Základní popis funkce ovladače

Importní ovladač Digitoo slouží k napojení Dopravy 4K na systém rozpoznávání a vytěžování dokumentů Digitoo (www.digitoo.ai), které probíhá pomocí prostředků umělé inteligence. Systém Digitoo se s pomocí uživatele umí učit, takže úspěšnost rozpoznávání obsahu dokladů může dosáhnout až 100%.

Z Digitoo našim ovladačem načítáme faktury došlé, které jsou automaticky zapsány do evidence faktur došlých a v případě, že je aktivní některý z ovladačů pro online export do napojeného účetního systému, dojde i k zaúčtování dokladu. Umíme také párovat obsah faktury na jednotlivé objednávky, pokud jsou čísla objednávky ve faktuře přítomny.

Celý proces od přijetí faktury, přes schválení, import do D4K  a export do účetnictví probíhá pouze elektronicky, bez nutnosti jakéhokoliv ručního přepisování údajů z papírových dokumentů.

Digitoo umožňuje zpracování více front přijatých faktur. Jedna fronta tak může být například pro modul spedice, druhá pro modul doprava.

Workflow

1. Do Digitoo je doručena faktura došlá. Faktura ve formátu PDF, nebo jako naskenovaný obrázek, může být nahrána ručně, nebo odeslána na email systému Digitoo, který ji pak sám zařadí do fronty dokladů ke zpracování.
2. Digitoo rozpozná obsah faktury a nabídne fakturu ke kontrole obsluze.
3. Případné nesrovnalosti obsluha v intuitivním webovém prostředí opraví a tím Digitoo naučí 100 % rozpoznávat své typy formulářů faktur.
4. Obsluha může na fakturu přiřadit správné kontace, střediska, vozidla
5. V dalším kroku může být faktura odsouhlasena další osobou jako schválená k importu.
6. Importní ovladač v Dopravě 4K se spojí s Digitoo a stáhne nově schválené faktury došlé
7. Doprava 4K při importu může kontrolovat:
   1. Jedinečnost variabilního symbolu
   2. Shodnost částky faktury se součtem fakturovaných objednávek v D4K
   3. Splatnost faktury se musí rovnat nebo být delší než splatnost na objednávce
8. Pokud Doprava 4K rozpozná ve faktuře nějakou nesrovnalost, vrátí fakturu zpět do Digitoo i s popisem důvodu vrácení. Možné důvody pro vrácení:
   1. Faktura neprošla kontrolou dle bodu 7
   2. Faktura neobsahuje všechny nutné údaje nař. pro výpočet DPH, celkové částky apod.
9. Jestliže je v Dopravě 4K aktivní některý z online exportů do účetnictví, provede se rovnou zaúčtování faktury.

 

Postup nastavení

1. Pro frontu přijatých faktur získat komunikační token z uživatelského profilu v Digitoo. Tento token uložit do textového souboru a nastavit cestu k soboru v „Nastavení importu“.
2. Nastavit cestu k protokolu práce.
3. V „nastavení importu“ zvolit, zda se má odesílat číselník středisek, vozidel, kontací. To závisí na požadavcích zákazníka. Pokud mají být tyto volby aktivní, musí příslušná pole, na která mají být číselníky napojeny, aktivována prostřednictvím Digitoo.
4. Vytvořit soubor s konfigurací a nastavit k němu cestu v „nastavení importu“

Soubor s konfigurací může vypadat například takto:

[workspace]

organization_id=59f44fc5-72c1-44f6-ab3d-d8bd08186191

workspace_id=9ac6bff3-0f3c-40e5-ac97-663de26b4c81

organization_name=Jméno firmy dle Digitoo

[queue1]

name=Přijaté faktury – dopravci

module=3

type=recieved_invoice

[queue2]

name=Přijaté faktury – režijní

module=1

type=recieved_invoice

Důležité údaje organization_id, workspace_id, organization_name lze zjistit po spuštění prvního testovacího importu, kde bude nasaven pouze „soubor s tokenem“. Tyto údaje budou zapsány v souboru protokolu.

Údaj „name“ ze sekce [queue1] respektive [queue2] je název fronty, tak jak je zadán v Digitoo.

5. Nastavit chování v případě existujícího var. Symbolu, kontrolu splatnosti, kontrolu částky faktury na objednávky