Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání ESA Kladno
1. Úvod
Ovladač Čerpání ESA Kladno slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot z čerpací stanice dodavatele ESA v Kladně do systému Doprava 4K. Import zpracovává soubor ve formátu Excel (XLS), který obdržíte od dodavatele, a na základě jeho obsahu automaticky vytvoří interní doklady (XX) v systému.
Co ovladač dělá?
- Načte údaje o čerpání (datum, vozidlo, produkt, množství, cena) ze souboru Excel.
- Přiřadí záznamy ke správným vozidlům podle SPZ (registrační značky).
- Přiřadí produkty k příslušným řádkům účetní osnovy.
- Pokusí se automaticky spárovat záznamy s jízdními příkazy.
- Vytvoří interní doklady XX v systému.
Důležité vlastnosti
- Typ dokladu: Vždy se vytvářejí interní doklady XX (nelze změnit na výdejky).
- Vozidla: Importují se pouze záznamy pro vlastní vozidla firmy.
- Řidiči: Soubor od ESA neobsahuje informace o řidičích — řidiče je možné přiřadit automaticky z kmenových dat vozidla nebo ručně přes jízdní příkaz.
- Ceny: Ceny v souboru jsou vždy bez DPH. DPH se dopočítá automaticky podle základní sazby nastavené v systému.
- Měna: Vždy CZK.
2. Příprava vstupního souboru
Vstupní soubor obdržíte od dodavatele ESA. Před importem se ujistěte, že soubor splňuje následující požadavky.
2.1 Formát souboru
- Soubor musí být ve formátu Microsoft Excel (.xls).
- Soubor musí obsahovat list s názvem
PRYTANIS(jedná se o název systému dodavatele ESA). Pokud list s tímto přesným názvem v souboru chybí, import se nezdaří.
⚠ Tip: Pokud si nejste jistí, zda soubor obsahuje list PRYTANIS, otevřete jej v Excelu a zkontrolujte záložky listů v dolní části okna.
2.2 Struktura sloupců
List PRYTANIS musí obsahovat následující sloupce:
| Sloupec | Popis | Příklad |
|---|---|---|
| Datum a cas cerpání | Datum a čas čerpání ve formátu d.M.rrrr HH:mm |
18.11.2020 11:32 |
| Doklad | Číslo dodacího listu | DL01.221-42280/20 |
| SPZ | Registrační značka vozidla | 3SU6448 |
| Zboží | Název produktu (pohonné hmoty) | NAFTA, AD BLUE |
| Množství | Množství v litrech | 166,98 |
| Cena | Cena za měrnou jednotku bez DPH (pokud existuje sloupec „Cena celkem“) nebo celková cena bez DPH (pokud sloupec „Cena celkem“ chybí) | 20,10 |
| Cena celkem (volitelný) | Celková cena bez DPH | 3356,30 |
2.3 Dvě varianty formátu souboru
Ovladač automaticky rozpozná, kterou variantu souboru zpracovává:
Varianta A — se sloupcem „Cena celkem“ (7 sloupců):
| Datum a cas cerpání | Doklad | SPZ | Zboží | Množství | Cena | Cena celkem |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 18.11.2020 11:32 | DL01.221-42280/20 | 3SU6448 | NAFTA | 166,98 | 20,10 | 3356,30 |
- Sloupec Cena = jednotková cena za litr (bez DPH)
- Sloupec Cena celkem = celková cena (bez DPH)
Varianta B — bez sloupce „Cena celkem“ (6 sloupců):
| Datum a cas cerpání | Doklad | SPZ | Zboží | Množství | Cena |
|---|---|---|---|---|---|
| 18.11.2020 11:32 | DL01.221-42280/20 | 3SU6448 | NAFTA | 166,98 | 3356,30 |
- Sloupec Cena = celková cena (bez DPH)
- Jednotková cena se dopočítá automaticky
💡 Poznámka: Nemusíte formát nijak nastavovat — ovladač rozpozná přítomnost sloupce „Cena celkem“ automaticky a podle toho správně interpretuje hodnoty.
2.4 Požadavky na formát dat
- Datum a čas: Formát
d.M.rrrr HH:mm, kde den a měsíc mohou být jedno- i dvouciferné, např.1.3.2024 08:15nebo18.11.2020 11:32. - Desetinný oddělovač: Čárka (
,) — například166,98. - Oddělovač data: Tečka (
.). - Oddělovač času: Dvojtečka (
:).
2.5 Kam soubor umístit?
Ve výchozím nastavení ovladač hledá soubory na cestě:
C:\IMPORTY\ESAKL\*.xls
Umístěte soubor od dodavatele do složky C:\IMPORTY\ESAKL\. Případně lze cestu ke složce upravit — viz kapitola 3 (Nastavení ovladače).
⚠ Důležité: Nezapomeňte po importu starý soubor ze složky odstranit nebo přesunout, aby nebyl importován opakovaně. Systém lze nastavit tak, aby soubory po importu automaticky přesouvl do archivu (viz parametr archivace v kapitole 3.3).
3. Nastavení ovladače (Možnosti driveru)
Před prvním použitím je potřeba ovladač nakonfigurovat. Nastavení se provádí v dialogu Možnosti driveru, který obsahuje dvě záložky: Parametry a Číselník produktů.
3.1 Záložka „Parametry“
Na této záložce se nastavuje způsob zpracování importovaných záznamů.
Středisko dokladu
Pole Středisko dokladu určuje, jaké středisko bude přiřazeno vytvořeným interním dokladům XX.
- Do pole zadejte kód střediska nebo klikněte na tlačítko […] pro výběr ze seznamu.
- Pod polem se zobrazí název zvoleného střediska pro kontrolu.
Způsob dohledání střediska
Zvolte jednu z následujících možností, jak má systém středisko přiřazovat:
| Volba | Popis |
|---|---|
| Z jízdního příkazu; kmenové středisko vozidla; … | Systém nejprve hledá středisko v spárovaném jízdním příkazu. Pokud nenajde, použije kmenové středisko vozidla. Pokud ani to není k dispozici, použije středisko zadané výše. |
| Kmenové středisko vozidla; zde zadané středisko | Použije se kmenové středisko vozidla. Pokud není definováno, použije se středisko zadané v poli výše. |
| Vždy zde zadané středisko | Vždy se použije středisko zadané v poli „Středisko dokladu“, bez ohledu na jízdní příkaz nebo kmenová data vozidla. |
💡 Doporučení: Pokud vaše vozidla mají správně nastavená kmenová střediska, doporučujeme první volbu — zajistí nejpřesnější přiřazení.
Zaškrtávací políčka (volby párování)
| Políčko | Popis | Doporučení |
|---|---|---|
| Automaticky párovat s jízdním příkazem | Systém se pokusí automaticky přiřadit každý záznam o čerpání k odpovídajícímu jízdnímu příkazu (JP) podle vozidla, data a času. | Doporučujeme zaškrtnout, pokud používáte jízdní příkazy. |
| Záznamy s časem transakce 0:00:00 párovat bez ohledu na čas | Pokud záznam v souboru nemá vyplněný čas (tj. má čas 0:00:00), systém bude párovat pouze podle data, nikoliv podle přesného času. | Zaškrtněte, pokud se v souborech od ESA občas vyskytují záznamy bez času. |
| Importovat pouze záznamy spárované s JP | Do systému se importují pouze ty záznamy, které se podařilo spárovat s jízdním příkazem. Nespárované záznamy budou vynechány. | Zaškrtněte pouze tehdy, pokud chcete přísnou kontrolu — jinak hrozí ztráta záznamů. |
| Povolit import do zkontrolovaných JP | Umožní vložit záznamy i do jízdních příkazů, které již byly zkontrolovány (mají příznak kontroly). | Zaškrtněte, pokud potřebujete doplnit čerpání do již zkontrolovaných jízdních příkazů. |
3.2 Záložka „Číselník produktů“
Tato záložka slouží k mapování názvů produktů z ESA souboru na příslušné řádky účetní osnovy. Aby se záznam mohl úspěšně importovat, musí být pro každý produkt vyplněno přiřazení k účetní osnově.
Aktuálně nastavené produkty
| Kód produktu | Název | Účet | Popis účtu |
|---|---|---|---|
NAFTA |
NAFTA | TA-N | Pohonné hmoty — Nafta |
AD BLUE |
AD BLUE | TA-O | Pohonné hmoty — Ostatní |
Jak přidat nový produkt
Pokud se v souboru od ESA objeví nový produkt (nový název zboží), je potřeba jej přidat do číselníku:
- Klikněte na tlačítko [Přidat].
- Do pole Kód produktu zadejte přesný název zboží tak, jak je uveden v souboru (maximálně 20 znaků). Např.
NAFTA,AD BLUE. - Do pole Název produktu zadejte popisný název produktu.
- V poli Přiřazení vyberte odpovídající řádek účetní osnovy z rozbalovacího seznamu.
- Potvrďte uložení.
⚠ Důležité: Kód produktu musí přesně odpovídat hodnotě ve sloupci „Zboží“ v souboru Excel (prvních 20 znaků). Pokud se názvy neshodují, záznam bude při importu vyřazen.
Jak upravit nebo smazat produkt
- Opravit: Vyberte produkt v seznamu a klikněte na [Opravit].
- Smazat: Vyberte produkt v seznamu a klikněte na [Smazat].
💡 Poznámka: Nepřiřazené produkty (bez řádku účetní osnovy) se v seznamu zobrazují červeně.
3.3 Souborové parametry
Cesta k vstupním souborům a případný protokol importu se konfigurují prostřednictvím systémových parametrů:
| Parametr | Výchozí hodnota | Popis |
|---|---|---|
IMP_CARDS_ESAKL_F1 |
C:\IMPORTY\ESAKL\*.xls |
Složka a maska vstupních souborů |
IMP_CARDS_ESAKL_F2 |
(prázdné) | Cesta k souboru protokolu (log) |
IMP_CARDS_ESAKL_DEL |
(nenastaveno) | Nastavte hodnotu T, pokud chcete po úspěšném importu automaticky přesunout soubor do archivu |
4. Spuštění importu
4.1 Krok za krokem
-
Připravte soubor — umístěte XLS soubor od dodavatele ESA do složky pro import (výchozí:
C:\IMPORTY\ESAKL\). -
Spusťte import — v systému Doprava 4K zvolte funkci importu čerpání ESA Kladno.
-
Vyberte soubor — zobrazí se dialog pro výběr souboru. Vyberte soubor, který chcete importovat, a potvrďte.
- Pokud je soubor ve výchozí složce, měl by se zobrazit automaticky.
- Můžete vybrat i více souborů najednou.
-
Zpracování — systém načte data ze souboru a provede:
- Přiřazení záznamů k vozidlům podle SPZ.
- Vyhledání produktů v číselníku produktů.
- Automatické párování s jízdními příkazy (je-li zapnuto).
- Výpočet DPH podle základní sazby v systému.
-
Náhled importu — zobrazí se formulář s přehledem zpracovaných záznamů (viz kapitola 5).
-
Potvrzení importu — po kontrole klikněte na [Pokračovat] pro vytvoření dokladů, nebo [Storno] pro zrušení importu.
4.2 Oprávnění
Pro spuštění importu potřebujete oprávnění P_IMP_C01_INT_DOKLXX. Pokud toto oprávnění nemáte, obraťte se na správce systému.
5. Náhled a kontrola importu
Po zpracování souboru se zobrazí formulář náhledu, který obsahuje dvě záložky.
5.1 Záložka „Záznamy k importu“
Zobrazuje záznamy, které jsou připraveny k importu do systému. V tabulce uvidíte tyto sloupce:
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| SPZ | Registrační značka vozidla |
| DATUM | Datum čerpání |
| ČAS | Čas čerpání |
| EXT_CISLO | Číslo dodacího listu od dodavatele |
| MNOŽSTVÍ | Množství v litrech |
| JCENA | Jednotková cena bez DPH |
| CENA | Celková cena s DPH (automaticky dopočtená) |
| CENA_BEZ | Celková cena bez DPH (z původního souboru) |
| SAZBA_DPH | Použitá sazba DPH |
| PRODUKT / KOD_PROD | Název a kód produktu |
| MĚNA | Měna (vždy CZK) |
| STAZKA | Spárovaný jízdní příkaz (pokud byl nalezen) |
Dostupné akce v náhledu
| Tlačítko | Popis |
|---|---|
| Pokračovat | Potvrdí import a vytvoří interní doklady XX v systému. |
| Storno | Zruší celý import bez uložení jakýchkoli dat. |
| Výběr jízdního příkazu | Umožní ručně spárovat vybraný záznam s jízdním příkazem. |
| Smazat jízdní příkaz | Zruší párování záznamu s jízdním příkazem. |
| Mimo jízdní příkaz | Označí záznam jako čerpání mimo jízdní příkaz. |
| Vyřadit z importu | Přesune vybraný záznam do „Vyřazených záznamů“ — nebude importován. |
| Zapojit do importu | Vrátí vyřazený záznam zpět mezi záznamy k importu. |
| Zobrazit naimportované | Zobrazí záznamy, které byly dříve importovány ze stejného souboru. |
5.2 Záložka „Vyřazené záznamy“
Zobrazuje záznamy, které nelze importovat kvůli chybějícím nebo nesprávným údajům. Každý vyřazený záznam má příznak (TAG) označující důvod vyřazení:
| Příznak | Zvýrazněný sloupec | Důvod | Jak opravit |
|---|---|---|---|
| V | SPZ | Vozidlo s danou SPZ nebylo nalezeno v systému. | Zkontrolujte, zda je vozidlo s touto SPZ zavedeno v modulu Doprava 4K (pozor na formát SPZ — mezery jsou automaticky odstraněny). |
| P | KOD_PROD / PRODUKT | Produkt nebyl nalezen v číselníku produktů nebo nemá přiřazený řádek účetní osnovy. | Přidejte produkt do číselníku produktů v nastavení ovladače (viz kapitola 3.2). |
💡 Tip: Po opravě příčiny (přidání vozidla do systému, přidání produktu do číselníku) spusťte import znovu — záznamy by se měly zpracovat správně.
6. Co se stane po potvrzení importu
Po kliknutí na [Pokračovat] systém provede následující:
-
Vytvoří interní doklady XX — pro každý importovaný záznam se vytvoří jeden doklad s těmito údaji:
- Datum vystavení a datum dokladu odpovídají datu čerpání ze souboru.
- Dodavatel: „Vlastní doprava“.
- Popis dokladu: „Čerpání ESA Kladno“.
- Číslo externího dokladu odpovídá číslu dodacího listu ze souboru.
- Středisko je přiřazeno podle nastavení (viz kapitola 3.1).
- Měna: CZK.
-
Řádek dokladu obsahuje:
- Sazbu DPH (základní sazba ze systémové konfigurace).
- Cenu bez DPH (z importovaného souboru).
- Vypočtenou částku DPH.
- Množství čerpaných pohonných hmot.
- Přiřazení k účetní osnově (z číselníku produktů).
-
Archivace souboru — pokud je nastaven parametr archivace (
IMP_CARDS_ESAKL_DEL = T), soubor bude po úspěšném importu automaticky přesunut do archivu.
7. Řešení problémů
Soubor se nepodařilo zpracovat
Možné příčiny a řešení:
| Příčina | Řešení |
|---|---|
| Soubor neexistuje nebo je poškozen. | Ověřte, že soubor je na správném místě a lze jej otevřít v Excelu. |
| V souboru chybí list s názvem PRYTANIS. | Otevřete soubor v Excelu a zkontrolujte názvy listů (záložky dole). List se musí jmenovat přesně PRYTANIS. |
| Chybí potřebný OLEDB provider na počítači. | Obraťte se na správce IT — je potřeba nainstalovat Microsoft Access Database Engine nebo odpovídající OLEDB provider. |
Vozidlo nebylo rozpoznáno (příznak V)
Vozidlo s SPZ uvedenou v souboru nebylo nalezeno v systému Doprava 4K.
Řešení:
- Zkontrolujte, zda je vozidlo zavedeno v modulu Doprava s odpovídající registrační značkou.
- Mějte na paměti, že systém automaticky odstraňuje mezery ze SPZ. Pokud máte v systému SPZ ve formátu
3SU 6448, ale v souboru je3SU6448, mělo by to fungovat. Pokud ne, sjednoťte formáty.
Produkt nebyl rozpoznán (příznak P)
Název produktu ze souboru nebyl nalezen v číselníku produktů ovladače.
Řešení:
- Otevřete Možnosti driveru → záložka Číselník produktů.
- Klikněte na [Přidat].
- Do pole „Kód produktu“ zadejte přesný název zboží z Excelového souboru (max. 20 znaků).
- Přiřaďte odpovídající řádek účetní osnovy.
- Uložte a spusťte import znovu.
⚠ Pozor: Pokud je produkt v číselníku přítomen, ale zobrazuje se červeně, znamená to, že nemá přiřazený řádek účetní osnovy. Opravte přiřazení tlačítkem [Opravit].
Datum se zobrazuje nesprávně
Sloupec „Datum a cas cerpání“ v souboru není ve správném formátu.
Řešení: Ověřte, že formát data v souboru odpovídá vzoru d.M.rrrr HH:mm (např. 18.11.2020 11:32). Pokud je formát jiný (např. americký MM/DD/YYYY), je potřeba soubor opravit nebo kontaktovat dodavatele ESA.
DPH se nepočítá správně
DPH se nepřebírá ze souboru, ale automaticky z globální konfigurace systému (základní sazba DPH).
Řešení: Pokud je základní sazba DPH v systému nastavena nesprávně, obraťte se na správce systému. Ovladač ESA Kladno nepodporuje individuální sazby DPH pro jednotlivé záznamy.
Ceny se nezobrazují správně
Ovladač podporuje dva formáty souboru (se sloupcem „Cena celkem“ i bez něj). Pokud soubor neobsahuje sloupec „Cena celkem“, hodnota ve sloupci „Cena“ se interpretuje jako celková cena, nikoli jako jednotková.
Řešení: Zkontrolujte strukturu souboru v Excelu — ověřte, zda soubor obsahuje 6 sloupců (bez „Cena celkem“) nebo 7 sloupců (s „Cena celkem“). Ovladač se přizpůsobí automaticky.
Řidič není vyplněn
Soubory od dodavatele ESA Kladno neobsahují informace o řidičích — to je normální chování.
Řešení: Řidič se přiřadí automaticky z kmenových dat vozidla (pokud má vozidlo přiděleného kmenového řidiče) nebo jej lze doplnit ručně prostřednictvím spárování záznamu s jízdním příkazem.
8. Nejčastější dotazy (FAQ)
Mohu změnit typ dokladu z XX na výdejku (VD)?
Ne. Ovladač ESA Kladno vytváří vždy interní doklady XX. Toto nastavení je pevně dané a nelze jej změnit.
Mohu importovat záznamy pro cizí (nevlastní) vozidla?
Ne. Ovladač je určen výhradně pro vlastní vozidla firmy.
Proč nevidím záložku „Číselník vozidel“ v nastavení?
Záložka je záměrně skrytá. Ovladač ESA Kladno identifikuje vozidla přímo podle SPZ v systémové evidenci vozidel, číselník vozidel tedy není potřeba.
Proč nevidím záložku „Číselník řidičů“ v nastavení?
Soubory od ESA neobsahují informace o řidičích, takže číselník řidičů není relevantní.
Mohu importovat soubory ve formátu .xlsx (nový Excel)?
Ovladač je primárně určen pro formát .xls (starší formát Excelu). Pokud máte soubor ve formátu .xlsx, zkuste jej uložit jako .xls v Excelu (Soubor → Uložit jako → Sešit aplikace Excel 97–2003). V případě problémů kontaktujte správce IT.
Co se stane, pokud importuji stejný soubor dvakrát?
Systém používá unikátní identifikátor importu (IMP_KOD), který se skládá z SPZ, čísla dokladu a data s časem. Pokud již byly záznamy importovány, systém by měl duplicity rozpoznat. Přesto doporučujeme po úspěšném importu soubor ze vstupní složky odstranit nebo nechat automaticky archivovat.
9. Stručný přehled — postup importu krok za krokem
| Krok | Akce |
|---|---|
| 1 | Obdržte XLS soubor od dodavatele ESA a umístěte jej do složky C:\IMPORTY\ESAKL\. |
| 2 | (Pouze poprvé) Zkontrolujte nastavení ovladače — středisko, párování s JP, číselník produktů. |
| 3 | Spusťte import v systému Doprava 4K. |
| 4 | V dialogu vyberte soubor ke zpracování. |
| 5 | Zkontrolujte náhled importu — záložku „Záznamy k importu“ i „Vyřazené záznamy“. |
| 6 | Pokud jsou vyřazené záznamy, zjistěte příčinu (příznak V nebo P) a případně opravte. |
| 7 | Klikněte na [Pokračovat] pro potvrzení importu nebo [Storno] pro zrušení. |
| 8 | Ověřte vytvořené interní doklady XX v systému. |
Tento návod se vztahuje k ovladači Čerpání ESA Kladno (ESAKL) v systému Doprava 4K.