Agenda vyúčtování pracovní cesty slouží k vyúčtování hotovostních úhrad řidičů během pracovní cesty, k vyúčtování poskytnutých záloh a k vyúčtování nároku na cestovní náhrady – stravné. Do výsledného vyúčtování se započítají:

• hotovostní úhrady, které jsou zadány na jízdních příkazech (interní ID doklady, syntetika BV)
• poskytnuté zálohy, které jsou  jsou vydány z pokladny (pokladní PV doklady, syntetika PR)
• nárok na stravné, který je vypočten na jízdních příkazech, (interní ID doklady, syntetika ST)

Výsledkem vyúčtování je doklad CV o vyúčtování cestovních výdajů, který položkově obsahuje celkovou bilanci vyúčtování tj. útraty, zálohy, nárok na stravné a vyrovnání mezi řidičem a zaměstnavatelem. V rámci vyúčtování mohou nastat tyto varianty:

Varianta	Výsledný CV doklad
zálohy jsou vyšší nežli útraty a nárok na stravné	řidič vrací zaměstnavateli rozdíl hotově do pokladny, tj. generuje se pokladní doklad PP
zálohy jsou nižší nežli útraty a nárok na stravné	zaměstnavatel doplácí řidiči rozdíl hotově nebo převodem na jeho účet, tj. generuje se pokladní doklad PV nebo ID doklad pro bezhotovostní převod na účet řidiče
zálohy jsou stejné jako útraty a nárok na stravné	položkově útraty, zálohy, stravné, žádný doplatek

Poznámka 1:
Stravné může a nemusí být součástí výsledného vyúčtování, viz parametr „Stravné nevyúčtovávat, pouze spočítat v tuzemské měně“.
Zálohy mohou a nemusí být součástí vyúčtování.

Poznámka 2:
Jízdní příkazy pro vyúčtování musí být zkontrolovány, nezkontrolované jízdní příkazy se k vyúčtování nenabízejí.

Záložka Vyúčtování dle jízdních příkazů

Záložka vyúčtování dle jízdních příkazů umožňuje provádět vyúčtování podle jízdních příkazů, řidič je zobrazen ve spodní části formuláře.

Záložka Vyúčtování dle řidičů

Záložka vyúčtování dle řidičů umožňuje provádět vyúčtování podle řidičů, u řidiče jsou zobrazeny jeho jízdní příkazy, které mohou být vyúčtovány. Zobrazují se pouze zkontrolované jízdní příkazy.
Nastavte kurzor na řidiče, kterého požadujete vyúčtovat. Ve spodní části jsou zobrazeny jízdní příkazy k vyúčtování pracovní cesty.
Funkce:

Označit	označte jízdní příkazy, které požadujete vyúčtovat
Vystavit CV	zahájí vystavení dokladu o vyúčtování pracovní cesty

Pokud byly řidiči vydány zálohy, označte, které požadujete v rámci tohoto vyúčtování zpracovat. Pokud nevyberete žádnou, vyúčtování nebude zálohy obsahovat.

Zobrazí se formulář Vyúčtování

Položky vyúčtování zobrazují rekapitulaci hotovostních útrat, nárok na stravné a zálohy započtené do vyúčtování včetně zkratky měny.
Parametry a funkce vyúčtování:

Stravné nevyúčtovávat, pouze spočítat v tuzemské měně	pokud bude zaškrtnuto, pak stravné na CV dokladu bude spočteno, ale nebude v rámci vyúčtování vyúčtováno, pokud nebude zaškrtnuto, pak stravné bude vyúčtováno v rámci tohoto vyúčtování
Nepřevádět doplatek na tuzemskou měnu	pokud bude zaškrtnuto, pak výsledný doplatek bude v měně podle dokladů vyúčtování, pokud bude zaškrtnuto, pak výsledný doplatek bude v tuzemské měně
Doplatek řidiči přednostně uhradit převodem na účet	pokud bude zaškrtnuto, pak doplatek řidiči bude uhrazen bankovním převodem, pokud nebude zaškrtnuto, pak doplatek řidiči bude uhrazen hotovostně z pokladny
	funkce
Uložit	vytvoří CV doklad, doklad však ještě není vyúčtován
Vyúčtovat	provede vyúčtování tj. vygeneruje pokladní doklad, PP v případě vrácení PV v případě doplacení Pokud existuje více pokladen se stejnou měnou vyúčtování, pak musíte zvolit pokladnu přes kterou vyúčtování proběhne
Odsouhlasit	odsouhlasení vyúčtování, pokud výsledkem vyúčtováni je závazek zaměstnavatele vůči řidiči (zálohy jsou menší nežli útraty) pak výsledkem odsouhlasení je vygenerování PV dokladu – doplatek řidiči (dtto „Vyúčtovat“) pokud jsou zálohy větší nežli útraty, pak výsledkem vyúčtování je vygenerování pokladního dokladu ve výši útrat a zároveň nová záloha ve výši rozdílu (zálohy-útraty), zbývající částka tedy zůstává jako záloha pro příští jízdy
Zrušit změny	zrušení provedených změn
Tisk	tisk dokladu vyúčtování nebo pokladních dokladů
Platební příkaz	vygeneruje platební příkaz, platební příkazy jsou k dispozici v záložce Platební příkazy nebo v knize došlých faktur ve stejné záložce
Na účet Přes pokladnu	nastavte se na řádek „Vyúčtování-doplatek řidiči“, funkce provede změnu stavu vyúčtování na „Uhradit na účet“ při vyúčtování bude generován ID doklad resp. „Přes pokladnu“
Ponechat zbytek zálohy	viz Poznámka 4 kurzor nastavte na řádek „Vyúčtování-vrácení zbytku zálohy“ požadované měny

Poznámka 3: Způsob úhrady
Přes pokladnu lze uhradit doplatek řidiči a vrácení zálohy.
Na účet lze uhradit pouze doplatek řidiči.

Poznámka 4: Částečné čerpání záloh
U jednotlivých měn lze zvolit, zde se záloha vyčerpá jen do výše výdajů a zbytek zálohy je ponechán řidiči.
Funkce je přístupná pouze tehdy, pokud je v Nastavení systému navolen parametr:
„Umožnit částečné čerpání záloh“

 

Záložka Kniha dokladů vyúčtování

Záložka Kniha dokladů vyúčtování obsahuje seznam CV dokladů.  Doklady je možné zobrazovat podle stavu vyúčtované, nevyúčtované nebo všechny (viz stav CV).

 

Ve spodní části formuláře jsou podzáložky, které zobrazují doklady obsažené v CV dokladu:

• Jízdní příkazy (stazky započtené do vyúčtování)
• Zálohy (zúčtované zálohy)
• Doklady vyúčtování (pokladní doklady, interní doklady)

Funkce:

Otevřít	otevře aktuální doklad, k dispozici jsou funkce viz výše
Smazat	smaže aktuální doklad, pokud již byl doklad vyúčtován, pak na dotaz mohou být smazány také vygenerované doklady vyúčtování, smazáním dokladu budou jízdní příkazy resp. zálohy k dispozici pro nové vyúčtování
Tisk	tisk dokladu vyúčtování
Výběry	obecná funkce Výběry

 

Záložka Platební příkazy

Záložka platební příkazy slouží k evidenci a vystavování platebních příkazů pro bezhotovostní převody vyúčtování pracovní cesty na bankovní účty řidičů.

Záložka Vystavení platebního příkazu

Záložka Vystavení platebního příkazu obsahuje seznam interních dokladů k proplacení. Interní doklady jsou generovány při vyúčtování pracovní cesty nebo se jedná o zálohy řidičům poskytnuté bankovním převodem na účet řidiče, tzv. zálohy na účet.
Funkce:

Označit	označí doklady pro vystavení platebního příkazu, označit lze pouze doklady se stejnou měnou
Odznačit vše	zruší označené doklady
Vystavit	vystavení jednoduchého nebo hromadného platebního příkazu (PL), platba zatím není realizována před uložení zkontrolujte všechny údaje
Výběry	obecná funkce Výběry

Záložka Provedení platby

Záložka Provedení platby zobrazuje seznam platebních příkazů s možností výběrů jejich stavů.

 

Zároveň umožňuje měnit stav platebního příkazu funkcí:
PL provedena tj. provedení platby např. načtením vyexportovaného platebního příkazu do vašeho bankovnictví
PL stornována tj. stornování platby, platba již nebude provedena

Záložka Seznam platebních příkazů

Záložka Seznam platebních příkazů zobrazuje seznam platebních příkazů s možností výběrů jejich stavů.

Zároveň umožňuje platební příkazy editovat, mazat a exportovat pro vaše bankovnictví.

	funkce
Opravit	umožňuje opravit vystavený platební příkaz
Smazat	smazání platebního příkazu, k dokladu, který měl být platebním příkazem uhrazen bude možné znovu platební příkaz vystavit
Tisk	obecná funkce Tisk
Výběry	obecná funkce Výběry
Export	umožňuje vyexportovat označené platební příkazy do souboru (tzv. elektronický platební příkaz) pro načtení do vašeho bankovnictví
Označit	označí platební příkaz
Odznačit vše	odznačí označené platební příkazy