Uživatelský návod
1. Úvod
Formulář Faktura došlá — Karta slouží k vytváření, prohlížení, úpravám a kopírování faktur přijatých od dodavatelů nebo přepravců. Jedná se o jeden z klíčových formulářů pro evidenci přijatých faktur v systému.
Jak se k formuláři dostanete
Formulář otevřete z agendy Faktury došlé (seznamu faktur):
- Nová faktura — klikněte na tlačítko Nová
- Otevření existující faktury — dvojklikem na záznam v seznamu nebo tlačítkem Otevřít
Formulář se může otevřít také automaticky z jiných modulů (spedice, sklad, objednávky apod.), v takovém případě budou některé údaje předvyplněny.
Struktura formuláře
Formulář je rozdělen do několika částí:
- Stavový řádek — v horní části zobrazuje stav faktury
- Hlavička faktury — základní údaje o faktuře, dodavateli a měně
- Hlavní záložky — Detail, Poznámka, Související dokumenty, Vyjádření
- Položky faktury — spodní část s jednotlivými řádky faktury
2. Vyplnění hlavičky faktury
Hlavička faktury se nachází v horní části formuláře a je rozdělena do tří skupin: údaje o faktuře, údaje o dodavateli a údaje o měně.
2.1 Údaje o faktuře (levá část)
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Řada | Číselná řada dokladu. Vyberte příslušnou řadu z nabídky. | Ano |
| Číslo dokladu | Generuje se automaticky na základě zvolené řady. | Automaticky |
| Datum dokladu | Datum přijetí faktury. Zadejte ve formátu dd.mm.rrrr. | Ano |
| Datum zdanitelného plnění | Datum uskutečnění zdanitelného plnění. Zadejte ve formátu dd.mm.rrrr. | Ano |
| Pořadové číslo | Přiděluje se automaticky systémem. | Automaticky |
| Vystavil | Jméno přihlášeného uživatele. Pole nelze měnit. | Automaticky |
| Středisko | Organizační středisko, pod které faktura spadá. Vyberte z číselníku. | Ano |
2.2 Údaje o dodavateli (střední část)
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Firma (Dodavatel) | Vyberte dodavatele z adresáře pomocí rozbalovacího seznamu nebo vyhledávání. | Ano |
Po výběru dodavatele se automaticky doplní:
- Zákaznické číslo — identifikační číslo dodavatele
- Podnik — název firmy
- Ulice, Město, PSČ, Stát — adresa dodavatele
💡 Tip: Po výběru dodavatele najeďte myší na ikonu [i] vedle údajů o firmě — zobrazí se doplňující informace (telefon, fax, e-mail, IČ, DIČ, délka splatnosti závazků).
⚠️ Upozornění: Po změně dodavatele systém automaticky načte jeho bankovní účty a ověří jejich spolehlivost. Pokud má dodavatel k dispozici nepřiřazené zálohové listy, systém vám nabídne jejich přiřazení.
2.3 Další pole hlavičky
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Variabilní symbol | Platební reference — obvykle číslo dodavatelské faktury. | Ano |
| Externí číslo | Číslo faktury podle dodavatele. | Ne* |
| Popis | Volný textový popis faktury. | Ne |
| Účet / Kód banky | Bankovní účet dodavatele. Lze vybrat z číselníku tlačítkem vedle pole. | Ne |
| Zablokovat úhradu | Zaškrtněte, pokud chcete zablokovat vytvoření platebního příkazu pro tuto fakturu. | Ne |
| Speciální symbol | Speciální symbol pro platbu. | Ne |
| Modul | Zobrazuje, ze kterého modulu faktura pochází (Doprava, Spedice, Sklad, Autoservis). Pole nelze měnit. | Automaticky |
💡 Tip: Tlačítkem [→] vedle variabilního symbolu můžete zkopírovat variabilní symbol do pole „Externí číslo“.
⚠️ Upozornění na duplicitu: Pokud v systému již existuje faktura se stejným variabilním symbolem od stejného dodavatele, systém vás na to upozorní hlášením. Zkontrolujte, zda se nejedná o duplicitní záznam.
* Pokud při ukládání nebude vyplněno pole „Externí číslo“, systém zobrazí dotaz, zda si přejete pokračovat bez jeho vyplnění.
2.4 Měna a kurz (pravá část hlavičky)
Pokud je faktura v cizí měně, je třeba vyplnit kurzové údaje:
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Kurz | Měnový kurz pro přepočet. | Ano (cizí měna) |
| Datum kurzu | Datum, ke kterému kurz platí. | Ano (cizí měna) |
Systém umí kurz načíst automaticky z kurzového lístku ČNB na základě data a měny.
3. Záložka „Detail“
Záložka Detail obsahuje doplňující údaje o faktuře, rozpis DPH a přepočet na tuzemskou měnu.
3.1 Datumy a druh dokladu
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Vystaveno | Datum vystavení faktury dodavatelem. | Ano |
| Zdanitelné plnění | Datum zdanitelného plnění (totéž jako v hlavičce). | Ano |
| Splatnost | Datum splatnosti faktury. | Ano |
| Datum uplatnění | Datum uplatnění nároku na odpočet DPH. | Ne |
| Datum PPD | Datum přijetí plnění dodavatelem. | Ne |
| Druh | Druh dokladu — vyberte z rozbalovacího seznamu (např. tuzemský, EU plnění apod.). | Ano |
⚠️ Důležité: Druh dokladu ovlivňuje výpočet DPH. U druhů „E“ (EU) a „P“ se DPH neúčtuje v celkové ceně (celkem = základ bez DPH).
3.2 Další údaje
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Konstantní symbol | Vyberte z číselníku konstantních symbolů. | Ne |
| Obchodní případ | Přiřazení k obchodnímu případu (vyberte z číselníku). | Ne |
| Haléřové vyrovnání | Účet pro zaúčtování zaokrouhlení. Vyplňte, pokud dochází k zaokrouhlení částky. | Podmíněně* |
* Povinné v případě, že vzniká rozdíl zaokrouhlením.
3.3 Rozpis DPH
V tabulce Rozpis DPH se automaticky zobrazuje přehled částek podle jednotlivých sazeb DPH. Tabulka obsahuje sloupce:
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Sazba % | Procentuální sazba DPH |
| Základ | Celkový základ daně pro danou sazbu |
| DPH | Celková výše DPH pro danou sazbu |
| Celkem | Celková částka (základ + DPH) pro danou sazbu |
Tento rozpis se aktualizuje automaticky na základě zadaných položek faktury.
3.4 Přepočet na tuzemskou měnu
U faktur v cizí měně se zobrazuje tabulka přepočtu částek na tuzemskou měnu (CZK) podle kurzu. Tabulka obsahuje rozpis po sazbách DPH v tuzemské měně.
3.5 Částka k úhradě
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| K úhradě | Celková částka k úhradě. Standardně se vypočítá automaticky jako součet položek. Lze upravit ručně (např. po odečtení záloh). | Ano |
💡 Tip: Pokud upravíte pole „K úhradě“ ručně, systém přestane tuto hodnotu automaticky přepočítávat. Rozdíl mezi součtem položek a částkou k úhradě se zobrazí jako haléřové vyrovnání.
4. Záložka „Poznámka“
Na této záložce můžete zapsat libovolnou textovou poznámku k faktuře. Pole nemá omezení délky a je nepovinné.
5. Záložka „Související dokumenty“
Tato záložka umožňuje spravovat přílohy k faktuře — například naskenovanou kopii přijaté faktury, smlouvy, dodací listy apod.
Dostupné operace:
- Nahrát přílohu — přidání nového souboru
- Stáhnout přílohu — uložení souboru na disk
- Smazat přílohu — odebrání souboru z faktury
⚠️ Přílohy se uloží až při uložení celé faktury (tlačítko Uložit).
6. Záložka „Vyjádření“
Záložka slouží pro schvalovací proces faktury. Umožňuje přidávat, prohlížet a editovat vyjádření k faktuře.
ℹ️ Tato záložka je dostupná pouze uživatelům s příslušným oprávněním.
7. Práce s položkami (řádky) faktury
Spodní část formuláře je věnována jednotlivým položkám (řádkům) faktury. Položky se spravují na záložce Položky.
7.1 Způsob zápisu cen
Před zadáním položky zvolte Způsob zápisu — ten určuje, které cenové údaje zadáváte ručně a které se dopočítají automaticky:
| Způsob | Zadáváte | Dopočítá se |
|---|---|---|
| Zadávat částku bez daně a DPH | Cena bez DPH + DPH | Celkem |
| Zadávat částku DPH a s daní | DPH + Celkem | Cena bez DPH |
| Zadávat částku bez daně a s daní | Cena bez DPH + Celkem | DPH |
💡 Tip: Nejčastější volba je „Zadávat částku bez daně a DPH“. Systém pak po zadání základu automaticky dopočítá DPH podle zvolené sazby a celkovou částku.
7.2 Přidání nové položky
- Klikněte na tlačítko Přidat v pravém panelu.
- Vyplňte údaje položky (viz tabulka níže).
- Potvrďte tlačítkem OK nebo zrušte tlačítkem Storno.
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Druh výdaje | Účetní kategorie výdaje — vyberte z číselníku. | Ano |
| Text položky | Textový popis položky (co je fakturováno). | Ne |
| Sazba DPH | Sazba daně z přidané hodnoty — vyberte z číselníku. | Ano |
| Cena bez DPH | Základ daně (částka bez DPH). | Ano* |
| DPH | Částka daně z přidané hodnoty. | Ano* |
| Celkem | Celková částka včetně DPH. | Ano* |
| Množství | Množství položky. | Podmíněně** |
* Závisí na zvoleném způsobu zápisu — dva ze tří cenových údajů zadáváte, třetí se dopočítá.
** Povinné u faktur navázaných na objednávky.
⚠️ Důležité: Před přidáním položky musíte mít vyplněn druh výdaje. Pokud pole není vyplněno, systém vás upozorní hlášením „Nejprve vyplňte druh výdaje.“
Přepočet na tuzemskou měnu (cizí měna)
U faktur v cizí měně se u každé položky zobrazí panel Přepočet na tuzemskou měnu s poli:
- Celkem bez DPH (tuz.) — základ přepočtený kurzem
- DPH (tuz.) — DPH přepočtené kurzem
- Celkem (tuz.) — celková částka v tuzemské měně (dopočítáno automaticky)
7.3 Úprava existující položky
- Vyberte položku kliknutím v tabulce položek.
- Klikněte na tlačítko Opravit.
- Upravte potřebné údaje.
- Potvrďte tlačítkem OK.
7.4 Smazání položky
- Vyberte položku, kterou chcete smazat.
- Klikněte na tlačítko Smazat.
- Potvrďte smazání v dialogovém okně.
⚠️ Smazáním položky se automaticky přepočítají celkové částky faktury a rozpis DPH.
7.5 Rozpis položky (rozepsání na podřádky)
Funkce Rozepsat umožňuje rozdělit jednu položku na více podřádků, přičemž celková suma podřádků musí odpovídat původní položce.
Jak rozepsat položku:
- Vyberte položku, kterou chcete rozepsat.
- Klikněte na tlačítko Rozepsat.
- Systém přejde do režimu rozpisu — zobrazí se tabulka se zbývající částkou k rozepsání.
- Přidávejte podřádky tlačítkem Přidat a vyplňujte jejich údaje.
- Sledujte tabulku „Zbývá rozepsat“ — po rozepsání celé částky by měly být všechny hodnoty nulové.
- Po dokončení klikněte na tlačítko Návrat z rozpisu.
⚠️ Důležité: Návrat z rozpisu je možný pouze tehdy, když se součet všech podřádků přesně rovná původní položce (základ, DPH i celkem). U faktur v cizí měně musí souhlasit i tuzemské částky.
Vizuální rozlišení v tabulce:
- Hlavička rozpisu (původní položka) — zobrazena tučně
- Podřádky rozpisu — zvýrazněny světle žlutým podkladem
ℹ️ Funkce rozpisu je dostupná pouze uživatelům s příslušným oprávněním.
8. Párování s objednávkami
U faktur z modulů Spedice a Doprava lze položky faktury spárovat s objednávkami, trajekty nebo poplatky.
8.1 Jak spárovat položku s objednávkou
- Při přidávání nebo úpravě položky klikněte na tlačítko pro výběr objednávky (v sekci Objednávka/Trajekt).
- V dialogovém okně vyberte filtr pro zobrazení objednávek:
- Objednávky vybraného dopravce — Neukončené (výchozí)
- Objednávky vybraného dopravce — Všechny
- Objednávky vybraného dopravce — Bez faktury
- Objednávky — Neukončené (všichni dopravci)
- Objednávky — Všechny (všichni dopravci)
- Vyberte požadovanou objednávku a potvrďte.
- Po spárování se automaticky vyplní číslo objednávky, smluvní cena a měna.
💡 Tip — hromadný výběr: Pomocí klávesy Alt+Insert můžete v dialogu výběru označit více objednávek najednou. Po potvrzení se pro každou vybranou objednávku automaticky vytvoří samostatná položka faktury.
8.2 Převzetí smluvní ceny
Po spárování s objednávkou můžete převzít smluvní cenu kliknutím na tlačítko [→] vedle zobrazené smluvní ceny. Částka se přenese do pole „Cena bez DPH“ a systém dopočítá DPH a celkovou cenu.
8.3 Upozornění při párování
Systém vás může upozornit na tyto situace:
- Objednávka je již použita na jiném řádku faktury
- Objednávka je zamčena jiným uživatelem
- Rozdílná měna objednávky a faktury
- Nevyfakturovaná přeprava u objednávky
- Existující nevyfakturované poplatky u objednávky
9. Záložka „Zálohové listy“
Záložka Zálohové listy (v sekci položek) umožňuje přiřadit k faktuře dříve zaplacené zálohy, které se odečtou od celkové částky k úhradě.
9.1 Přiřazení zálohy
- Přejděte na záložku Zálohové listy.
- Klikněte na tlačítko Přidat.
- V dialogovém okně vyberte ze seznamu dostupných zálohových listů.
- Po přiřazení se v dolní části zobrazí:
- Zaplaceno ze záloh — celková částka čerpaná ze záloh
- Zbývá uhradit — částka k úhradě po odečtení záloh
9.2 Úprava čerpané částky
- Vyberte zálohový list v tabulce.
- Klikněte na tlačítko Upravit částku.
- Zadejte požadovanou čerpanou částku.
- Potvrďte tlačítkem OK.
⚠️ Čerpaná částka nesmí překročit výši volné (dosud nevyčerpané) zálohy.
9.3 Odebrání zálohy
- Vyberte zálohový list v tabulce.
- Klikněte na tlačítko Odebrat.
💡 Automatická nabídka: Při vytváření nové faktury systém automaticky zkontroluje, zda má vybraný dodavatel volné (nepřiřazené) zálohové listy, a nabídne vám jejich přiřazení.
10. Záložka „Pneumatiky“
Záložka Pneumatiky (v sekci položek) slouží pro evidenci pneumatik pořízených prostřednictvím dané faktury. Tato záložka se zobrazuje pouze v příslušné konfiguraci systému.
11. Uložení faktury
11.1 Postup uložení
- Ověřte, že máte vyplněny všechny povinné údaje v hlavičce.
- Zkontrolujte, že faktura obsahuje alespoň jednu položku.
- Ujistěte se, že nemáte rozpracovaný řádek v režimu editace (pokud ano, nejprve ho potvrďte nebo zrušte).
- Pokud jste v režimu rozpisu položky, nejprve se vraťte z rozpisu.
- Klikněte na tlačítko Uložit.
11.2 Co se děje při ukládání
Systém provede následující kroky:
- Kontrola správnosti údajů — ověří vyplnění povinných polí
- Kontrola duplicity variabilního symbolu
- Uložení hlavičky faktury
- Uložení všech položek (řádků)
- Uložení zálohových listů (pokud jsou přiřazeny)
- Uložení vazeb na doklady
- Uložení příloh (pokud jsou nahrány)
- Uložení pneumatik (pokud jsou evidovány)
- Export do externích systémů (pokud je aktivní)
Po úspěšném uložení se aktualizuje seznam faktur.
11.3 Platební příkaz
Pokud je na faktuře nastavena částka pro platební příkaz, systém po uložení automaticky nabídne generování platebního příkazu.
11.4 Možné chyby při ukládání
| Chybové hlášení | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| „Údaj Dodavatel musí být vyplněn.“ | Nevybrán dodavatel | Vyberte dodavatele z adresáře |
| „Doklad musí obsahovat položku.“ | Faktura nemá žádný řádek | Přidejte alespoň jednu položku |
| „Nejdříve uložte provedené změny v řádcích.“ | Řádek je v režimu editace | Potvrďte nebo zrušte editaci řádku |
| „Nejdříve opusťte rozpis položky.“ | Jste v režimu rozpisu | Ukončete rozpis tlačítkem „Návrat z rozpisu“ |
| „V evidenci je již faktura se stejným variabilním symbolem…“ | Duplicita VS | Zkontrolujte, zda nejde o duplicitní fakturu; případně potvrďte pokračování |
| „Externí číslo není vyplněné…“ | Prázdné externí číslo | Doplňte externí číslo nebo potvrďte uložení bez něj |
| „Nemáte dostatečná přístupová práva.“ | Nedostatečné oprávnění | Kontaktujte administrátora systému |
12. Zrušení změn
Pokud chcete zahodit všechny neuložené změny, klikněte na tlačítko Zrušit změny. Systém se vás zeptá: „Opravdu si přejete zrušit provedené změny?“ Po potvrzení se formulář vrátí do původního stavu.
13. Úhrada faktury
Tlačítko Úhrada v pravém panelu otevře formulář pro správu úhrad (plateb) dané faktury. Tato funkce je dostupná pouze u uložených faktur a vyžaduje příslušné oprávnění.
14. Kopírování faktury
Fakturu lze zkopírovat — vytvoří se nová faktura s předvyplněnými údaji z původní. Kopie se otevře jako nový doklad k dalším úpravám a uložení.
ℹ️ Při kopii se přidělí nové číslo dokladu a pořadové číslo. Datum dokladu a další datumy je třeba zkontrolovat a případně upravit.
15. Práce s fakturami v cizí měně
Pokud je faktura vystavena v cizí měně (jiné než CZK), postupujte takto:
- V hlavičce faktury v sekci Měna/Kurz zadejte nebo ověřte měnový kurz a datum kurzu.
- U každé položky se zobrazí panel Přepočet na tuzemskou měnu — tuzemské částky se dopočítají automaticky na základě kurzu, ale můžete je upravit i ručně.
- Na záložce Detail se v tabulce přepočtu zobrazí souhrnný rozpis v tuzemské měně.
💡 Tip: Systém může nabídnout hromadný přepočet všech řádků na tuzemskou měnu. Tuto akci potvrďte, pokud chcete přepočítat všechny řádky najednou.
⚠️ Kurz dodavatele: V některých případech (především u spedičních faktur) může být k dispozici také kurz dodavatele — odlišný od oficiálního kurzu ČNB. Tento kurz se používá pro přepočet částek na tuzemskou měnu u řádků faktury.
16. Přehled klávesových zkratek a tipů
| Akce | Popis |
|---|---|
| Alt+Insert | Hromadné označení objednávek při párování |
| Tlačítko [→] u VS | Kopíruje variabilní symbol do externího čísla |
| Tlačítko [→] u smluvní ceny | Převezme smluvní cenu z objednávky do položky |
| Ikona [i] u dodavatele | Zobrazí kontaktní údaje dodavatele |
17. Časté otázky a řešení problémů
Nemohu uložit fakturu — co dělat?
Zkontrolujte:
- Je vyplněn dodavatel?
- Obsahuje faktura alespoň jednu položku?
- Nemáte rozpracovaný řádek v editaci? (Potvrďte ho tlačítkem OK nebo zrušte tlačítkem Storno.)
- Nejste v režimu rozpisu položky? (Vraťte se z rozpisu.)
- Máte dostatečná oprávnění?
Systém hlásí duplicitu variabilního symbolu
To znamená, že v systému již existuje jiná faktura se stejným variabilním symbolem a dodavatelem. Ověřte, zda se nejedná o duplicitně zadávanou fakturu. Pokud jste si jistí, že se o duplicitu nejedná, můžete pokračovat v ukládání.
Jak změním způsob výpočtu DPH?
Před zadáním (nebo při úpravě) položky změňte hodnotu v rozbalovacím seznamu Způsob zápisu nad editačními poli položky.
Nemohu přiřadit objednávku k položce
Možné příčiny:
- Objednávka je již přiřazena k jinému řádku této nebo jiné faktury.
- Objednávku právě používá jiný uživatel.
- Objednávka je v jiné měně než faktura (systém zobrazí upozornění).
Faktura byla mezitím změněna jiným uživatelem
Systém používá kontrolu souběžných úprav. Pokud jiný uživatel změnil fakturu v době, kdy jste ji měli otevřenou, budete upozorněni. V takovém případě znovu otevřete fakturu a proveďte změny.
Tento návod popisuje práci s formulářem „Faktura došlá — Karta“ v modulu Faktury. V případě potřeby kontaktujte správce systému nebo IT oddělení.