Home » » Odkazy nápověd » Importy » Import příjemk z výdejek - Pohoda

Import příjemk z výdejek – Pohoda

Import příjemek z výdejek Pohoda — Uživatelský návod

Obsah

  1. Úvod
  2. Než začnete — příprava XML souboru
  3. Nastavení importu (Možnosti driveru)
  4. Spuštění importu
  5. Kontrola záznamů před importem
  6. Dokončení importu
  7. Barevné značení záznamů — přehled
  8. Opakovaný import a duplicity
  9. Řešení častých problémů

1. Úvod

Funkce Import příjemek z výdejek Pohoda umožňuje přenášet skladové výdejky vyexportované ze systému Stormware Pohoda (ve formátu XML) do aplikace Doprava 4K, kde se z nich automaticky vytvoří skladové příjemky.

Co to znamená v praxi?
Pokud v systému Pohoda vystavíte výdejku (tj. zboží „odchází“ z Pohody), tato funkce zajistí, že se stejné zboží „přijme“ do skladu v Dopravě 4K. Nemusíte tedy příjemky vytvářet ručně — stačí importovat XML soubor.

Hlavní vlastnosti

  • Import z XML souborů exportovaných z Pohody
  • Automatické mapování produktů z Pohody na skladové karty v D4K
  • Kontrola záznamů před samotným importem s možností vyřadit/zařadit jednotlivé položky
  • Ochrana proti opakovanému importu stejných dat (detekce duplicit)
  • Možnost hromadného zpracování více souborů najednou

2. Než začnete — příprava XML souboru

Export z Pohody

V systému Stormware Pohoda proveďte export výdejek do formátu XML. Výsledný soubor bude mít příponu .xml a bude obsahovat data ve struktuře lst:listVydejka.

Umístění souboru

Uložte exportovaný XML soubor na místo, které je dostupné z počítače, na kterém budete import provádět. Doporučujeme mít pro importní soubory vyhrazenou složku, například C:\Import\Pohoda\.

Tip: Cestu k souborům si můžete přednastavit v parametrech importu, aby ji systém při každém importu automaticky nabízel (viz kapitola 3.2).

3. Nastavení importu (Možnosti driveru)

Před prvním importem je nutné provést konfiguraci. Okno nastavení otevřete volbou Možnosti driveru (funkce „Příjemky z výdejek“ → nastavení). Okno obsahuje dvě záložky.

3.1 Záložka „Číselník skladových položek“

Tato záložka slouží k propojení produktů z Pohody s odpovídajícími skladovými kartami a sklady v Dopravě 4K. Bez správného nastavení tohoto číselníku nelze položky naimportovat.

Jak to funguje?

Každý produkt v Pohodě má svůj kód (např. PHM001). Aby systém věděl, do kterého skladu a na jakou skladovou kartu má zboží přijmout, musíte vytvořit mapování — tedy přiřadit ke kódu z Pohody odpovídající sklad, skladovou položku a účetní vazbu v D4K.

Přidání nového mapování

  1. Klikněte na tlačítko Přidat.
  2. Vyplňte následující pole:
Pole Popis Povinné
Kód produktu Zadejte kód produktu přesně tak, jak je uveden v systému Pohoda (např. PHM001). Kód musí být shodný — systém porovnává přesnou shodu. ✅ Ano
Název produktu Zadejte název produktu pro snadnější orientaci (např. „Nafta“). Slouží pouze pro vaši informaci. Doporučeno
Přiřazení Z rozbalovacího seznamu vyberte odpovídající položku z účetní osnovy (typ dokladu VD). Tato vazba určuje účetní kategorii položky. ✅ Ano
Sklad Z rozbalovacího seznamu vyberte cílový sklad, do kterého se bude zboží přijímat. ✅ Ano
Skl. položka Z rozbalovacího seznamu vyberte skladovou kartu (položku). Seznam se automaticky filtruje podle zvoleného skladu — nejprve tedy vyberte sklad. ✅ Ano
  1. Klikněte na OK pro uložení záznamu.

Důležité: Všechna tři pole — Přiřazení, Sklad a Skl. položka — musí být vyplněna. Pokud některé z nich chybí, záznam je v tabulce zobrazen červeným písmem a produkty s tímto kódem nebudou při importu zpracovány.

Úprava existujícího mapování

  1. V tabulce klikněte na řádek, který chcete upravit.
  2. Klikněte na tlačítko Opravit.
  3. Upravte potřebná pole.
  4. Potvrďte tlačítkem OK nebo zrušte změny tlačítkem Storno.

Smazání mapování

  1. V tabulce vyberte řádek, který chcete smazat.
  2. Klikněte na tlačítko Smazat.
  3. Potvrďte smazání v dialogovém okně.

Upozornění: Klávesová zkratka Ctrl+Delete v tabulce je záměrně zablokována, aby nedošlo k nechtěnému smazání záznamu.

Přehled v tabulce

Tabulka zobrazuje všechna existující mapování. Sloupce obsahují:

  • Kód produktu
  • Název produktu
  • Kód z účetní osnovy
  • Sklad
  • Skladovou položku a její název

Záznamy zobrazené červeným písmem mají neúplné mapování a je třeba je doplnit.

3.2 Záložka „Parametry“

Na této záložce nastavíte obecné parametry importu.

Sekce „Import příjemky z výdejek“

Prvek Popis
Při nenalezení položky v číselníku pokračovat v importu ostatních položek stejné výdejky (zaškrtávací pole) Určuje chování importu, pokud výdejka obsahuje položku, která nemá mapování v číselníku. Zaškrtnuto (zapnuto): Importují se všechny položky výdejky, které mají platné mapování, a chybějící se přeskočí. Nezaškrtnuto (vypnuto): Pokud má výdejka alespoň jednu položku bez platného mapování, celá výdejka se přeskočí a žádná její položka se neimportuje.

Doporučení: Pokud potřebujete mít jistotu, že příjemky budou vždy kompletní, ponechte toto pole nezaškrtnuté. Pokud je pro vás důležitější naimportovat alespoň to, co lze, zaškrtněte ho.

Sekce „Nastavení střediska dokladu a dodavatele“

Pole Popis Jak vyplnit
Středisko dokladu Středisko, pod které se vytvořené příjemky zařadí. Klikněte na tlačítko […] vedle pole a vyberte středisko z číselníku. Pole nelze vyplnit ručně. Vedle pole se zobrazí název vybraného střediska.
Kód firmy (dodavatele) Firma (dodavatel), která bude uvedena na příjemkách. Klikněte na tlačítko […] vedle pole a vyberte firmu z adresáře. Pole nelze vyplnit ručně. Vedle pole se zobrazí název vybrané firmy.

Tip: Středisko a dodavatele stačí nastavit jednorázově. Hodnoty se uloží a použijí při každém dalším importu.

4. Spuštění importu

Po dokončení nastavení můžete přistoupit k samotnému importu.

Postup

  1. Spusťte funkci importu — zvolte funkci „Příjemky z výdejek“ v nabídce importů.

  2. Výběr souboru:

    • Systém automaticky vyhledá XML soubory odpovídající nastavené cestě (masce).
    • Pokud je nalezeno více souborů, zobrazí se okno pro výběr — vyberte soubory, které chcete importovat.
    • Pokud není nalezen žádný soubor, zobrazí se chybové hlášení. Zkontrolujte, zda je soubor na správném místě a zda odpovídá nastavené masce.

  3. Zpracování souboru:

    • Systém automaticky načte a zpracuje XML soubor.
    • Zkontroluje formát dat a porovná produkty s číselníkem skladových položek.
    • Pokud soubor obsahuje produkty, které dosud nejsou v číselníku, zobrazí se dotaz, zda je chcete automaticky přidat (viz dále).

  4. Automatické přidání neznámých produktů:

    • Pokud XML soubor obsahuje kódy produktů, které nejsou v číselníku, systém nabídne jejich automatické přidání.
    • Pokud souhlasíte, produkty budou přidány do číselníku s vyplněným kódem a názvem, ale bez přiřazeného skladu, skladové karty a účetní osnovy.
    • Tyto nově přidané produkty nebude možné ihned importovat — je nutné nejprve doplnit jejich mapování v nastavení číselníku.

  5. Po zpracování se otevře okno Kontrola záznamů k importu (viz kapitola 5).

5. Kontrola záznamů před importem

Po zpracování XML souboru se zobrazí okno „Kontrola záznamů k importu“, kde můžete zkontrolovat, jaká data budou naimportována, a případně upravit výběr.

Okno obsahuje dvě záložky.

5.1 Záložka „Vyřazené záznamy“

Tato záložka se zobrazí pouze tehdy, pokud existují záznamy, které nelze importovat. Pokud jsou takové záznamy přítomny, záložka se otevře jako první, abyste na problém byli okamžitě upozorněni.

Proč jsou záznamy vyřazeny?

Záznam je vyřazen z importu z jednoho z těchto důvodů:

  • Kód produktu nebyl nalezen v číselníku skladových položek.
  • Kód produktu byl nalezen, ale mapování je neúplné — chybí přiřazený sklad, skladová karta nebo vazba na účetní osnovu.

Co v tabulce uvidíte

Tabulka zobrazuje tyto sloupce:

  • Datum vystavení — datum výdejky z Pohody
  • ID dokladu — identifikátor výdejky v Pohodě
  • Popis — název produktu
  • Měna — měna dokladu
  • Množství — množství na položce
  • Množství-typ — měrná jednotka (např. l, kg, ks)
  • Celková cena — celková cena položky

Záznamy s chybějícími údaji jsou zvýrazněny červeným tučným písmem u příslušných polí.

Co dělat s vyřazenými záznamy?

  1. Poznamenejte si kódy produktů, které chybí v číselníku.
  2. Po dokončení (nebo zrušení) importu přejděte do nastavení číselníku a doplňte chybějící mapování.
  3. Poté proveďte import znovu — dříve vyřazené záznamy budou úspěšně zpracovány.

5.2 Záložka „Záznamy k importu“

Tato záložka zobrazuje všechny záznamy, které jsou připraveny k importu. V záhlaví záložky je v závorce uveden počet záznamů určených k importu, např. „Záznamy k importu (12)“.

Co v tabulce uvidíte

Sloupec Popis
Datum vystavení Datum výdejky
ID dokladu ID výdejky v Pohodě
Popis Název produktu
Měna Měna dokladu
Množství Přijaté množství
Množství-typ Měrná jednotka
Celková cena Celková cena položky
Kód importu položky Unikátní identifikátor pro sledování importu

Barevné značení řádků

Barva textu a pozadí řádků vám napovídá o stavu záznamu:

  • Černý text, bílé pozadí — nový záznam, vše je v pořádku, bude importován.
  • Červený text — nový záznam, ale výdejka obsahuje chybné položky (viz vyřazené záznamy); tento záznam nebude importován (platí, pokud je v parametrech vypnuto pokračování při chybách).
  • Hnědý (tmavočervený) text — záznam, který byl již dříve importován, a zároveň výdejka obsahuje chybné položky.
  • Zelený text — záznam, který byl již dříve úspěšně importován (viz kapitola 8).
  • Šedé pozadí — záznam nebude importován (je vyřazen z importu).

Tip: Pro zobrazení podrobné legendy najeďte myší na symbol ? v pravém horním rohu záložky. Zobrazí se nápověda s vysvětlením všech barev.

Práce se záznamy

K dispozici máte následující tlačítka:

Tlačítko Funkce
Vyřadit z importu Označí aktuálně vybraný záznam tak, aby se neimportoval. Kurzor se automaticky přesune na další záznam, takže můžete rychle vyřazovat více záznamů za sebou.
Zařadit k importu Vrátí dříve vyřazený záznam zpět k importu.
Zobrazit naimportované / Skrýt naimportované Přepíná zobrazení záznamů, které byly již dříve importovány. Ve výchozím stavu jsou tyto záznamy skryté, aby nepřekážely.
Pokračovat Potvrdí import všech záznamů označených k importu.
Storno Zruší celý import — žádná data nebudou uložena.

Upozornění: Pokud stisknete Storno, žádné příjemky se nevytvoří a žádná data se neuloží. Můžete import spustit znovu.

6. Dokončení importu

Po stisknutí tlačítka Pokračovat systém provede následující:

  1. Vytvoří příjemky — pro každou výdejku z Pohody vytvoří jednu skladovou příjemku v D4K.

    • Hlavička příjemky obsahuje: datum, středisko, dodavatele, měnu a popis ve formátu „Import příjemek z výdejek – POHODA: [číslo dokladu]“.
    • Řádky příjemky obsahují: sklad, skladovou kartu, množství, cenu za měrnou jednotku, celkovou cenu a účetní vazbu.

  2. Zobrazí souhrn — po uložení se zobrazí přehled naimportovaných dat.

  3. Volitelně smaže soubory — pokud je v parametrech zapnuto automatické mazání importovaných souborů, systém smaže zpracované XML soubory.

Naimportované příjemky naleznete v agendě Skladové příjemky v modulu Sklad.

7. Barevné značení záznamů — přehled

Tabulka v nastavení (Číselník skladových položek)

Barva Význam
Černé písmo Mapování je kompletní — sklad, skladová karta i účetní osnova jsou vyplněny.
Červené písmo Mapování je neúplné — chybí sklad, skladová karta nebo účetní osnova. Je nutné záznam doplnit.

Tabulka při importu (Záznamy k importu)

Barva textu Pozadí Význam
Černá Bílé Nový záznam, vše OK — bude importován.
Červená Bílé/šedé Nový záznam, ale výdejka má neúplné položky — nebude importován (pokud není povoleno pokračování při chybách).
Hnědá (tmavočervená) Bílé/šedé Již importovaný záznam a výdejka má neúplné položky.
Zelená Bílé/šedé Již dříve importovaný záznam.
— Bílé Záznam je určen k importu.
— Šedé Záznam nebude importován.

Tabulka při importu (Vyřazené záznamy)

Barva Význam
Červené tučné písmo u konkrétního pole U tohoto záznamu chybí mapování příslušného údaje (produkt, sklad, skladová karta nebo účetní vazba).

8. Opakovaný import a duplicity

Systém obsahuje ochranu proti opakovanému importu stejných dat. Každý importovaný záznam (hlavička i řádek příjemky) dostane unikátní identifikační klíč (tzv. importní kód).

Jak ochrana funguje

  • Při zpracování XML souboru systém kontroluje, zda záznamy se stejným importním kódem již v databázi existují.
  • Pokud záznam již existuje:
    • V kontrolním formuláři je zobrazen zelenou barvou.
    • Ve výchozím stavu je skrytý (odfiltrovaný) — zobrazíte ho tlačítkem „Zobrazit naimportované“.
    • Pokud takový záznam přesto importujete, systém provede aktualizaci stávajícího záznamu (nikoliv vytvoření duplicitního).

Formát importního kódu

  • Příjemka (hlavička): POHODA_PZV-[ID výdejky]-[datum]
    • Příklad: POHODA_PZV-123-20240115
  • Řádek příjemky: POHODA_PZV-[ID výdejky]-[kód produktu]-[ID položky]-[množství]-[datum]
    • Příklad: POHODA_PZV-123-PHM001-456-150,00-20240115

Tip: Díky této ochraně se nemusíte obávat, že omylem importujete stejný soubor dvakrát. Systém vás na to upozorní a existující záznamy pouze aktualizuje.

9. Řešení častých problémů

„Nenalezen soubor vyhovující zadané masce“

Příčina: Na zadané cestě nebyl nalezen žádný XML soubor.

Řešení:

  • Zkontrolujte, že XML soubor je uložen na správném místě.
  • Ověřte nastavenou cestu/masku v parametrech importu.
  • Ujistěte se, že soubor má příponu .xml.

Záznamy se objevují v záložce „Vyřazené záznamy“

Příčina: Produkty z XML souboru nemají odpovídající mapování v číselníku skladových položek, nebo je mapování neúplné.

Řešení:

  1. Poznamenejte si kódy produktů z vyřazených záznamů.
  2. Přejděte do Možnosti driveru → Číselník skladových položek.
  3. Přidejte chybějící produkty nebo doplňte neúplné mapování (sklad, skladovou kartu, účetní osnovu).
  4. Spusťte import znovu.

Všechny položky výdejky jsou červené (nebudou importovány), přestože některé mají správné mapování

Příčina: Výdejka obsahuje alespoň jednu položku bez platného mapování a v parametrech je vypnuto pokračování při chybách. V takovém případě se neimportuje celá výdejka.

Řešení:

  • Doplňte chybějící mapování pro všechny položky výdejky, nebo
  • Zapněte v parametrech volbu „Při nenalezení položky v číselníku pokračovat v importu ostatních položek stejné výdejky“.

Záznamy jsou zobrazeny zeleně

Příčina: Tyto záznamy již byly dříve úspěšně importovány.

Řešení: Jedná se o očekávané chování. Pokud soubor importujete znovu, systém stávající záznamy pouze aktualizuje. Ve výchozím stavu jsou tyto záznamy skryté — pokud je potřebujete vidět, klikněte na „Zobrazit naimportované“.

„V importním souboru nebyly nalezeny žádné záznamy“

Příčina: XML soubor neobsahuje žádné výdejky nebo má neočekávaný formát.

Řešení:

  • Ověřte, že v Pohodě exportujete výdejky (nikoli jiný typ dokladu).
  • Zkontrolujte, že export proběhl úspěšně a soubor není prázdný.
  • Zkuste soubor exportovat z Pohody znovu.

Chybové hlášení o nutnosti instalace Internet Exploreru 5.5+

Příčina: Na počítači chybí knihovna MSXML potřebná pro zpracování XML souborů.

Řešení: Zajistěte instalaci potřebných systémových komponent (MSXML). Obraťte se na správce IT.

Množství na položce je nulové nebo záporné

Příčina: XML soubor obsahuje položku s nulovým nebo záporným množstvím, což není povoleno.

Řešení: Zkontrolujte zdrojovou výdejku v Pohodě a opravte množství. Poté exportujte znovu.

Stručný přehled kroků — „Jak na to“

Jednorázové nastavení (před prvním importem)

  1. Otevřete Možnosti driveru.
  2. Na záložce Parametry nastavte středisko a dodavatele.
  3. Na záložce Parametry rozhodněte, jak se má zachovat import při chybějících položkách.
  4. Na záložce Číselník skladových položek přidejte mapování pro všechny produkty, které budete importovat.
  5. Zavřete nastavení.

Každý import

  1. Exportujte výdejky z Pohody do XML souboru.
  2. Uložte soubor na dohodnuté místo.
  3. Spusťte funkci Příjemky z výdejek.
  4. Vyberte soubor(y) k importu.
  5. Zkontrolujte vyřazené záznamy — pokud existují, poznamenejte si chybějící mapování.
  6. Zkontrolujte záznamy k importu — případně vyřaďte nebo zařaďte záznamy.
  7. Klikněte na Pokračovat pro dokončení importu.
  8. Zkontrolujte vytvořené příjemky v agendě Skladové příjemky.

Tento návod odpovídá verzi importního modulu 19.11.13.