Import úhrad faktur z Pohoda SQL

Uživatelský návod

1. Úvod

Funkce Import úhrad faktur (Pohoda SQL) slouží k automatickému přenosu úhrad faktur z účetního systému Stormware Pohoda (varianta s SQL Serverem) do aplikace Doprava 4K.

Import zpracovává úhrady jak odeslaných (vydaných) faktur, tak přijatých (došlých) faktur. Při importu jsou úhrady automaticky spárovány s odpovídajícími fakturami v systému Doprava 4K. Pokud import spouštíte opakovaně, systém automaticky rozpozná již dříve naimportované úhrady a aktualizuje je — nedochází tedy ke vzniku duplicit.

2. Předpoklady

Než začnete s importem, ujistěte se, že:

Máte přístup k databázi systému Pohoda na SQL Serveru (znáte název serveru, název databáze a přihlašovací údaje).
V aplikaci Doprava 4K jsou již založeny faktury (odeslané i přijaté), ke kterým se mají úhrady přiřadit.
Máte v aplikaci Doprava 4K dostatečná oprávnění pro spouštění importů.

3. Nastavení připojení k databázi Pohoda

Před prvním spuštěním importu je nutné nastavit připojení k databázi Pohoda. Toto nastavení se provádí jednorázově a zůstává uloženo pro další použití.

Postup nastavení

V aplikaci Doprava 4K otevřete funkci Nastavení importu úhrad faktur (volba pro nastavení importu z Pohoda SQL).
Vyplňte následující údaje:

Popis polí pro připojení

Pole	Popis	Příklad
Název databáze	Název databáze systému Pohoda na SQL Serveru. Tento údaj získáte od správce systému Pohoda nebo správce SQL Serveru.	`StwPh_04672232_2008`
Název serveru	Název nebo IP adresa SQL Serveru, na kterém běží databáze Pohoda.	`SQLSERVER01` nebo `192.168.1.100`
Uživatelské jméno	Přihlašovací jméno k SQL Serveru.	`sa` nebo `pohoda_user`
Heslo	Heslo k SQL Serveru.	(zadejte heslo)

💡 Tip — Windows ověření: Pokud ponecháte pole Uživatelské jméno a Heslo prázdná, systém se pokusí připojit pomocí ověření Windows (tzv. Trusted Connection). Toto je vhodné, pokud je váš účet Windows oprávněn k přístupu k SQL Serveru.

⚠️ Upozornění: Pokud nevyplníte název databáze nebo název serveru, import nebude možné spustit a zobrazí se chybová hláška.

4. Nastavení parametrů importu

Po nastavení připojení (případně při každém spuštění importu) se zobrazí formulář Nastavení importu úhrad faktur s následujícími volbami:

4.1 Datum od (povinné)

Pole Datum od určuje, od jakého data se mají úhrady z Pohody importovat. Importovány budou pouze úhrady s datem úhrady rovným nebo pozdějším než zadané datum.

Výchozí hodnota: 1. ledna aktuálního roku.
Formát: Datum vyberte pomocí kalendáře (výběr data kliknutím).
Doporučení: Nastavte datum tak, aby pokrývalo období, za které chcete importovat úhrady. Pokud chcete importovat úhrady za celý rok, ponechte výchozí hodnotu (1. 1. aktuálního roku). Pokud potřebujete importovat pouze nedávné úhrady, nastavte datum blíže k současnosti — import tak bude rychlejší.

4.2 Vymazat smazané úhrady (volitelné)

Zaškrtávací pole: „Vymazat naimportované úhrady, které byly v systému POHODA smazány.“

Výchozí hodnota: Nezaškrtnuto (Ne).
Funkce: Pokud tuto volbu zaškrtnete, systém při importu zkontroluje, zda některé úhrady, které byly dříve naimportovány do Dopravy 4K, nebyly mezitím v Pohodě smazány. Pokud takové úhrady najde, nabídne vám jejich smazání i v Dopravě 4K.
Doporučení: Tuto volbu zapněte, pokud chcete udržovat úhrady v Dopravě 4K plně synchronizované se stavem v Pohodě. Pokud si nejste jisti, ponechte volbu nezaškrtnutou — smazané úhrady pak zůstanou v Dopravě 4K beze změny.

⚠️ Upozornění: Při zapnuté volbě mazání smazaných úhrad budete vždy před samotným smazáním požádáni o potvrzení. Systém vám zobrazí seznam úhrad, které budou smazány, abyste mohli rozhodnutí zkontrolovat.

4.3 Potvrzení nastavení

Po vyplnění všech parametrů klikněte na tlačítko OK pro potvrzení nastavení a spuštění importu.

💡 Tip: Nastavení (datum od, volba mazání smazaných) se ukládají automaticky, takže při příštím spuštění importu budou hodnoty předvyplněny podle vašeho posledního nastavení.

5. Průběh importu

Po potvrzení nastavení probíhá import automaticky v několika krocích. Během zpracování se zobrazují informativní hlášky o průběhu:

Připojování k databázi POHODA — Systém navazuje spojení s SQL Serverem Pohody.
Kontrola smazaných úhrad — Pokud máte zapnutou volbu mazání smazaných, systém porovnává stav úhrad (viz bod 5.1 níže).
Načítání úhrad ze systému POHODA — Systém stahuje úhrady z Pohody od zadaného data.
Párování s doklady — Načtené úhrady se automaticky přiřazují k odpovídajícím fakturám v Dopravě 4K.
Zobrazení náhledu — Otevře se okno s přehledem načtených úhrad (viz kapitola 6).

5.1 Zpracování smazaných úhrad

Pokud je zapnuta volba „Vymazat naimportované úhrady, které byly v systému POHODA smazány“, systém provede kontrolu:

Porovná dříve naimportované úhrady v Dopravě 4K s aktuálním stavem v Pohodě.
Pokud zjistí, že některé úhrady byly v Pohodě smazány, zobrazí dialogové okno s dotazem:

„Byly nalezeny již naimportované úhrady, které byly v POHODA již smazány. Přejete si je nyní v D4K smazat?“
V dialogu je uveden seznam dotčených dokladů.
Kliknutím na Ano budou příslušné úhrady smazány i v Dopravě 4K.
Kliknutím na Ne zůstanou úhrady v Dopravě 4K zachovány.

6. Náhled importovaných úhrad

Po načtení dat se zobrazí okno s náhledem importovaných úhrad v přehledné tabulce. Toto okno vám umožňuje zkontrolovat data před jejich uložením.

6.1 Sloupce tabulky

Sloupec	Popis
DRUH	Druh faktury: O = odeslaná (vydaná) faktura, D = došlá (přijatá) faktura
VAR_SYMBOL	Variabilní symbol úhrady
DOKLAD	Číslo dokladu úhrady (z Pohody)
DATUM	Datum provedení úhrady
CASTKA	Částka úhrady
MENA	Měna úhrady (např. CZK, EUR)
PAR_DOKLAD	Číslo spárovaného dokladu v Dopravě 4K — pokud je vyplněno, úhrada byla úspěšně přiřazena k faktuře
CISDOKL	Číslo dokladu z účetního systému Pohoda
FA_CASTKA	Celková částka faktury
FA_DATVYST	Datum vystavení faktury
FA_DATPLN	Datum zdanitelného plnění
FA_DATSPL	Datum splatnosti faktury

6.2 Barevné značení řádků

Řádky v tabulce jsou barevně odlišeny pro snadnou orientaci:

Barva textu	Význam
Tmavě modrozelená (teal)	Úhrada již byla dříve naimportována do Dopravy 4K — při uložení bude aktualizována (ne zduplikována).
Zelená	Úhrada byla úspěšně uložena do Dopravy 4K.
Červená	Chyba při zpracování nebo úhrada nebyla spárována s žádnou fakturou v Dopravě 4K.

6.3 Zobrazení chyb

Pokud kliknete na řádek zobrazený červeně, v dolní části okna se zobrazí popis chyby. Nejčastější příčinou je:

„Nenalezena vazba na doklad.“ — Úhrada nebyla spárována s žádnou fakturou v Dopravě 4K. To znamená, že odpovídající faktura v Dopravě 4K buď neexistuje, nebo se nepodařilo automatické přiřazení (např. kvůli odlišnému variabilnímu symbolu či číslu dokladu).

6.4 Uložení dat

Po kontrole náhledu potvrďte uložení importovaných úhrad. Systém zpracuje všechny úhrady a zobrazí výsledek:

„Ze systému Pohoda SQL bylo naimportováno X plateb.“

kde X je počet úspěšně naimportovaných úhrad.

7. Jak funguje párování úhrad s fakturami

Pro správné porozumění výsledkům importu je užitečné vědět, jak systém přiřazuje úhrady k fakturám:

Systém se nejprve pokusí najít fakturu podle čísla dokladu.
Pokud je nalezeno více možných shod, zpřesní hledání pomocí variabilního symbolu, částky a data plnění.
Pokud stále není shoda jednoznačná, přidá další kritéria: kód dodavatele (u přijatých faktur), datum vystavení nebo datum splatnosti.
Import se zastaví, jakmile najde jednoznačnou shodu.

💡 Tip: Pokud se úhrada nezpáruje správně, zkontrolujte, zda se variabilní symbol a číslo dokladu v Pohodě shodují s údaji u faktury v Dopravě 4K.

8. Opakovaný import

Import můžete spouštět opakovaně, například denně nebo týdně. Systém automaticky:

Rozpozná dříve naimportované úhrady pomocí unikátního klíče (tzv. IMP_KEY) a aktualizuje je, místo aby vytvářel duplicity.
Nové úhrady přidá jako nové záznamy.
Smazané úhrady (volitelně) odstraní z Dopravy 4K, pokud máte tuto funkci zapnutou.

9. Řešení problémů

Nepodařilo se připojit k databázi

Možná příčina	Řešení
Chybný název serveru	Ověřte název serveru u správce IT nebo správce Pohody.
Chybný název databáze	Zkontrolujte přesný název databáze v systému Pohoda.
Špatné přihlašovací údaje	Ověřte uživatelské jméno a heslo. Případně zkuste ponechat obě pole prázdná pro Windows ověření.
SQL Server není dostupný	Ověřte, že SQL Server běží a je dosažitelný ze sítě. Kontaktujte správce IT.

Úhrady se nezpárovaly (červené řádky v náhledu)

Možná příčina	Řešení
Faktura neexistuje v Dopravě 4K	Nejprve naimportujte nebo založte odpovídající fakturu.
Odlišný variabilní symbol	Zkontrolujte, zda variabilní symbol v Pohodě odpovídá údajům v Dopravě 4K.
Odlišné číslo dokladu	Zkontrolujte, zda se čísla dokladů shodují.

Nebyly nalezeny žádné úhrady

Možná příčina	Řešení
Příliš pozdní datum „od“	Nastavte dřívější datum v poli Datum od.
Úhrady nejsou v Pohodě zadány	Ověřte, že v systému Pohoda existují úhrady za dané období.
Jiný typ dokladů	Import zpracovává pouze úhrady vydaných a přijatých faktur. Zálohové faktury, ostatní pohledávky a závazky nejsou importovány.

Chyba při ukládání

Pokud se při ukládání zobrazí chyba u konkrétní úhrady, klikněte na daný řádek v náhledu — v dolní části okna se zobrazí detailní popis chyby. V případě opakujících se problémů kontaktujte správce systému Doprava 4K.

10. Typy úhrad

Systém automaticky rozpoznává a přenáší typ úhrady z Pohody:

Typ úhrady	Popis
H — Hotově	Úhrada provedená v hotovosti (pokladna)
U — Na účet	Úhrada bankovním převodem
D — Dobírkou	Úhrada formou dobírky
S — Složenkou	Úhrada poštovní složenkou
Z — Zápočtem	Úhrada vzájemným zápočtem

Typ úhrady se přebírá automaticky z Pohody a není nutné jej ručně nastavovat.

11. Podporované měny

Import podporuje jak tuzemské, tak zahraniční úhrady:

Tuzemská měna (CZK): Pokud je úhrada v korunách, použije se částka v CZK.
Cizí měna (EUR, USD apod.): Pokud je úhrada v cizí měně, systém automaticky rozpozná měnu z Pohody a převezme částku v příslušné cizí měně.

12. Shrnutí postupu krok za krokem

Nastavte připojení k databázi Pohoda (název serveru, název databáze, přihlašovací údaje) — stačí provést jednou.
Spusťte import úhrad faktur z Pohoda SQL.
Nastavte datum od — od kdy chcete úhrady importovat.
Rozhodněte, zda chcete mazat smazané úhrady (zaškrtávací pole).
Klikněte na OK.
Počkejte na načtení a zpracování úhrad.
V případě nalezených smazaných úhrad potvrďte nebo odmítněte jejich smazání.
Zkontrolujte náhled — ověřte barevné značení a spárování.
Potvrďte uložení do Dopravy 4K.
Zkontrolujte výslednou hlášku o počtu naimportovaných úhrad.

V případě technických potíží kontaktujte správce systému Doprava 4K nebo dodavatele aplikace.

Import úhrad POHODA SQL