistotu, že potřebujete záznamy importovat znovu, kontaktujte správce systému.

❌ Záznamy jsou červené (bez vazby na jízdní příkaz)

Příznaky: Záznamy se zobrazují červeně v náhledu.

Vysvětlení: Záznam je nový a připravený k importu, ale systém k němu nenalezl odpovídající jízdní příkaz.

Řešení:

Pokud je to přijatelné (např. tankování mimo jízdní příkaz), záznamy se naimportují bez vazby.
Pokud chcete importovat pouze záznamy spárované s jízdním příkazem, zapněte volbu „Importovat pouze spárované“ v nastavení.
Pokud jízdní příkazy existují, ale nebyly nalezeny, ověřte, že datum, čas a vozidlo odpovídají údajům v jízdním příkazu.

8. Často kladené otázky

Mohu změnit typ dokladu z XX na výdejku (VD)?

Ne. Ovladač COBALT vždy generuje pouze interní doklady typu XX. Toto nastavení je pevně dáno a nelze jej změnit.

Mohu importovat údaje o řidičích?

Ne. Ovladač COBALT nepodporuje import údajů o řidičích. Pokud potřebujete evidenci řidičů u čerpání, je třeba ji doplnit ručně nebo použít jiný systém karet, který tyto údaje poskytuje.

Kde najdu protokol (log) o importu?

Cesta k log souboru je nastavena v konfiguraci systému (parametr cesty k log souboru COBALT). Pokud si nejste jisti umístěním, obraťte se na správce systému.

Co se stane, když importuji stejný soubor dvakrát?

Systém automaticky rozpozná duplicitní záznamy na základě unikátní kombinace kódu vozidla, čísla účtenky, data, času a kódu produktu. Dříve importované záznamy se v náhledu zobrazí zeleně nebo hnědě a nebudou importovány znovu.

Odkud se bere sazba DPH?

Sazba DPH se načítá přímo z CSV souboru (sloupec 25), nikoli z globálního nastavení systému. To znamená, že každý záznam může mít vlastní sazbu DPH.

Jak dlouho trvá import?

Doba zpracování závisí na počtu záznamů v CSV souboru. Běžné měsíční výpisy se zpracují během několika sekund.

9. Přehled celého procesu – shrnutí

┌──────────────────────────────┐
│  1. Uložte CSV do složky     │
│     C:\IMPORTY\COBALT\       │
└──────────────┬───────────────┘
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│  2. Spusťte import           │
│     (Čerpání COBALT)         │
└──────────────┬───────────────┘
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│  3. Vyberte CSV soubor       │
└──────────────┬───────────────┘
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│  4. Systém zpracuje data     │
│     (automaticky)            │
└──────────────┬───────────────┘
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│  5. Zkontrolujte náhled      │
│     (barvy = stav záznamů)   │
└──────────────┬───────────────┘
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│  6. Potvrďte import          │
│     → Vytvoří se XX doklady  │
└──────────────────────────────┘

V případě jakýchkoli problémů nebo dotazů kontaktujte správce systému nebo technickou podporu.