Home » » Odkazy nápověd » Importy » Import úhrad Pohoda

Import úhrad Pohoda

Import úhrad faktur z programu Pohoda — Uživatelský návod

1. Úvod

Modul Import úhrad faktur (Pohoda) slouží k automatickému přenosu úhrad faktur z účetního systému Stormware Pohoda do aplikace Doprava 4K. Díky tomuto modulu nemusíte úhrady zadávat ručně — stačí je importovat přímo z Pohody.

Modul podporuje import úhrad jak přijatých (došlých) faktur, tak odeslaných (vydaných) faktur.

Dostupné varianty importu

Varianta Popis Kdy použít
Úhrady faktur (Pohoda) Import z databáze Access (soubor .mdb) Používáte Pohodu v lokální verzi s databází Access
Úhrady faktur (Pohoda SQL) Import z databáze SQL Server Používáte Pohodu v síťové (SQL) verzi

Obě varianty fungují obdobně — liší se pouze ve způsobu připojení k databázi Pohoda.

2. Než začnete

Před prvním spuštěním importu se ujistěte, že:

  • Máte přístup k databázi programu Pohoda (buď k souboru .mdb, nebo k SQL Serveru).
  • V programu Doprava 4K jsou zavedeny faktury, ke kterým chcete importovat úhrady.
  • Znáte přihlašovací údaje k SQL Serveru (pokud používáte SQL variantu).

3. Nastavení importu

Před prvním importem je nutné provést nastavení. Dialogové okno nastavení otevřete prostřednictvím příslušné volby v aplikaci Doprava 4K.

3.1 Nastavení pro variantu Access (soubor .mdb)

Pro variantu Access je potřeba nastavit cestu k databázovému souboru Pohoda (soubor s příponou .mdb).

  • Pokud je cesta k souboru správně nastavena a soubor existuje, program jej při importu otevře automaticky.
  • Pokud cesta není nastavena, zobrazí se při importu dialogové okno pro výběr souboru — vyberte příslušný soubor .mdb a potvrďte.

3.2 Nastavení pro variantu SQL Server

Pro připojení k SQL Serveru je nutné vyplnit následující údaje:

Pole Popis Příklad
Název databáze Název databáze Pohoda na SQL Serveru StwPh_04672232_2008
Název serveru Název nebo IP adresa SQL Serveru SQLSERVER01 nebo 192.168.1.10
Uživatelské jméno Přihlašovací jméno k SQL Serveru sa
Heslo Heslo k SQL Serveru (vaše heslo)

Tip: Pokud ponecháte uživatelské jméno prázdné, program se pokusí připojit pomocí ověření systémem Windows (tzv. Trusted Connection). V takovém případě není heslo potřeba.

Upozornění: Pokud není vyplněn název databáze nebo název serveru, import skončí s chybou „Nevyplněná databáze nebo název serveru.“

3.3 Společné nastavení importu úhrad

Po otevření dialogu Nastavení importu úhrad faktur (rozměry okna cca 470 × 165 bodů) najdete dvě nastavení:

Importovat úhrady od (datum)

Pole pro zadání data, od kterého se mají úhrady importovat.

  • Výchozí hodnota: 1. leden aktuálního roku.
  • Nastavte datum podle potřeby — importovány budou pouze úhrady s datem úhrady rovným nebo pozdějším než zadané datum.
  • Toto nastavení slouží k omezení objemu importovaných dat — nemusíte importovat staré úhrady, které již v Dopravě 4K máte.

Poznámka: U varianty Access se filtr dle data nepoužívá — importují se vždy všechny úhrady z databáze. U varianty SQL Server se filtr uplatní.

Vymazat naimportované úhrady, které byly v systému POHODA smazány

Zaškrtávací pole (checkbox), které řídí automatickou kontrolu smazaných úhrad.

  • Výchozí hodnota: Nezaškrtnuto (Ne).
  • Pokud tuto volbu zaškrtnete, program při každém importu porovná dříve naimportované úhrady v Dopravě 4K s aktuálním stavem v Pohodě. Pokud zjistí, že některé úhrady byly v Pohodě mezitím smazány, nabídne vám jejich smazání i v Dopravě 4K.

Po provedení nastavení klikněte na tlačítko OK.

Důležité: Nastavení se ukládá automaticky — stačí je provést jednou, při dalších importech se použijí uložené hodnoty.

4. Spuštění importu

4.1 Varianta Access (MDB)

  1. Spusťte funkci Úhrady faktur (Pohoda) v aplikaci Doprava 4K.
  2. Pokud není cesta k souboru přednastavena, zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru — vyhledejte a vyberte databázový soubor Pohoda (.mdb).
  3. Zobrazí se postupně informační okna o průběhu:
    • „Probíhá připojování k databázi systému POHODA …“
    • „Probíhá kontrola na smazané úhrady …“ (pokud je zapnuta kontrola smazaných)
    • „Probíhá načítání úhrad ze systému POHODA … (N)“ — kde N je průběžný počet načtených úhrad
  4. Po načtení úhrad se zobrazí okno náhledu importovaných dat (viz kapitola 5).

4.2 Varianta SQL Server

  1. Spusťte funkci Úhrady faktur (Pohoda SQL) v aplikaci Doprava 4K.
  2. Program se automaticky připojí k SQL Serveru na základě uložené konfigurace.
  3. Průběh je shodný s variantou Access (body 3–4 výše).

Poznámka: Varianta SQL Server může běžet také v automatickém (neinteraktivním) režimu — např. při spuštění z plánovače úloh. V tomto případě se žádná okna nezobrazují a výsledky se zapisují do systémového protokolu Windows (Windows Event Log) pod zdrojem „Doprava 4K“.

5. Náhled importovaných dat

Po načtení úhrad z Pohody se zobrazí okno náhledu. V horní části okna najdete záložky — přejděte na záložku Úhrady, kde v závorce uvidíte celkový počet načtených úhrad.

5.1 Tabulka úhrad

V tabulce (gridu) jsou zobrazeny jednotlivé úhrady s následujícími sloupci:

Sloupec Popis
DRUH Druh faktury: O = odeslaná (vydaná) faktura, D = došlá (přijatá) faktura
VAR_SYMBOL Variabilní symbol úhrady
DOKLAD Číslo dokladu úhrady
DATUM Datum provedení úhrady
CASTKA Částka úhrady
MENA Měna úhrady (např. CZK, EUR)
PAR_DOKLAD Číslo spárovaného dokladu v Dopravě 4K — ukazuje, ke které faktuře byla úhrada přiřazena
CISDOKL Číslo dokladu faktury z účetního systému Pohoda
FA_CASTKA Celková částka faktury
FA_DATVYST Datum vystavení faktury
FA_DATPLN Datum zdanitelného plnění
FA_DATSPL Datum splatnosti faktury

5.2 Barevné označení řádků

Barvy textu v tabulce vám pomohou rychle rozpoznat stav jednotlivých úhrad:

Barva Význam
🟢 Zelená Úhrada byla úspěšně naimportována.
🔵 Tyrkysová (Teal) Úhrada již v Dopravě 4K existuje (byla nalezena podle importního klíče) — při importu bude aktualizována.
🔴 Červená Úhrada čeká na zpracování, nebo při importu nastala chyba.
🔴 Červená (sloupec PAR_DOKLAD je prázdný) Úhrada nebyla spárována s žádnou fakturou v Dopravě 4K — nebude možné ji naimportovat.

5.3 Zobrazení chyb

Pokud v tabulce kliknete na řádek úhrady, u které došlo k chybě, zobrazí se pod tabulkou červený text s popisem chyby, např.:

  • „Chyba: Nenalezena vazba na doklad.“ — úhrada nebyla přiřazena k žádné faktuře v Dopravě 4K.

5.4 Jak funguje párování úhrad s fakturami

Program se automaticky pokusí přiřadit (spárovat) každou načtenou úhradu k odpovídající faktuře v Dopravě 4K. Párování probíhá postupně podle několika kritérií:

  • Číslo dokladu — pokud je k dispozici, hledá se nejprve podle něj.
  • Variabilní symbol + částka faktury — pokud číslo dokladu nestačí k jednoznačnému určení.
  • Datum zdanitelného plnění, kód dodavatele, datum vystavení, datum splatnosti — postupně se přidávají další kritéria, dokud se nenajde jednoznačná shoda.

Tip: Pokud je některá úhrada zobrazena červeně a ve sloupci PAR_DOKLAD je prázdná hodnota, znamená to, že v Dopravě 4K nebyla nalezena odpovídající faktura. Zkontrolujte, zda je faktura v Dopravě 4K správně zavedena (variabilní symbol, číslo dokladu, částka).

6. Potvrzení a provedení importu

6.1 Tlačítko „Naimportovat“

Po kontrole dat v náhledu klikněte na tlačítko Naimportovat v dolní části okna.

  • Program provede uložení úhrad do databáze Dopravy 4K.
  • Po dokončení se zobrazí zpráva: „Import dat byl dokončen.“
  • Popisek tlačítka se změní na „Dokončit“.
  • V tabulce se aktualizují barvy řádků — úspěšně naimportované úhrady se zobrazí zeleně.

6.2 Tlačítko „Opakovat neúspěšné“

Pokud některé úhrady nebyly úspěšně naimportovány (např. kvůli nenalezené vazbě na fakturu), zobrazí se tlačítko Opakovat neúspěšné.

  • Po kliknutí se program pokusí znovu naimportovat pouze ty úhrady, u kterých došlo k chybě.
  • Toto může být užitečné v případě, že jste mezitím problém vyřešili (např. doplnili chybějící fakturu).

6.3 Přehled výsledků

V dolní části okna a na záložce Přehled najdete souhrn:

Údaj Popis
Celkem Celkový počet načtených úhrad
Naimportováno Počet úspěšně naimportovaných úhrad
Neúspěšné Počet úhrad, které se nepodařilo naimportovat

V textovém poli Log importu pod tlačítky se zobrazují podrobné chybové zprávy z průběhu importu.

6.4 Dokončení

Po dokončení importu klikněte na tlačítko Dokončit pro zavření okna náhledu.

7. Kontrola smazaných úhrad

Pokud máte v nastavení zaškrtnutou volbu „Vymazat naimportované úhrady, které byly v systému POHODA smazány“, program při každém importu automaticky kontroluje, zda v Pohodě nebyly smazány úhrady, které jste dříve naimportovali do Dopravy 4K.

Postup při nalezení smazaných úhrad

  1. Program zobrazí dotaz:

    „V programu Doprava4K byly nalezeny naimportované úhrady, které byly v systému POHODA již smazány. Přejete si tyto úhrady nyní v programu Doprava4K smazat?“

  2. Pod dotazem je uveden seznam dotčených dokladů (číslo dokladu — číslo úhrady).

  3. Klikněte:

    • Ano — úhrady budou z Dopravy 4K odstraněny (v souladu se stavem v Pohodě).
    • Ne — úhrady v Dopravě 4K zůstanou beze změny.

Upozornění: Smazání úhrad v Dopravě 4K je nevratná operace. Před potvrzením si zkontrolujte seznam zobrazených dokladů.

8. Často kladené otázky a řešení problémů

Chybová hlášení a jejich řešení

Chybová hláška Příčina Řešení
„Nevyplněná databáze.“ Nebyla zadána cesta k souboru .mdb (varianta Access). V nastavení importu zadejte cestu k databázovému souboru Pohoda, nebo jej vyberte v dialogovém okně při spuštění importu.
„Nevyplněná databáze nebo název serveru.“ Není vyplněn název databáze nebo serveru (varianta SQL). Přejděte do nastavení importu a vyplňte název databáze i název SQL serveru.
„Nenalezena vazba na doklad.“ Úhrada nebyla spárována s žádnou fakturou v Dopravě 4K. Zkontrolujte, zda je odpovídající faktura zavedena v Dopravě 4K. Ověřte shodu variabilního symbolu, čísla dokladu a částky.
„Chyba při mazání úhrady v programu Doprava4K.“ Selhalo smazání úhrady, která byla v Pohodě odstraněna. Zkuste import spustit znovu. Pokud problém přetrvává, kontaktujte správce systému.

Úhrada se zobrazuje červeně — co to znamená?

Červená barva znamená, že úhrada buď:

  • Čeká na zpracování — dosud nebyla naimportována (to je normální stav před kliknutím na „Naimportovat“).
  • Nebyla spárována s fakturou — ve sloupci PAR_DOKLAD je prázdná hodnota. V tomto případě je třeba zkontrolovat, zda odpovídající faktura existuje v Dopravě 4K.
  • Nastala chyba při importu — klikněte na daný řádek a přečtěte si popis chyby pod tabulkou.

Úhrada se zobrazuje tyrkysově — bude se duplikovat?

Ne. Tyrkysová barva znamená, že úhrada již byla dříve naimportována a byla nalezena podle importního klíče. Při opakovaném importu se úhrada aktualizuje (přepíše se novými údaji), nikoliv zduplikuje.

Import nenašel moji fakturu — co zkontrolovat?

Párování úhrad s fakturami probíhá podle těchto údajů (v pořadí priority):

  1. Číslo dokladu
  2. Variabilní symbol
  3. Částka faktury
  4. Datum zdanitelného plnění
  5. Kód dodavatele (u přijatých faktur)
  6. Datum vystavení
  7. Datum splatnosti

Zkontrolujte, zda se tyto údaje shodují mezi Pohodou a Dopravou 4K.

Jak se rozlišuje měna úhrady?

  • Pokud je úhrada v české měně, zobrazí se měna dle nastavení tuzemské měny v systému (typicky CZK) a částka odpovídá korunové hodnotě.
  • Pokud je úhrada v cizí měně (korunová a cizoměnová částka se liší), zobrazí se kód cizí měny (např. EUR) a částka v této měně.

Které typy úhrad se importují?

Import zpracovává tyto typy úhrad podle způsobu zaplacení:

Typ Popis
H Hotově (pokladna)
U Na účet (bankovní převod)
D Dobírkou
S Složenkou
Z Zápočtem

Poznámka: Pokud typ úhrady v Dopravě 4K dosud neexistuje, systém jej automaticky vytvoří.

Které doklady z Pohody se importují?

Importují se pouze úhrady vydaných faktur a přijatých faktur. Ostatní typy dokladů z Pohody (ostatní pohledávky, ostatní závazky, zálohové faktury) se přeskakují a neimportují se.

9. Automatický (neinteraktivní) import — SQL varianta

Varianta Úhrady faktur (Pohoda SQL) může pracovat v automatickém režimu bez zásahu uživatele, například při spuštění z plánovače úloh.

V tomto režimu:

  • Nezobrazují se žádná dialogová okna.
  • Import proběhne automaticky s uloženým nastavením.
  • Výsledky a případné chyby se zapisují do systémového protokolu Windows (Windows Event Log) pod zdrojem „Doprava 4K“.

Pro kontrolu výsledků automatického importu otevřete Prohlížeč událostí Windows a vyhledejte záznamy od zdroje „Doprava 4K“:

  • Úspěšné záznamy — informace o počtu naimportovaných plateb.
  • Varovné záznamy — informace o chybách při importu jednotlivých úhrad.

10. Shrnutí postupu importu

  1. Nastavte připojení k databázi Pohoda (jednorázově).
  2. Nastavte datum, od kterého chcete importovat úhrady, a volitelně zapněte kontrolu smazaných úhrad.
  3. Spusťte import.
  4. Zkontrolujte načtené úhrady v náhledu — věnujte pozornost červeně zobrazeným řádkům.
  5. Klikněte na „Naimportovat“.
  6. Zkontrolujte výsledek — zelené řádky = úspěch, případné chyby jsou zobrazeny v logu.
  7. Dokončete import kliknutím na „Dokončit“.