Import faktur došlých z Pohody — Uživatelský návod

1. Úvod

Funkce Import – Faktury došlé (Pohoda) slouží k přenosu přijatých faktur ze účetního systému Stormware Pohoda do aplikace Doprava 4K. Import probíhá prostřednictvím XML souborů, které Pohoda vygeneruje a aplikace Doprava 4K je následně načte a zpracuje.

Importovat lze následující typy dokladů:

Typ dokladu	Popis
Přijatá faktura	Běžná faktura od dodavatele
Přijatý dobropis	Dobropis k přijaté faktuře
Přijatý vrubopis	Vrubopis k přijaté faktuře
Opravný daňový doklad	Opravný daňový doklad přijatý od dodavatele

Import lze spouštět ručně (interaktivní režim s náhledem a schvalováním) nebo automaticky (dávkový režim bez zásahu uživatele).

2. Než začnete — předpoklady

Před prvním použitím importu je nutné zajistit:

✅ Máte nainstalovaný a funkční účetní systém Stormware Pohoda
✅ V aplikaci Doprava 4K máte nastavená příslušná oprávnění pro import faktur došlých
✅ Máte přístup ke sdílené složce, kde se ukládají přílohy faktur (pokud přílohy využíváte)
✅ V číselníku středisek aplikace Doprava 4K jsou zavedena střediska odpovídající střediskům v Pohodě
✅ V systému jsou nastaveny kontace (předkontace) pro faktury došlé

3. Nastavení základních parametrů

Základní parametry importu se konfigurují prostřednictvím čtyř systémových parametrů (F1–F4). Tyto parametry se zpravidla nastavují jednorázově při prvním nasazení importu a poté se mění jen výjimečně. Nastavení obvykle provádí administrátor systému.

3.1 Parametr F1 — Cesta k XML souboru

Co nastavit: Úplnou cestu k XML souboru, který slouží jako vstupní/výstupní soubor pro komunikaci s Pohodou.

Příklad:

C:\PohodaData_FD.xml

Poznámka: Odpověď (response) z Pohody se automaticky hledá ve složce Response v rámci stejného adresáře. Pokud je tedy cesta k souboru C:\PohodaData_FD.xml, odpověď se očekává v C:\Response\PohodaData_FD.xml. Tuto podsložku nemusíte vytvářet ručně — Pohoda ji vytvoří sama.

3.2 Parametr F2 — Příkaz pro spuštění exportu z Pohody

Co nastavit: Příkazový řádek pro automatické spuštění Pohody s exportem faktur.

Příklad:

C:\Program Files\StormWare\Pohoda\Pohoda.exe /XML "admin" "" "C:\export_fd.ini"

Jednotlivé části příkazu:

Cesta k programu Pohoda (Pohoda.exe)
Přepínač /XML — spustí Pohodu v režimu XML komunikace
"admin" — uživatelské jméno pro přihlášení do Pohody
"" — heslo (prázdné, pokud není vyžadováno)
Cesta k INI souboru s konfigurací XML exportu

Tip: Pokud tento parametr ponecháte prázdný, automatický export z Pohody se nespustí. V takovém případě je nutné XML soubor s fakturami z Pohody vyexportovat ručně a umístit ho na cestu uvedenou v parametru F1. Tento způsob je vhodný zejména pro testování nebo jednorázové importy.

3.3 Parametr F3 — Složka pro přílohy

Co nastavit: Síťovou nebo lokální cestu ke složce, ve které Pohoda ukládá dokumenty (přílohy) k přijatým fakturám.

Příklad:

\\server\pohoda_e1\Dokumenty\firma\fakturace\Přijaté faktury

K importovaným fakturám se automaticky přiřadí odkaz na přílohu (naskenovaný originál faktury apod.) z této složky.

3.4 Parametr F4 — Soubor chybového protokolu

Co nastavit: Cestu k textovému souboru, do kterého se budou zapisovat informace o průběhu importu a případné chyby.

Příklad:

C:\Logy\import_fd_pohoda.log

Tip: Pokud parametr ponecháte prázdný, chybový protokol do souboru se nebude zapisovat. V dávkovém (automatickém) režimu se chyby vždy zapisují do systémového protokolu Windows (Event Log), a to nezávisle na tomto nastavení.

4. Nastavení importu — dialog „Možnosti driveru“

Dialog Možnosti driveru je hlavní konfigurační okno, které uživatel běžně používá pro nastavení rozsahu a parametrů importu. Otevřete jej z nabídky importu faktur došlých.

V zápatí dialogu je zobrazen informativní text: „Nastavení driveru pro import faktur došlých Pohoda“.

Dialog obsahuje záložku Parametry se dvěma skupinami nastavení:

4.1 Skupina „Rozsah importovaných dat“

Pole „Importovat faktury od“

Vlastnost	Hodnota
Typ pole	Výběr data (kalendář)
Výchozí hodnota	1. 1. 2013
Povinné	Ano

Popis: Zadejte datum, od kterého chcete importovat faktury. Importovány budou všechny faktury s datem vystavení od tohoto data do dnešního dne.

Jak vyplnit:

Klikněte na pole s datem.
Vyberte požadované datum z kalendáře, nebo datum zapište ručně ve formátu DD.MM.RRRR.

Důležité upozornění: Po úspěšném importu (kdy se podaří naimportovat všechny faktury) se toto datum automaticky aktualizuje na dnešní den. Při příštím importu se tak budou stahovat pouze nové faktury. Pokud potřebujete opakovaně importovat starší faktury, musíte datum ručně nastavit zpět.

Tip: Změna data se ukládá okamžitě — není třeba klikat na žádné tlačítko pro uložení.

Pole „Uživatelský filtr z Pohody“

Vlastnost	Hodnota
Typ pole	Textové pole
Maximální délka	50 znaků
Povinné	Ne (volitelné)

Popis: Můžete zadat název uživatelského filtru, který máte vytvořený v programu Pohoda. Pokud filtr zadáte, budou se importovat pouze faktury odpovídající tomuto filtru.

Jak vyplnit:

Klikněte do textového pole.
Zadejte přesný název filtru tak, jak je pojmenován v Pohodě.
Pokud filtr nechcete používat, ponechte pole prázdné — import stáhne všechny faktury v zadaném období.

Tip: Změna hodnoty se ukládá okamžitě.

Upozornění: Pokud zadáte název neexistujícího filtru, Pohoda filtr ignoruje a vyexportuje všechny faktury.

4.2 Skupina „Nastavení střediska dokladu“

Pole „Výchozí středisko“

Vlastnost	Hodnota
Typ pole	Pouze pro čtení (výběr přes tlačítko)
Maximální délka	11 znaků
Povinné	Ne (doporučeno)

Popis: Výchozí středisko se použije u faktur, u kterých nebylo nalezeno středisko ani z kontací (předkontací) v Dopravě 4K, ani z údajů v Pohodě. Jedná se o záložní (fallback) hodnotu.

Jak vyplnit:

Klikněte na tlačítko výběru (ikona lupy/šipky) vedle pole se střediskem.
Otevře se číselník středisek — vyberte požadované středisko.
Po výběru se do pole vyplní kód střediska a vedle se zobrazí jeho název (tučným písmem).

Jak středisko funguje — priorita přiřazení:
Středisko se k faktuře přiřazuje v tomto pořadí (od nejvyšší priority):

Středisko z kontací (předkontací) — pokud je v Dopravě 4K nalezena odpovídající kontace, použije se středisko z ní.
Středisko z Pohody — pokud faktura v Pohodě obsahuje přiřazené středisko, použije se to.
Výchozí středisko (toto pole) — použije se pouze v případě, že středisko nebylo nalezeno ani v kontacích, ani v Pohodě.

Pod polem je informativní text: „pouze pro případ nenalezení střediska z POHODy“.

5. Spuštění importu

Po provedení nastavení můžete spustit samotný import faktur došlých. Proces importu probíhá v několika automatických krocích:

Krok 1 — Generování požadavku (automaticky)

Systém automaticky vytvoří XML soubor s požadavkem na export faktur z Pohody. Požadavek obsahuje:

Datumový rozsah (od data nastaveného v dialogu do dnešního dne)
Uživatelský filtr (pokud je nastaven)
Požadavek na všechny 4 typy dokladů (faktura, dobropis, vrubopis, opravný doklad)

Krok 2 — Spuštění Pohody (automaticky)

Pokud je vyplněn parametr F2 (příkaz pro export), systém automaticky spustí Pohodu, která:

Přečte požadavek
Vygeneruje odpověď s fakturami ve formátu XML
Uloží odpověď do složky Response

Během tohoto kroku je zobrazeno čekací okno. Vyčkejte prosím, než Pohoda dokončí export — nezavírejte okno Pohody ani Dopravy 4K.

Krok 3 — Načtení a zpracování dat (automaticky)

Systém načte odpověď z Pohody a zpracuje jednotlivé faktury. Pro každou fakturu se:

Načte hlavička (číslo dokladu, data, částky, měna, dodavatel)
Načtou řádky (položky faktury s částkami a sazbami DPH)
Přiřadí kontace a středisko
Vyhledá nebo vytvoří záznam dodavatele v adresáři
Přiřadí příloha (odkaz na dokument)

6. Náhled a schválení importu (interaktivní režim)

V interaktivním režimu se po zpracování dat zobrazí formulář náhledu importovaných dat, kde můžete zkontrolovat a schválit jednotlivé faktury před jejich uložením.

6.1 Záložky formuláře

Formulář obsahuje dvě záložky:

Záložka	Obsah
Záznamy k importu	Faktury, které lze naimportovat
Neimportovatelné	Faktury, které nelze naimportovat (např. chybějící položky v číselnících)

Doporučení: Vždy zkontrolujte záložku Neimportovatelné. Pokud obsahuje záznamy, je třeba nejprve doplnit chybějící údaje v číselnících (např. sazby DPH, účty) a poté import zopakovat.

6.2 Barevné značení záznamů

Barvy textu v seznamu faktur mají následující význam:

Barva textu	Význam
⬛ Černá	Nový záznam — dosud nebyl importován
🟩 Zelená	Záznam již byl dříve naimportován (opakovaný import — nebude zduplikován)
🟥 Červená	Nový záznam, ale nemá všechny potřebné položky v číselnících
🟫 Hnědá	Již naimportovaný záznam s chybějícími položkami v číselnících

Barva pozadí řádku:

Barva pozadí	Význam
Bílá	Záznam JE zařazen k importu
Šedá (tlačítkové pozadí)	Záznam NENÍ zařazen k importu

6.3 Ovládací prvky

Tlačítko	Funkce	Poznámka
OK	Potvrdí import vybraných záznamů	Importují se pouze záznamy s bílým pozadím
Storno	Zruší import — žádná data se neuloží
Zařadit / Vyřadit	Přepíná, zda se vybraný záznam bude importovat	Klávesová zkratka: Insert
Zobrazit / Skrýt naimportované	Zapne/vypne zobrazení dříve naimportovaných záznamů (zelených)	Slouží pro zpřehlednění seznamu

Postup schválení importu:

Prohlédněte si seznam faktur na záložce Záznamy k importu.
Pokud některou fakturu nechcete importovat, označte ji a stiskněte tlačítko Vyřadit (nebo klávesu Insert). Pozadí řádku zešedne.
Pokud chcete vyřazený záznam vrátit zpět, označte jej a stiskněte Zařadit (nebo klávesu Insert).
Zkontrolujte záložku Neimportovatelné — záznamy na této záložce nelze importovat.
Po kontrole klikněte na OK pro potvrzení importu, nebo na Storno pro zrušení.

6.4 Smazání XML souboru po importu

Po potvrzení importu se vás systém může zeptat, zda chcete smazat zdrojový XML soubor:

Pokud byly všechny faktury úspěšně naimportovány, soubor se smaže automaticky (je-li to povoleno v nastavení).
Pokud některé faktury nebyly naimportovány, systém se zeptá, zda chcete soubor přesto smazat.

Doporučení: Pokud existují nenaimportované záznamy, XML soubor raději nemažte — budete ho moci využít při opakovaném importu.

7. Co se děje po importu

7.1 Uložení dat

Po potvrzení importu systém provede pro každou fakturu:

Uloží hlavičku faktury — číslo dokladu, data, dodavatel, částky, měna, středisko
Uloží řádky (položky) faktury — částky, sazby DPH, účetní údaje
Aktualizuje částku k úhradě (pokud nebyla nastavena z Pohody)
Uloží přílohy — odkaz na naskenovaný dokument

Každá faktura se ukládá samostatně. Pokud se uložení jedné faktury nezdaří, ostatní faktury se uloží bez problémů.

7.2 Ochrana proti duplicitám

Systém automaticky chrání proti zdvojení faktur při opakovaném importu. Každá faktura má jedinečný identifikátor (klíč) složený z čísla dokladu v Pohodě. Pokud fakturu s daným číslem importujete opakovaně, systém ji nepřidá znovu — v náhledu bude zobrazena zeleně.

7.3 Aktualizace data importu

Po úspěšném importu všech faktur se datum „Importovat faktury od“ automaticky posune na dnešní den. Při příštím importu se tak budou stahovat pouze novější faktury.

Upozornění: Pokud se některé faktury nepodařilo naimportovat, datum se neaktualizuje — při příštím importu se znovu stáhnou všechny faktury od původního data.

7.4 Protokol importu

Po dokončení importu se zapíše protokol s informacemi:

Kolik faktur bylo úspěšně naimportováno
Kolik faktur nebylo naimportováno

V dávkovém (automatickém) režimu se informace zapíší do systémového protokolu Windows (Prohlížeč událostí, zdroj: „Doprava 4K“).

8. Dávkový (automatický) režim

Import lze spouštět i automaticky bez zásahu uživatele (např. jako naplánovanou úlohu). V tomto režimu:

Nezobrazuje se žádný náhled dat — všechny faktury se importují automaticky
Nezobrazují se dialogová okna s chybami — chyby se zapisují do protokolu (soubor F4) a do systémového protokolu Windows
XML soubor se po importu automaticky nemaže
Veškeré informace o průběhu importu naleznete v Prohlížeči událostí Windows (zdroj: „Doprava 4K“)

9. Zpracování specifických údajů

9.1 Měna a kurz

Pokud je faktura v cizí měně, importuje se měna, kurz a množství měny automaticky z Pohody.
Pokud faktura neobsahuje údaje o cizí měně, systém ji zpracuje jako tuzemskou (v CZK).
Částka k úhradě se primárně přebírá v cizí měně. Pokud není k dispozici, vypočítá se jako součet tuzemských částek (základ + DPH + zaokrouhlení).

9.2 DPH a sazby

Sazby DPH se načítají automaticky z Pohody:

Základní sazba — označena v Pohodě jako „high“
Snížená sazba — označena v Pohodě jako „low“
Nulová sazba — ostatní případy

Konkrétní procentní hodnoty sazeb se určují na základě data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) dle platné legislativy nastavené v Dopravě 4K.

9.3 Zálohy

Položky faktur, které obsahují text „uhrazená záloha“, se při importu automaticky přeskakují (neimportují se). Jedná se o zápočet dříve uhrazené zálohy, který se v Dopravě 4K řeší jiným způsobem.

9.4 Typ plnění

Na základě kontací (předkontací) se ke každé faktuře automaticky přiřadí typ plnění:

Typ	Popis
Tuzemské	Faktura od tuzemského dodavatele
EU	Faktura z EU
Mimo EU	Faktura ze země mimo EU
EU s DPH	Faktura z EU s tuzemským DPH

9.5 Dodavatel (adresář)

Údaje o dodavateli se přebírají automaticky z Pohody (název firmy, IČO, DIČ, adresa). Pokud dodavatel v adresáři Dopravy 4K dosud neexistuje, systém ho automaticky vytvoří.

10. Řešení problémů

Časté chybové hlášky a jejich řešení

Chybová hláška	Příčina	Řešení
„Příkaz pro export faktur došlých z POHODy selhal!“	Nepodařilo se spustit program Pohoda nebo export skončil chybou	Zkontrolujte cestu k Pohodě v parametru F2. Ověřte, že Pohoda není zablokovaná (jiný uživatel, licence).
„Při exportu z POHODy došlo k chybě: …“	Pohoda vrátila chybu v odpovědi	Přečtěte detail chyby. Nejčastěji jde o chybné přihlašovací údaje nebo problém s daty v Pohodě.
„Nenalezen root element dokumentu“	XML soubor nemá správný formát nebo je poškozený	Zkontrolujte, zda Pohoda vygenerovala odpověď. Zkuste export zopakovat.
„Nepodařilo se naimportovat fakturu došlou: {číslo}“	Chyba při ukládání konkrétní faktury do databáze	Zkontrolujte chybový protokol pro detaily. Může se jednat o chybějící středisko, číselnou řadu apod.

Často kladené otázky

Mohu importovat faktury opakovaně?
Ano. Systém automaticky rozpozná dříve naimportované faktury a nepřidá je znovu. V náhledu budou zobrazeny zeleně.

Proč se některé faktury zobrazují červeně?
Červená barva značí, že faktura nemá všechny potřebné údaje v číselnících Dopravy 4K (např. chybějící sazba DPH, neznámý účet). Je nutné doplnit chybějící údaje do číselníků a import zopakovat.

Proč se datum „od“ samo změnilo?
Po úspěšném importu všech faktur se datum automaticky posune na dnešek, aby se při příštím importu stahovaly pouze nové faktury. Pokud potřebujete reimportovat starší faktury, datum ručně nastavte zpět.

Co když Pohoda běží u jiného uživatele?
Automatický export může selhat, pokud je Pohoda spuštěna jiným uživatelem nebo probíhá jiná operace. Zavřete ostatní instance Pohody a zkuste import znovu.

Kde najdu protokol o importu?

Soubor protokolu — na cestě uvedené v parametru F4 (pokud je nastaven)
Systémový protokol Windows — Prohlížeč událostí → Protokoly aplikací → zdroj „Doprava 4K“ (zejména v dávkovém režimu)

11. Shrnutí pracovního postupu

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  1. Otevřete „Možnosti driveru"             │
│     → Nastavte datum od, filtr, středisko   │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  2. Spusťte import                          │
│     → Systém automaticky vygeneruje         │
│       požadavek a spustí Pohodu             │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  3. Zkontrolujte náhled                     │
│     → Zelené = již importováno              │
│     → Černé = nový záznam                   │
│     → Červené = problém s číselníky         │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  4. Vyřaďte nechtěné záznamy               │
│     → Tlačítko Vyřadit / klávesa Insert    │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  5. Potvrďte import tlačítkem OK            │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  6. Zkontrolujte výsledek v protokolu       │
└─────────────────────────────────────────────┘

Verze dokumentu odpovídá verzi importního modulu 19.11.13

Import – faktury došlé Pohoda

Import faktur došlých z Pohody — Uživatelský návod

1. Úvod

2. Než začnete — předpoklady

3. Nastavení základních parametrů

3.1 Parametr F1 — Cesta k XML souboru

3.2 Parametr F2 — Příkaz pro spuštění exportu z Pohody

3.3 Parametr F3 — Složka pro přílohy

3.4 Parametr F4 — Soubor chybového protokolu

4. Nastavení importu — dialog „Možnosti driveru“

4.1 Skupina „Rozsah importovaných dat“

Pole „Importovat faktury od“

Pole „Uživatelský filtr z Pohody“

4.2 Skupina „Nastavení střediska dokladu“

Pole „Výchozí středisko“

5. Spuštění importu

Krok 1 — Generování požadavku (automaticky)

Krok 2 — Spuštění Pohody (automaticky)

Krok 3 — Načtení a zpracování dat (automaticky)

6. Náhled a schválení importu (interaktivní režim)

6.1 Záložky formuláře

6.2 Barevné značení záznamů

6.3 Ovládací prvky

6.4 Smazání XML souboru po importu

7. Co se děje po importu

7.1 Uložení dat

7.2 Ochrana proti duplicitám

7.3 Aktualizace data importu

7.4 Protokol importu

8. Dávkový (automatický) režim

9. Zpracování specifických údajů

9.1 Měna a kurz

9.2 DPH a sazby

9.3 Zálohy

9.4 Typ plnění

9.5 Dodavatel (adresář)

10. Řešení problémů

Časté chybové hlášky a jejich řešení

Často kladené otázky

11. Shrnutí pracovního postupu