Home » » Odkazy nápověd » Importy » Import čerpání Silmet

Import čerpání Silmet

Uživatelský návod: Ovladač — Import čerpání Silmet

1. Úvod

Ovladač Čerpání Silmet slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot ze systému Silmet do vašeho informačního systému. Import se provádí ze souboru ve formátu Excel (XLSX), který obdržíte od poskytovatele karet Silmet.

Po úspěšném importu systém automaticky vytvoří interní doklady (XX) — tento typ dokladu je pevně nastaven a nelze jej změnit.

Důležité: Před prvním importem je nutné provést počáteční nastavení ovladače (viz kapitola 3).

2. Požadavky na vstupní soubor

2.1 Formát souboru

  • Soubor musí být ve formátu XLSX (Microsoft Excel 2007 a novější).
  • Starší formát XLS není podporován.
  • Data musí být umístěna na prvním listu sešitu (na názvu listu nezáleží, systém vždy čte první list).
  • Soubor nesmí být otevřen v Excelu v okamžiku importu — jinak nebude možné soubor načíst.

2.2 Struktura sloupců

Soubor musí v prvním řádku (hlavičce) obsahovat přesně tyto názvy sloupců:

Název sloupce Popis Příklad hodnoty
datum Datum a čas čerpání 2024-03-15 14:30:00
spz Registrační značka vozidla 1AB 2345
druh PHM Druh pohonné hmoty (text) Nafta motorová
hodnota Množství v litrech 45,50
cena bez DPH Celková cena bez DPH 1250,00
cena bez DPH l Jednotková cena za litr bez DPH 27,47
cena vč# DPH Celková cena s DPH 1512,50

Upozornění: Názvy sloupců musí být uvedeny přesně tak, jak je uvedeno v tabulce — malými písmeny a včetně speciálních znaků (např. mřížka # ve sloupci cena vč# DPH). Jakákoliv odchylka v názvech sloupců způsobí, že data nebudou správně načtena.

2.3 Formát data a času

Ovladač Silmet vyžaduje datum v mezinárodním ISO formátu:

yyyy-mm-dd hh:nn:ss

Příklad: 2024-03-15 14:30:00 (= 15. března 2024, 14:30:00)

⚠️ Pozor: Český formát data (dd.mm.yyyy) není podporován a způsobí chybu při importu. Pokud váš soubor obsahuje data v českém formátu, je třeba jej před importem upravit.

Pole datum musí obsahovat minimálně 10 znaků (samotné datum). Řádky s kratším polem datum (např. souhrnné řádky na konci souboru) jsou automaticky přeskočeny.

2.4 Kam soubor umístit

Výchozí umístění pro vstupní soubory je:

C:\IMPORTY\SILMET\

Soubor musí mít příponu .xlsx. Cestu k souboru můžete změnit při spuštění importu nebo trvale v nastavení systému.

3. Nastavení ovladače před prvním importem

Před prvním použitím importu je nutné nastavit číselník produktů (a případně číselník vozidel). Bez tohoto nastavení nebude import správně fungovat.

3.1 Otevření nastavení

Otevřete nastavení ovladače Silmet (funkce Možnosti ovladače / Nastavení importu). Zobrazí se formulář s několika záložkami a volbami.

3.2 Číselník produktů (povinné nastavení)

Číselník produktů je ve výchozím stavu prázdný — musíte ho vyplnit ručně.

Co je číselník produktů?
Jedná se o tabulku, která propojuje názvy druhů PHM z výpisu Silmet s účetní osnovou ve vašem systému.

Jak na to:

  1. Přejděte na záložku Číselník produktů.
  2. Přidejte nový záznam kliknutím na tlačítko Přidat.
  3. Do pole Kód zadejte přesný název druhu PHM tak, jak se objevuje v souboru Silmet — použijí se prvních 20 znaků textu ze sloupce druh PHM.
  4. Vyberte odpovídající účet z účetní osnovy.
  5. Opakujte pro každý druh PHM, který se ve výpisech vyskytuje.

Příklad nastavení:

Kód Účet Popis
Nafta motorová TA-N Pohonné hmoty – Nafta
Natural 95 TA-B Pohonné hmoty – Benzín

Tip: Pokud si nejste jistí, jaké názvy druhů PHM se ve výpisu vyskytují, otevřete si soubor XLSX v Excelu a podívejte se na sloupec druh PHM. Prvních 20 znaků každé unikátní hodnoty zadejte jako kód do číselníku.

Poznámka: Účetní osnova je automaticky nastavena na režim XX (interní doklady), takže se zobrazují pouze odpovídající účty.

3.3 Číselník vozidel (volitelné)

Číselník vozidel je ve výchozím stavu prázdný a nastavovat jej nemusíte, pokud se registrační značky (SPZ) v souboru Silmet shodují se SPZ ve vašem hlavním číselníku vozidel.

Kdy je potřeba číselník nastavit:

  • Pokud ve výpisu Silmet jsou SPZ v jiném tvaru, než jaký je evidován v systému.
  • Pokud potřebujete přiřadit konkrétní kód ze souboru ke konkrétnímu vozidlu v systému.

Jak na to:

  1. Přejděte na záložku Číselník vozidel.
  2. Přidejte nový záznam.
  3. Do pole Kód zadejte SPZ tak, jak se objevuje v souboru Silmet.
  4. Vyberte odpovídající vozidlo z hlavního číselníku.

3.4 Společná nastavení

Na formuláři nastavení naleznete také tyto společné volby:

Nastavení Popis Výchozí hodnota
Typ dokladu Typ generovaného dokladu — nelze měnit, vždy se generují interní doklady XX. XX
Párovat se stázkami Pokud zapnete, systém se pokusí automaticky přiřadit čerpání k existujícímu jízdnímu příkazu podle vozidla, data a času. Vypnuto
Importovat pouze spárované Pokud zapnete, importují se pouze záznamy, které se podařilo spárovat s jízdním příkazem. Záznamy bez vazby budou vynechány. Vypnuto (Ne)
Vymazat příznaky Umožňuje import do již zkontrolovaných jízdních příkazů. Vypnuto (Ne)
Nulový čas Záznamy s časem 0:00 budou párovány bez ohledu na čas. Neustaveno

Doporučení pro první import: Ponechte výchozí hodnoty a upravte je až podle potřeby na základě výsledků prvního importu.

4. Spuštění importu

4.1 Krok za krokem

  1. Připravte soubor — uložte soubor XLSX od poskytovatele Silmet do složky C:\IMPORTY\SILMET\ (nebo do jiného zvoleného umístění). Ujistěte se, že soubor není otevřen v Excelu.

  2. Spusťte import — v aplikaci zvolte funkci pro import čerpání Silmet.

  3. Vyberte soubor — systém zobrazí dialog pro výběr souboru. Ve výchozím nastavení se otevře složka C:\IMPORTY\SILMET\ a zobrazí soubory s příponou .xlsx. Vyberte požadovaný soubor a potvrďte.

  4. Zpracování souboru — systém automaticky:

    • Otevře soubor a přečte data z prvního listu.
    • Přeskočí souhrnné řádky na konci souboru (patička).
    • Zpracuje každý řádek — načte datum, čas, SPZ, druh PHM, množství a ceny.
    • Vyhledá odpovídající produkty a vozidla v číselnících.
    • Zkontroluje, zda záznam nebyl již dříve importován (kontrola duplicit).

  5. Zobrazí se náhled — viz kapitola 5.

4.2 Co systém provádí automaticky

Při zpracování každého řádku souboru systém automaticky:

  • Rozdělí pole datum na datum (yyyy-mm-dd) a čas (hh:nn:ss).
  • Normalizuje SPZ — odstraní nadbytečné znaky a sjednotí formát.
  • Přiřadí druh PHM — vezme prvních 20 znaků ze sloupce druh PHM a vyhledá v číselníku produktů.
  • Přiřadí sazbu DPH — použije globální základní sazbu DPH nastavenou v systému.
  • Nastaví měnu — vždy CZK (česká koruna).
  • Vytvoří unikátní kód záznamu — ve formátu SILMET-<SPZ>_<yyyymmddhhmm> pro kontrolu duplicit.
  • Importuje i záznamy bez SPZ — pokud v souboru chybí registrační značka, záznam se přesto naimportuje (bez přiřazení k vozidlu).

5. Náhled importovaných záznamů

Po zpracování souboru se zobrazí náhled s přehledem záznamů. Záznamy jsou barevně odlišeny podle jejich stavu:

Barva textu Význam Co to znamená
Černá Záznam v pořádku Nový záznam, úspěšně přiřazený k jízdnímu příkazu nebo označený jako „Mimo JP“. Bude importován.
Červená Nový záznam bez vazby Nový záznam, který se nepodařilo přiřadit k žádnému jízdnímu příkazu. Bude importován, ale bez vazby.
Hnědá Duplicita bez vazby Záznam byl již dříve importován a nemá vazbu na jízdní příkaz. Nebude znovu importován.
Zelená Duplicita s vazbou Záznam byl již dříve importován a má vazbu na jízdní příkaz. Nebude znovu importován.
Šedé pozadí Vyřazený Záznam je vyřazen z importu.

Co zobrazuje náhled

V náhledu uvidíte sloupce s údaji o jednotlivých čerpáních. Některé sloupce jsou záměrně skryty, protože pro import Silmet nejsou relevantní:

  • Skryté sloupce: Vlastní firma, Kód firmy, Podnik, Řidič
  • Pole Řidič je skryté, protože výpisy Silmet neobsahují informace o řidiči.
  • Pole Produkt (textový název) bude prázdné — to je očekávané chování. Pro přiřazení produktu slouží kód produktu.

Potvrzení importu

Po kontrole záznamů v náhledu:

  • Pokud je vše v pořádku, potvrďte import kliknutím na příslušné tlačítko.
  • Systém vygeneruje interní doklady XX pro všechny schválené záznamy.
  • Každý doklad bude obsahovat informace o středisku, účetní osnově a dalších údajích z číselníku produktů.

6. Přehled importovaných údajů

Pro lepší orientaci uvádíme přehled toho, co se z výpisu Silmet importuje a co nikoliv:

Importuje se:

Údaj Zdroj ve výpisu Poznámka
Datum čerpání Sloupec datum (prvních 10 znaků) Formát yyyy-mm-dd
Čas čerpání Sloupec datum (od 12. znaku) Formát hh:nn:ss
SPZ vozidla Sloupec spz Automaticky normalizována
Druh PHM (kód) Sloupec druh PHM (prvních 20 znaků) Vyhledává se v číselníku produktů
Množství (litry) Sloupec hodnota
Celková cena bez DPH Sloupec cena bez DPH
Jednotková cena/litr bez DPH Sloupec cena bez DPH l
Celková cena s DPH Sloupec cena vč# DPH
Sazba DPH Z globálního nastavení systému Neodvozuje se z výpisu
Měna Automaticky CZK

Neimportuje se:

  • Řidič — výpis Silmet neobsahuje informace o řidiči
  • Číslo externího dokladu — není k dispozici
  • Číselný kód vozidla — vozidlo je identifikováno pouze přes SPZ

7. Řešení častých problémů

❌ Soubor se nepodařilo otevřít

Možné příčiny a řešení:

  • Soubor je ve formátu XLS — uložte soubor znovu ve formátu XLSX (Excel 2007 a novější).
  • Soubor je otevřen v Excelu — zavřete soubor v Excelu a zkuste import znovu.
  • Chybí ovladač pro čtení Excelu — na počítači musí být nainstalován Microsoft ACE OLE DB Provider. Kontaktujte správce systému.
  • Data nejsou na prvním listu — přesuňte data na první list sešitu.

❌ Po importu se nezobrazily žádné záznamy

Možné příčiny a řešení:

  • Datum je v nesprávném formátu — zkontrolujte, že sloupec datum obsahuje data ve formátu yyyy-mm-dd hh:nn:ss (např. 2024-03-15 14:30:00). Český formát (15.03.2024) není podporován.
  • Pole datum je příliš krátké — systém přeskočí řádky, kde datum má méně než 10 znaků. Zkontrolujte, že datumové hodnoty jsou kompletní.
  • Názvy sloupců neodpovídají — ověřte, že hlavička souboru přesně odpovídá očekávaným názvům (viz kapitola 2.2).

❌ Produkty nejsou rozpoznány (zobrazují se červeně / s příznakem „P“)

Příčina: Číselník produktů je prázdný nebo neobsahuje odpovídající položku.

Řešení:

  1. Otevřete Nastavení ovladače → záložka Číselník produktů.
  2. Přidejte záznamy pro každý druh PHM, který se ve výpisu vyskytuje.
  3. Jako kód zadejte přesně prvních 20 znaků textu ze sloupce druh PHM (např. Nafta motorová).
  4. Přiřaďte odpovídající účet z účetní osnovy.

Tip: Pole „Produkt“ (textový název) v náhledu bude vždy prázdné — to je normální chování ovladače Silmet.

❌ Sazba DPH neodpovídá

Příčina: Ovladač Silmet používá globální základní sazbu DPH z nastavení systému, nikoli sazbu z výpisu.

Řešení:

  • Zkontrolujte globální nastavení sazby DPH v aplikaci.
  • Pokud čerpáte pohonné hmoty s různými sazbami DPH (základní a snížená), uvědomte si, že všechny záznamy budou mít přiřazenu základní sazbu. V případě potřeby upravte doklady po importu ručně.

❌ Vozidlo není nalezeno / není přiřazeno

Možné příčiny a řešení:

  • SPZ v souboru se liší od SPZ v systému — nastavte mapování v záložce Číselník vozidel (viz kapitola 3.3).
  • Pole SPZ je prázdné — ovladač standardně importuje i záznamy bez SPZ. Takový záznam nebude přiřazen k žádnému vozidlu.

❌ Záznamy se zobrazují jako duplicitní (hnědé/zelené)

Příčina: Systém kontroluje duplicity pomocí unikátního kódu ve formátu SILMET-<SPZ>_<yyyymmddhhmm>. Kód má přesnost na minuty — pokud ve výpisu existují dvě čerpání stejného vozidla ve stejné minutě, budou mít identický kód a jedno z nich bude vyhodnoceno jako duplicita.

Řešení:

  • Zkontrolujte zdrojový soubor, zda neobsahuje skutečné duplicity.
  • Pokud se jedná o legitimní záznamy (dvě různá čerpání ve stejné minutě), kontaktujte správce systému pro ruční zpracování.

❌ Zaměnění sloupců s cenami

Dávejte pozor na rozdíl mezi dvěma podobnými sloupci:

  • cena bez DPH = celková cena bez DPH (za celé čerpání)
  • cena bez DPH l = cena bez DPH za jeden litr (jednotková cena)

Pokud by v souboru byly tyto sloupce prohozeny, ceny na dokladech budou nesprávné. Před importem zkontrolujte, že hodnoty v těchto sloupcích dávají smysl (celková cena by měla být výrazně vyšší než jednotková cena za litr).

8. Stručný přehled — krok za krokem

  1. ✅ Připravte soubor — XLSX formát, data na prvním listu, datum v ISO formátu (yyyy-mm-dd).
  2. ✅ Nastavte číselníky (při prvním použití) — zejména Číselník produktů je povinný.
  3. ✅ Uložte soubor do složky C:\IMPORTY\SILMET\ (nebo jiné nakonfigurované složky).
  4. ✅ Zavřete soubor v Excelu, pokud je otevřen.
  5. ✅ Spusťte import a vyberte soubor.
  6. ✅ Zkontrolujte náhled — věnujte pozornost barevnému zvýraznění záznamů.
  7. ✅ Potvrďte import — systém vygeneruje interní doklady XX.

9. Kontakt a podpora

V případě problémů, které nelze vyřešit pomocí tohoto návodu, kontaktujte správce systému. Při nahlášení problému uveďte:

  • Popis chyby nebo neočekávaného chování.
  • Název a umístění importovaného souboru.
  • Obsah logovacího souboru (nachází se v umístění definovaném parametrem systému).
  • Snímek obrazovky s chybovou hláškou nebo náhledem importu.