Uživatelský návod: Ovladač – Import čerpání AB OIL

1. Úvod

Modul Čerpání AB OIL slouží k importu záznamů o čerpání pohonných hmot a dalšího zboží ze systému AB OIL do aplikace Doprava 4K. Import probíhá ze souboru ve formátu Excel (.xls), který obsahuje transakce provedené prostřednictvím karet AB OIL.

Modul umožňuje:

automatické načtení transakcí z XLS souboru,
rozlišení čerpání pro vlastní a cizí vozidla,
párování záznamů s jízdními příkazy,
vytvoření interních dokladů (XX) nebo výdejek (VD).

Poznámka: Pro práci s tímto modulem potřebujete příslušné oprávnění v systému. Pokud vám modul není dostupný, obraťte se na správce systému.

2. Než začnete

Před prvním importem je nutné provést nastavení ovladače. Doporučujeme zkontrolovat a připravit následující:

Vstupní soubor – Ujistěte se, že máte k dispozici soubor z AB OIL ve formátu .xls (Microsoft Excel). Výchozí umístění pro soubory je C:\IMPORTY\ABOIL\.
Číselník produktů – Produkty z AB OIL (nafta, benzín, spotřební materiál apod.) musí být namapovány na účetní osnovu vašeho systému.
Číselník řidičů – Kódy řidičů z AB OIL by měly být přiřazeny k zaměstnancům v systému Doprava 4K.
Vozidla – Vozidla, pro která se čerpání importuje, by měla být evidována v systému (dle SPZ nebo kódu vozidla z karty AB OIL).

3. Nastavení ovladače

Formulář nastavení otevřete z nabídky importů volbou Možnosti (nastavení) u ovladače Čerpání AB OIL. Formulář obsahuje tři záložky: Parametry, Číselník produktů a Číselník řidičů.

3.1 Záložka „Parametry“

Na této záložce nastavíte základní chování importu.

Sekce „Ostatní doklady (XX)“

Pole / Prvek	Popis	Jak vyplnit
Středisko dokladu	Středisko, ke kterému budou vytvořené doklady přiřazeny.	Zadejte kód střediska ručně, nebo klikněte na tlačítko […] a vyberte středisko ze seznamu.
Způsob určení střediska (přepínač – 3 možnosti)	Určuje, jakým způsobem se středisko dohledá.	Vyberte jednu z možností (viz popis níže).
Automaticky párovat s jízdním příkazem	Pokud je zaškrtnuto, systém se pokusí ke každému záznamu automaticky najít odpovídající jízdní příkaz (JP).	Zaškrtněte, pokud chcete automatické párování.
Záznamy s časem transakce 0:00:00…	Pokud je zaškrtnuto, záznamy s nulovým časem se párují s JP bez ohledu na čas.	Zaškrtněte, pokud vstupní soubor někdy obsahuje záznamy bez uvedeného času.
Importovat pouze záznamy spárované s JP	Pokud je zaškrtnuto, importují se pouze záznamy, ke kterým byl nalezen jízdní příkaz. Ostatní záznamy budou vynechány.	Zaškrtněte pouze v případě, že chcete striktně importovat jen spárované záznamy.
Povolit import do zkontrolovaných JP	Pokud je zaškrtnuto, záznamy mohou být importovány i do jízdních příkazů, které již byly označeny jako zkontrolované.	Zaškrtněte, pokud potřebujete doplnit čerpání i do již uzavřených JP.

Způsob určení střediska – vysvětlení možností:

Možnost	Popis
Z jízdního příkazu; kmenové středisko vozidla; …	Středisko se vezme z nalezeného jízdního příkazu. Pokud JP není nalezen, použije se kmenové středisko vozidla. Pokud ani to neexistuje, použije se středisko zadané v poli výše.
Kmenové středisko vozidla; zde zadané středisko	Použije se kmenové středisko vozidla. Pokud není definováno, použije se středisko zadané v poli výše.
Vždy zde zadané středisko	Vždy se použije středisko zadané v poli výše, bez ohledu na JP nebo kmenové středisko.

Sekce „Možnosti vstupního souboru“

Pole / Prvek	Popis	Jak vyplnit
Typ dokladu	Určuje, jaký typ dokladu se při importu vytvoří.	Z rozbalovacího seznamu vyberte: XX doklad (interní doklad) nebo Výdejka (skladová výdejka).
U cizích vozidel vytvořit jednu výdejku za měsíc	Pokud je zaškrtnuto a typ dokladu je Výdejka, záznamy cizích vozidel se seskupí do jedné výdejky za kalendářní měsíc pro každého zákazníka.	Zaškrtněte, pokud nechcete mít pro cizí vozidla samostatnou výdejku na každou transakci. Tato volba je relevantní pouze při typu dokladu „Výdejka“.
Tankování u vlastních vozidel je vždy do plné nádrže	Pokud je zaškrtnuto, systém předpokládá, že každé tankování vlastního vozidla znamená naplnění nádrže do plna.	Zaškrtněte, pokud vaše vozidla vždy tankují plnou nádrž.

Tip: Volba typu dokladu ovlivňuje další části nastavení. Pokud zvolíte Výdejku, budete muset v číselníku produktů přiřadit ke každému produktu také sklad a skladovou položku (viz kapitola 3.2).

3.2 Záložka „Číselník produktů“

Tato záložka slouží k mapování produktů z AB OIL na účetní osnovu (a případně skladové položky) ve vašem systému.

Proč je toto nastavení důležité?

Soubor z AB OIL obsahuje produkty identifikované kódem EAN (čárovým kódem) nebo názvem produktu. Systém Doprava 4K potřebuje vědět, na jaký účet (řádek účetní osnovy) má daný produkt zaúčtovat. Bez tohoto přiřazení nebude možné záznam importovat – bude vyřazen.

Práce s číselníkem

V horní části záložky se nachází tabulka (grid) se seznamem všech dosud evidovaných produktů:

Zelené/černé záznamy – produkt je správně přiřazen k účetní osnově.
Červené záznamy – produkt není přiřazen a záznamy s tímto produktem nebudou importovány.

Pod tabulkou jsou tlačítka [Přidat], [Opravit] a [Smazat].

Přidání nebo úprava produktu

Po kliknutí na [Přidat] nebo [Opravit] se zobrazí editační formulář:

Pole	Popis	Jak vyplnit
Kód produktu	Kód, pod kterým je produkt identifikován ve vstupním souboru. Jedná se o EAN kód produktu, nebo – pokud EAN není ve vstupním souboru uveden – o název produktu.	Zadejte přesně tak, jak je kód/název uveden ve vstupním souboru z AB OIL. Maximální délka je 20 znaků.
Název produktu	Popis produktu pro lepší orientaci.	Zadejte srozumitelný název produktu (např. „Nafta motorová“, „Natural 95″).
Přiřazení	Řádek účetní osnovy, na který se produkt zaúčtuje.	Vyberte z rozbalovacího seznamu příslušný řádek účetní osnovy (např. „TA-N“ pro naftu, „TA-B“ pro benzín, „SM“ pro spotřební materiál).
Sklad	Sklad, ze kterého se bude výdejka realizovat.	Vyberte sklad z rozbalovacího seznamu. Toto pole se zobrazuje pouze při typu dokladu „Výdejka“.
Skladová položka	Hlavní karta skladové položky.	Vyberte skladovou položku z rozbalovacího seznamu. Toto pole se zobrazuje pouze při typu dokladu „Výdejka“.

Důležité: Pokud používáte typ dokladu Výdejka, je nutné u každého produktu vyplnit také pole Sklad a Skladová položka. Bez nich nebude možné výdejku vytvořit.

Tip: Pokud se při importu objeví v souboru nový, dosud neznámý produkt, systém vás vyzve k jeho přidání do číselníku. Produkt se automaticky přidá do seznamu, ale je potřeba mu ručně přiřadit řádek účetní osnovy (a případně sklad).

Příklady typických produktů

Kód produktu	Název	Typické přiřazení
`Nafta`	Nafta	TA-N (Pohonné hmoty – Nafta)
`Natural 95`	Natural 95	TA-B (Pohonné hmoty – Benzín)
`2089030000011`	Nafta (EAN kód)	TA-N
`rukavice WINGS`	Rukavice WINGS	SM (Spotřební materiál)

3.3 Záložka „Číselník řidičů“

Tato záložka slouží k mapování kódů řidičů z AB OIL na zaměstnance evidované v systému Doprava 4K.

Práce s číselníkem

Tabulka zobrazuje seznam kódů řidičů:

Zelené/černé záznamy – řidič je přiřazen k zaměstnanci.
Červené záznamy – řidič není přiřazen k žádnému zaměstnanci.

Poznámka: Nepřiřazení řidiče nezpůsobí vyřazení záznamu z importu. Záznam se importuje, ale bez vazby na konkrétního zaměstnance.

Přidání nebo úprava řidiče

Pole	Popis	Jak vyplnit
Kód řidiče	Kód řidiče, jak je uveden ve vstupním souboru (sloupec `personid`).	Zadejte přesný kód z AB OIL (např. `089020065`).
Přiřazení	Osobní číslo zaměstnance v systému Doprava 4K.	Vyberte zaměstnance z rozbalovacího seznamu.

4. Spuštění importu

4.1 Výběr vstupního souboru

Spusťte import čerpání AB OIL z menu importů.
Zobrazí se dialog pro výběr souboru. Systém automaticky nabídne soubory z výchozí složky (C:\IMPORTY\ABOIL\). Pokud jsou vaše soubory uloženy jinde, přejděte do správné složky.
Vyberte jeden nebo více souborů .xls a potvrďte výběr.

Poznámka k formátu souboru: Vstupní soubor musí být ve formátu Microsoft Excel (.xls). Soubor musí mít v prvním řádku záhlaví sloupců a data musí odpovídat struktuře výpisu transakcí z AB OIL. Podrobnosti o struktuře souboru naleznete v kapitole 7.

4.2 Zpracování souboru

Po výběru souboru systém automaticky:

Otevře a přečte XLS soubor.
Zpracuje každý řádek souboru – identifikuje vozidlo, řidiče, produkt, datum, čas, množství a cenu.
Rozhodne, zda jde o vlastní nebo cizí vozidlo.
Pokusí se spárovat záznam s jízdním příkazem (pokud je tato funkce zapnuta).
Záznamy, které nelze importovat (chybějící přiřazení vozidla, produktu apod.), přesune do vyřazených.

Po zpracování se zobrazí formulář náhledu importu.

4.3 Formulář náhledu importu

Formulář obsahuje dvě záložky: Záznamy k importu a Vyřazené záznamy.

Záložka „Záznamy k importu“

Zde vidíte záznamy, které budou importovány. Tabulka obsahuje tyto hlavní sloupce:

Sloupec	Význam
Vlastní firma	„Ano“ = vlastní vozidlo, „Ne“ = cizí vozidlo
Kód firmy	„VLASTNI“ pro vlastní vozidla, nebo kód zákazníka
SPZ	Registrační značka vozidla
Datum	Datum transakce
Čas	Čas transakce
Množství	Množství v litrech
Jed. cena	Jednotková cena bez DPH
Cena	Celková cena s DPH
Cena bez DPH	Celková cena bez DPH
Sazba DPH	Sazba DPH v %
Produkt	Název produktu
Řidič	Jméno řidiče
Stázka	Číslo spárovaného jízdního příkazu (pokud byl nalezen)

Dostupná tlačítka

Tlačítko	Funkce
Pokračovat	Potvrdí import a vytvoří doklady.
Storno	Zruší celý import, žádné doklady se nevytvoří.
Výběr jízdního příkazu	Umožní ručně přiřadit jízdní příkaz k vybranému záznamu.
Smazat jízdní příkaz	Zruší přiřazení jízdního příkazu u vybraného záznamu.
Mimo jízdní příkaz	Označí záznam jako „mimo jízdní příkaz“ – bude importován bez vazby na JP.
Vyřadit z importu	Přesune vybraný záznam do vyřazených – nebude importován.
Zapojit do importu	Vrátí dříve vyřazený záznam zpět mezi záznamy k importu.
Zobrazit naimportované	Přepne zobrazení duplicitních (již dříve importovaných) záznamů.

Záložka „Vyřazené záznamy“

Zde se nacházejí záznamy, které systém nemohl importovat. U každého záznamu je uvedena příčina vyřazení, která je vizuálně zvýrazněna barevně v příslušném sloupci:

Zvýrazněný sloupec	Příčina	Jak problém vyřešit
SPZ (červeně)	Vozidlo nebylo nalezeno v systému – ani dle kódu karty, ani dle SPZ.	Přidejte vozidlo do systému, nebo zkontrolujte, zda SPZ v souboru odpovídá evidenci. Viz kapitola 3 – nastavení ovladače.
Kód produktu / Produkt (červeně)	Produkt nebyl nalezen v číselníku, nebo nemá přiřazený řádek účetní osnovy.	Přidejte produkt do číselníku produktů a přiřaďte mu účetní osnovu (viz kapitola 3.2).
Bez zvýraznění konkrétního sloupce	Problém s přiřazením firmy/zákazníka.	Zkontrolujte konfiguraci vlastních a cizích vozidel.

Tip: Po opravě číselníků je nutné import spustit znovu – vyřazené záznamy se při dalším importu zpracují správně.

4.4 Potvrzení importu

Po kliknutí na tlačítko Pokračovat systém vytvoří doklady podle zvoleného typu:

XX doklad (interní doklad) – pro každý záznam se vytvoří samostatný interní doklad.
Výdejka – pro vlastní vozidla se vytvoří samostatná výdejka pro každý záznam. Pro cizí vozidla se záznamy mohou seskupit do jedné výdejky za měsíc (pokud je tato volba zapnuta v nastavení).

Po vytvoření dokladů se zobrazí přehled naimportovaných dat.

Poznámka: Pokud je v nastavení zapnuta volba přesunutí souboru do archivu, vstupní soubor bude po úspěšném importu automaticky přesunut do archivní složky.

5. Požadavky na vstupní soubor

5.1 Formát souboru

Typ: Microsoft Excel (.xls), případně .xlsx
Záhlaví: První řádek musí obsahovat názvy sloupců.
Soubor musí obsahovat výpis transakcí z karet AB OIL ve standardním formátu.

5.2 Očekávané sloupce

Vstupní soubor by měl obsahovat následující sloupce (názvy musí odpovídat záhlaví):

Sloupec	Obsah	Příklad
`date`	Datum transakce ve formátu `d-Mon-yy` (anglické zkratky měsíců)	`17-Nov-18`
`time`	Čas transakce ve formátu `hh:mm:ss`	`17:38:01`
`ean`	EAN kód produktu	`2089030000011`
`name`	Název produktu	`Nafta`
`quantity`	Množství (litry)	`47,4`
`unitprice`	Jednotková cena s DPH	`33,5`
`sumprice`	Celková cena	`1587,9`
`carid`	Kód vozidla (číslo karty AB OIL)	`089021127`
`personid`	Kód řidiče	`089020033`
`vat`	Sazba DPH v %	`21`
`spz`	Registrační značka vozidla	`5B4 2435`
`jmeno`	Jméno řidiče	`Jan Novák`

5.3 Formát data

Datum musí být ve formátu d-Mon-yy s anglickými zkratkami měsíců:

Měsíc	Zkratka	Měsíc	Zkratka
Leden	`Jan`	Červenec	`Jul`
Únor	`Feb`	Srpen	`Aug`
Březen	`Mar`	Září	`Sep`
Duben	`Apr`	Říjen	`Oct`
Květen	`May`	Listopad	`Nov`
Červen	`Jun`	Prosinec	`Dec`

Příklad: 17-Nov-18 znamená 17. listopadu 2018.

⚠ Upozornění: České nebo jiné zkratky měsíců nejsou podporovány. Pokud váš soubor obsahuje jiný formát data, import nebude fungovat správně.

5.4 Ceny

Všechny ceny ve vstupním souboru jsou včetně DPH. Systém automaticky vypočítá ceny bez DPH na základě uvedené sazby DPH.

6. Řešení problémů

Záznamy se objevují ve „Vyřazených“ – co s tím?

Problém	Příčina	Řešení
Zvýrazněná SPZ	Vozidlo nebylo nalezeno v systému.	Zkontrolujte, zda je vozidlo evidováno v systému Doprava 4K se správnou SPZ. Případně zkontrolujte, zda kód karty z AB OIL (`carid`) odpovídá záznamu v číselníku.
Zvýrazněný kód/název produktu	Produkt není v číselníku, nebo nemá přiřazenu účetní osnovu.	Otevřete nastavení ovladače → záložka Číselník produktů → přidejte nebo opravte přiřazení produktu. Pokud používáte typ dokladu Výdejka, přiřaďte i sklad a skladovou kartu.
Zvýrazněný řádek bez konkrétního sloupce	Problém s identifikací firmy/zákazníka u cizího vozidla.	Zkontrolujte nastavení zákazníků pro cizí vozidla.

Soubor se nepodařilo zpracovat

Možné příčiny a řešení:

Soubor je poškozený nebo v nesprávném formátu – Ověřte, že soubor jde otevřít v Microsoft Excel a obsahuje data ve správném formátu.
Chybí potřebný databázový ovladač – Na počítači musí být nainstalován provider Microsoft Jet OLEDB 4.0 (pro .xls) nebo Microsoft ACE OLEDB 12.0 (pro .xlsx). Kontaktujte správce IT.
Problém s čtením souboru – Požádejte správce systému o kontrolu parametru F3 v nastavení ovladače. Hodnota „A“ zapne alternativní způsob čtení souboru přes Excel, který lépe zvládá nekorektní soubory.

Nesprávná data/čísla po importu

Zkontrolujte, zda sloupec date ve vstupním souboru používá anglické zkratky měsíců (Jan, Feb, Mar, …).
Zkontrolujte, zda desetinné čísla v souboru používají správný oddělovač (čárku).

Záznamy s nulovým množstvím

Záznamy, kde je množství rovno nule nebo záporné, jsou automaticky přeskočeny – to je správné chování systému.

Opakovaný import stejného souboru

Systém rozpozná již importované záznamy na základě unikátního kódu (kombinace SPZ, kódu karty, data a času). Pokud se pokusíte importovat stejný soubor znovu, duplicitní záznamy budou označeny a můžete je zobrazit tlačítkem Zobrazit naimportované.

7. Časté otázky

Mohu importovat soubory ve formátu .xlsx (novější Excel)?

Ano, systém podporuje jak starší formát .xls, tak novější .xlsx. Pro .xlsx je potřeba mít na počítači nainstalovaný provider Microsoft ACE OLEDB 12.0.

Jak systém rozlišuje vlastní a cizí vozidla?

Systém vyhledá kód vozidla z karty AB OIL v interním číselníku. Pokud je vozidlo přiřazeno k vozidlu ve vaší evidenci, považuje se za vlastní. Pokud není nalezeno, systém se pokusí vozidlo najít dle SPZ. Nenalezená vozidla jsou považována za cizí.

Musí být v číselníku přiřazeni všichni řidiči?

Ne, nepřiřazení řidiče nezpůsobí vyřazení záznamu. Import proběhne i bez přiřazeného řidiče, ale v dokladu nebude vazba na konkrétního zaměstnance. Pro kompletní evidenci doporučujeme řidiče přiřadit.

Co se stane s originálním souborem po importu?

Záleží na nastavení. Pokud je zapnuto automatické archivování, soubor bude přesunut do archivní složky. V opačném případě zůstane na původním místě.

Jak zjistím, jaký kód produktu mám zadat do číselníku?

Podívejte se do vstupního souboru z AB OIL. Pokud má produkt vyplněný sloupec ean (EAN kód), použije se tento kód. Pokud je EAN prázdný, systém jako kód použije hodnotu ze sloupce name (název produktu). Do číselníku zadejte přesně tu hodnotu, která se ve vstupním souboru vyskytuje.

Jak zjistím kód řidiče pro číselník řidičů?

Kód řidiče najdete ve vstupním souboru ve sloupci personid. Jedná se o číselný kód přidělený řidiči v systému AB OIL (např. 089020065).

8. Shrnutí postupu importu

Stručný přehled kroků pro provedení importu:

✅ Nastavte ovladač (při prvním použití nebo při změně konfigurace):
- Záložka Parametry – zvolte typ dokladu, středisko, párování s JP.
- Záložka Číselník produktů – přiřaďte všechny produkty k účetní osnově.
- Záložka Číselník řidičů – přiřaďte kódy řidičů k zaměstnancům.
✅ Připravte vstupní soubor – uložte XLS soubor z AB OIL do příslušné složky.
✅ Spusťte import – vyberte soubor v dialogu pro výběr souborů.
✅ Zkontrolujte náhled – na záložce „Záznamy k importu“ zkontrolujte správnost dat. Na záložce „Vyřazené záznamy“ zjistěte, zda některé záznamy nebyly vyřazeny, a případně opravte příčinu.
✅ Potvrďte import tlačítkem Pokračovat – systém vytvoří doklady.

Klikněte zde pro starší článek s popisem funkcí importu platebních karet.

Tento návod se vztahuje k modulu Čerpání AB OIL (ovladač ABOIL) v systému Doprava 4K.