Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání ICOM
1. Úvod
Ovladač Čerpání ICOM transport slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot (a případně dalšího sortimentu) z kartového systému ICOM transport do vašeho informačního systému. Import probíhá ze souboru ve formátu CSV, který si vyexportujete z reportingového systému ICOM.
Po úspěšném importu systém automaticky vytvoří interní doklady (typ XX), které zachycují jednotlivá čerpání včetně informací o vozidle, řidiči, produktu, cenách a DPH.
Důležité: Ovladač vždy generuje pouze interní doklady typu XX. Tento typ dokladu nelze změnit.
2. Co budete potřebovat
Před zahájením importu se ujistěte, že máte k dispozici:
- ✅ Přístupová oprávnění k modulu importu čerpání ICOM (modul č. 403)
- ✅ CSV soubor exportovaný z reportingového systému ICOM transport
- ✅ Nastavené číselníky – zejména číselník vozidel a číselník produktů (viz kapitola 4)
3. Příprava vstupního souboru (CSV export z ICOM)
3.1 Jak získat soubor
Soubor ve formátu CSV vyexportujete z reportingového systému ICOM transport. Jedná se o standardní report čerpání, který obsahuje všechny transakce za zvolené období.
3.2 Kam soubor uložit
Výchozí umístění, kde ovladač soubory hledá, je:
C:\IMPORTY\ICOM\
Uložte soubor s příponou .csv do této složky. Pokud máte nastavenu jinou cestu, uložte soubor do příslušného adresáře (cestu lze změnit v nastavení ovladače).
3.3 Požadovaný formát souboru
Soubor musí odpovídat standardnímu exportu z ICOM systému. Správný soubor obsahuje:
- První řádek (hlavička) – názvy sloupců (anglické názvy polí, např.
CustomerIdentificationNumber,Closed,ReceiptNumberatd.) - Datové řádky – jednotlivé záznamy o čerpání
Ovladač automaticky odfiltruje nežádoucí řádky (prázdné řádky, součtové řádky, popisky apod.) – ponechá pouze hlavičku a platné datové řádky.
3.4 Příklad datového řádku
Datový řádek v souboru vypadá například takto:
60000292;Jitka Nohejlová;7.5.2021 18:11;3100201/5/210507/17;3100201;Humpolec - ČS;100001;Natural 95;Jitka Nohejlová;50011149;JITKA08;;;40,88;31,6;0;1291,8;1067,6;21
3.5 Důležité informace o formátu dat
| Údaj | Formát | Příklad |
|---|---|---|
| Datum a čas | d.m.rrrr hh:mm (bez vedoucích nul) |
7.5.2021 18:11 |
| Množství | Číslo s desetinnou čárkou | 40,88 |
| Ceny | Číslo s desetinnou čárkou | 31,6 |
| Oddělovač sloupců | Středník (;) |
— |
Upozornění: Datum je ve formátu bez vedoucích nul – tedy
7.5.2021, nikoli07.05.2021. Toto je standardní výstup systému ICOM.
4. Nastavení ovladače (Možnosti driveru)
Před prvním importem je nezbytné správně nakonfigurovat ovladač. Nastavení otevřete přes Možnosti driveru (funkce nastavení importu ICOM).
4.1 Obecné nastavení
V hlavním okně nastavení naleznete tyto volby:
| Nastavení | Popis | Výchozí hodnota | Doporučení |
|---|---|---|---|
| Typ dokladu | Typ generovaného dokladu | XX (interní doklad) | Nelze změnit – vždy XX |
| Párovat se stázkami | Automaticky přiřazovat čerpání k jízdním příkazům | Zapnuto (Ano) | Ponechte zapnuté, pokud používáte jízdní příkazy |
| Importovat pouze spárované | Importovat jen záznamy přiřazené k jízdním příkazům | Vypnuto (Ne) | Zapněte pouze pokud chcete striktní kontrolu |
| Vymazat příznaky | Povolit import do již zkontrolovaných jízdních příkazů | Zapnuto (Ano) | Ve výchozím stavu povoleno – záznamy se importují i do uzavřených JP |
| Nulový čas | Párovat záznamy s časem 0:00 bez ohledu na čas | Zapnuto (Ano) | Ponechte zapnuté pro spolehlivější párování |
| Smazat soubor po importu | Automaticky smazat CSV soubor po úspěšném importu | Dle nastavení | Zapněte, pokud nechcete soubory importovat opakovaně |
Poznámka: Volby Vymazat příznaky a Nulový čas jsou u ICOM ve výchozím stavu zapnuté. To znamená, že import proběhne i do již zkontrolovaných jízdních příkazů a záznamy bez konkrétního času se spárují volněji. Pokud toto chování nechcete, příslušné volby vypněte.
4.2 Číselník vozidel
Záložka Číselník vozidel je pro ICOM zásadní a doporučujeme ji pečlivě nastavit.
Proč je číselník vozidel důležitý?
Systém ICOM identifikuje vozidla pomocí čísla karty vozu (např. 50011149) a názvu karty (např. JITKA08, MACICEK, PETULKA). Tyto názvy karet jsou interní označení v systému ICOM a neodpovídají skutečným registračním značkám (SPZ) vozidel.
Aby systém správně přiřadil čerpání ke konkrétnímu vozidlu s reálnou SPZ, je nutné v číselníku namapovat číslo karty vozu na vozidlo ve vašem systému.
Jak přidat vozidlo do číselníku
- Otevřete Možnosti driveru → záložka Číselník vozidel
- Klikněte na Přidat
- Vyplňte:
- KÓD – číslo karty vozu z ICOM systému (např.
50011149) - Vozidlo – vyberte odpovídající vozidlo z vašeho systému (přiřadí se interní ID vozidla – KMCIS)
- KÓD – číslo karty vozu z ICOM systému (např.
- Uložte záznam
| Kód karty (ICOM) | Název karty (ICOM) | Skutečná SPZ | Vozidlo v systému |
|---|---|---|---|
| 50011149 | JITKA08 | 5B4 2435 | TATRA 815 |
| 50011562 | MACICEK | UOJ 77-77 | VOLVO |
| 50011778 | PETR01 | 6Z0 3916 | Škoda Felicia |
Tip: Pokud se po importu zobrazují záznamy s příznakem „nenalezeno vozidlo“ (červená barva nebo TAG = V), znamená to, že číslo karty vozu není v číselníku. Přidejte příslušný záznam.
4.3 Číselník produktů
Záložka Číselník produktů slouží k mapování kódů produktů z ICOM systému na účty ve vaší účetní osnově.
Jak přidat produkt do číselníku
- Otevřete Možnosti driveru → záložka Číselník produktů
- Klikněte na Přidat
- Vyplňte:
- KÓD – kód zboží z ICOM (pole
GoodsNumber, např.100001) - NÁZEV – název produktu (např.
Natural 95) - Účet – odpovídající účet z účetní osnovy
- KÓD – kód zboží z ICOM (pole
- Uložte záznam
Příklady přednastavených produktů
| Kód produktu | Název | Účet | Kategorie |
|---|---|---|---|
| 100001 | Natural 95 | TA-B | Pohonné hmoty – Benzín |
| 100003 | Nafta motorová | TA-N | Pohonné hmoty – Nafta |
| 100821 | MÉĎa tvarohová 55ml | SM | Spotřební materiál |
Poznámka: Kartami ICOM lze na čerpacích stanicích nakupovat i jiný sortiment než pohonné hmoty (potraviny, spotřební materiál apod.). Tyto položky se mapují na odpovídající účty (např. Spotřební materiál). Pokud si nepřejete tyto položky importovat, jednoduše jim nepřiřazujte kód v číselníku produktů – při importu se zobrazí jako nenalezené (TAG = P) a nebudou zpracovány.
5. Postup importu – krok za krokem
Krok 1: Příprava souboru
- Vyexportujte report čerpání ze systému ICOM transport do formátu CSV
- Uložte soubor do složky
C:\IMPORTY\ICOM\(nebo do jiné nastavené složky)
Krok 2: Spuštění importu
- V hlavním menu systému zvolte funkci Import čerpání ICOM transport
- Systém otevře dialogové okno pro výběr souboru
- Zobrazí se výchozí cesta
C:\IMPORTY\ICOM\*.csv– vyberte požadovaný soubor (nebo více souborů) - Potvrďte výběr
Krok 3: Zpracování souboru
Po výběru souboru systém automaticky:
- Načte CSV soubor a rozpozná jeho strukturu
- Odfiltruje nežádoucí řádky (součty, prázdné řádky, popisky) – ponechá pouze platné datové řádky
- Namapuje údaje z CSV na interní pole systému:
| Údaj z CSV | Co se s ním stane |
|---|---|
Datum a čas (Closed) |
Rozdělí se na samostatné datum a čas |
Číslo účtenky (ReceiptNumber) |
Uloží se jako externí číslo dokladu |
Číslo karty vozu (VehicleCardNumber) |
Vyhledá se v číselníku vozidel |
Název karty vozu (VehicleCardName) |
Použije se jako SPZ (max. 9 znaků), upřesní se přes číselník |
Číslo karty řidiče (DriverCardNumber) |
Uloží se jako kód řidiče |
Název karty řidiče (DriverCardName) |
Uloží se jako jméno řidiče |
Kód zboží (GoodsNumber) |
Vyhledá se v číselníku produktů |
Název zboží (GoodsName1) |
Uloží se jako název produktu |
Množství (Quantity) |
Množství v litrech |
Jednotková cena (UnitPrice) |
Jednotková cena s DPH |
Celková cena (Brutto) |
Celková cena s DPH |
Cena bez DPH (Netto) |
Celková cena bez DPH |
Sazba DPH (VATRate) |
Sazba DPH v procentech |
- Zkontroluje duplicity – záznamy, které již byly importovány, jsou označeny
- Spáruje se stázkami (jízdními příkazy) – pokud je tato funkce zapnuta
Krok 4: Kontrola v náhledu
Po zpracování se zobrazí náhled importovaných záznamů ve formě tabulky. Záznamy jsou barevně odlišeny podle svého stavu:
| Barva textu | Pozadí | Význam | Co dělat |
|---|---|---|---|
| Černá | Bílé | ✅ Záznam je v pořádku – nový, s vazbou na jízdní příkaz nebo označený jako „Mimo JP“ | Připraven k importu |
| Červená | Bílé | ⚠️ Nový záznam, ale nemá vazbu na žádný jízdní příkaz | Zkontrolujte – může být OK, pokud čerpání nebylo v rámci JP |
| Hnědá | Bílé | ℹ️ Záznam již byl dříve importován, nemá vazbu na JP | Obvykle přeskočit (duplicita) |
| Zelená | Bílé | ℹ️ Záznam již byl dříve importován, má vazbu na JP | Obvykle přeskočit (duplicita) |
| Libovolná | Šedé | 🚫 Záznam je vyřazen z importu | Nebude importován |
V náhledu jsou viditelné tyto klíčové sloupce:
- Datum a čas čerpání
- Vozidlo (SPZ / kód karty)
- Produkt (název a kód)
- Množství
- Jednotková cena
- Celková cena s DPH i bez DPH
- Sazba DPH
- Externí číslo dokladu (číslo účtenky)
Poznámka: Sloupec Řidič (jméno řidiče) je v náhledu skrytý. Kód řidiče se importuje, ale jméno řidiče se v tabulce nezobrazuje.
Krok 5: Potvrzení importu
- Zkontrolujte záznamy v náhledu
- Případně odškrtněte záznamy, které nechcete importovat
- Potvrďte import kliknutím na tlačítko OK / Importovat
Krok 6: Generování dokladů
Po potvrzení systém automaticky:
- Vytvoří interní doklady typu XX pro každý importovaný záznam
- Přiřadí k dokladům správné středisko a účetní údaje z číselníku produktů
- Pokud je nastaveno, smaže zpracovaný CSV soubor
- Vytvoří záznam do protokolu (log souboru) o provedení importu
6. Importovaná data – co se kam uloží
Pro lepší pochopení uvádíme přehled, jaké údaje se z CSV souboru přenesou do systému:
| Údaj v systému | Zdroj z ICOM | Příklad |
|---|---|---|
| Vlastní firma | Vždy nastaveno na „Ano“ | Ano |
| Externí číslo dokladu | Číslo účtenky | 3100201/5/210507/17 |
| Kód vozidla | Číslo karty vozu | 50011149 |
| SPZ | Název karty (max. 9 znaků), upřesněno přes číselník | JITKA08 → 5B4 2435 |
| Datum | Datumová část z pole datum/čas | 7.5.2021 |
| Čas | Časová část z pole datum/čas | 18:11 |
| Kód řidiče | Číslo karty řidiče | (může být prázdné) |
| Jméno řidiče | Název karty řidiče | (může být prázdné) |
| Kód produktu | Kód zboží (max. 20 znaků) | 100001 |
| Název produktu | Název zboží | Natural 95 |
| Množství | Množství (litry) | 40,88 |
| Jednotková cena s DPH | Jednotková cena | 31,6 |
| Celková cena s DPH | Obrat (Brutto) | 1291,8 |
| Celková cena bez DPH | Obrat bez DPH (Netto) | 1067,6 |
| Sazba DPH | Sazba DPH | 21 |
| Měna | Tuzemská měna (automaticky) | CZK |
7. Řešení častých problémů
🔴 Soubor se nepodařilo zpracovat
Příčina: Soubor nemá správný formát exportu z ICOM nebo je poškozen.
Řešení:
- Ověřte, že soubor byl vyexportován z reportingového systému ICOM transport
- Zkontrolujte, že soubor má příponu
.csva je uložen ve správné složce - Otevřete soubor v textovém editoru (Poznámkový blok) a zkontrolujte, že obsahuje hlavičku a datové řádky oddělené středníky
🔴 Po importu se nezobrazují žádné záznamy
Příčina: Datové řádky v souboru neodpovídají očekávanému formátu a byly odfiltrovány.
Řešení:
- Otevřete CSV soubor a ověřte, že datové řádky začínají číslem/kódem zákazníka a jeho jménem oddělenými středníkem
- Zkontrolujte, že soubor obsahuje skutečné datové řádky, nejen hlavičku
- Pokud ICOM změnil formát exportu, kontaktujte správce systému
🔴 U záznamů se zobrazuje „nenalezeno vozidlo“ (TAG = V)
Příčina: Číslo karty vozu z ICOM není zavedeno v číselníku vozidel.
Řešení:
- Zjistěte číslo karty vozu z importovaného záznamu (sloupec Kód vozidla)
- Otevřete Možnosti driveru → záložka Číselník vozidel
- Klikněte na Přidat
- Zadejte číslo karty jako KÓD a přiřaďte odpovídající vozidlo z vašeho systému
- Uložte a spusťte import znovu
🔴 Název karty vozu neodpovídá SPZ
Toto je normální chování. Systém ICOM používá interní názvy karet (např. JITKA08, MACICEK, PETULKA), které nemusí odpovídat registračním značkám vozidel.
Řešení: Skutečná SPZ se do dokladu doplní automaticky přes číselník vozidel. Stačí mít správně nastavený číselník (viz kapitola 4.2).
🔴 Produkt není nalezen (TAG = P)
Příčina: Kód zboží z ICOM není zavedený v číselníku produktů.
Řešení:
- Zjistěte kód produktu z importovaného záznamu (sloupec Kód produktu)
- Otevřete Možnosti driveru → záložka Číselník produktů
- Klikněte na Přidat
- Zadejte kód produktu, jeho název a přiřaďte účet z účetní osnovy
- Uložte a spusťte import znovu
🔴 Datum nebo čas se nezobrazuje správně
Příčina: Pole datum/čas v CSV má neočekávaný formát.
Řešení:
- Ovladač očekává formát
d.m.rrrr hh:mmbez vedoucích nul (např.7.5.2021 18:11) - Zkontrolujte v CSV souboru, zda pole s datem odpovídá tomuto formátu
- Pokud ICOM změnil formát data, kontaktujte správce systému
🟡 V importu se objevují ne-palivové položky (potraviny, spotřební materiál)
Toto je očekávané chování. Kartami ICOM lze na čerpacích stanicích nakupovat i jiný sortiment než pohonné hmoty.
Řešení:
- Pokud chcete tyto položky importovat, přidejte je do číselníku produktů s odpovídajícím účtem (např.
SM– Spotřební materiál) - Pokud je nechcete importovat, nepřidávejte jejich kódy do číselníku – budou označeny jako nenalezené a nebudou zpracovány
🟡 Záznamy se importují do již zkontrolovaných jízdních příkazů
Příčina: Volba Vymazat příznaky je ve výchozím stavu zapnutá.
Řešení: Pokud nechcete importovat do zkontrolovaných jízdních příkazů, vypněte volbu Vymazat příznaky v nastavení ovladače (Možnosti driveru).
8. Shrnutí nastavení – rychlý přehled
| Co nastavit | Kde | Kdy |
|---|---|---|
| Číselník vozidel | Možnosti driveru → Číselník vozidel | Při první konfiguraci a při přidání nové karty vozu |
| Číselník produktů | Možnosti driveru → Číselník produktů | Při první konfiguraci a při přidání nového produktu |
| Cesta k souborům | Nastavení parametrů | Pokud nepoužíváte výchozí cestu C:\IMPORTY\ICOM\ |
| Párování se stázkami | Možnosti driveru → Párovat se stázkami | Dle potřeby |
| Mazání souborů po importu | Nastavení parametrů | Dle potřeby |
9. Často kladené otázky (FAQ)
Mohu změnit typ generovaného dokladu z XX na výdejku?
Ne. Ovladač ICOM vždy generuje pouze interní doklady typu XX. Toto nelze změnit.
Mohu importovat více souborů najednou?
Ano. Při výběru souboru můžete označit více CSV souborů, které budou zpracovány postupně.
Co se stane, pokud importuji stejný soubor dvakrát?
Systém kontroluje duplicity na základě unikátního kódu záznamu (kombinace typu ovladače, čísla karty vozu, čísla účtenky, data/času a kódu produktu). Duplicitní záznamy budou v náhledu zobrazeny zelenou nebo hnědou barvou a standardně nebudou znovu importovány.
Proč nevidím v náhledu sloupec s jménem řidiče?
Sloupec Řidič je záměrně skrytý v náhledu. Údaje o řidiči se do systému importují, ale v přehledové tabulce se nezobrazují.
Sloupec Sleva v CSV souboru – importuje se?
Ne. Ovladač sloupec se slevou (Discount) ignoruje a hodnota slevy se neimportuje.
Tento návod se vztahuje k ovladači Čerpání ICOM transport (modul č. 403). V případě potíží kontaktujte správce systému.